Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Учет обнаруженных дел в организации

Основным учетным документом в делопроизводстве является номенклатура дел организации. На ее основе осуществляется индексация документов и дел (на стадии создания или получения), систематизация дел (на стадии обращения или хранения), составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (на стадии хранения и отбора на уничтожение).

После завершения делопроизводственного (календарного) года к номенклатуре дел организации составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в году, на который была составлена номенклатура дел. В итоговой записи в зависимости от срока хранения дел указывается их количество с учетом томов и частей дел.

Справочно Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 9 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 9 к Правилам исключено постановлением от 31.08.2022 № 118.

Таким образом, итоговая запись позволяет зафиксировать, какие дела были заведены или не заведены в организации и их точное количество. На основе отраженных в итоговой записи сведений архив организации видит количество подлежащих передаче в архив дел и планирует свою работу с учетом того, что в архив они поступят в течение последующих 2 лет.

Однако в организации могут быть обнаружены документы, не включенные в номенклатуры дел за предыдущие годы. В таком случае необходимо определить, не относятся ли эти документы к делу, учтенному по номенклатуре дел.

Дело, учтенное в номенклатуре дел

1. Если эти документы составляют часть учтенного дела, необходимо их поместить в соответствующее дело. При этом если это дело временного (до 10 лет) хранения, то документы в него помещаются без каких-либо дополнительных действий или отметок.

2. Если это дело временного (свыше 10 лет) или постоянного хранения, то включить обнаруженные документы сложнее, поскольку соответствующее дело уже может быть передано в архив организации. Необходимо их включить в дела, к которым они относятся.

Нормативные правовые акты не устанавливают конкретный порядок включения документов в прошитое дело. Это возможно сделать путем перепрошивки дела или вложения в соответствующее место в деле, максимально закрепив их у корешка (можно сделать надрезы листов документа в местах прохождения нити).

Включенные листы в дело нумеруются с помощью литерного номера (подп.77.7 п.77 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил исключена постановлением № 118.

Затем изменения в нумерации листов необходимо отразить в листе-заверителе дела.

Дело, не учтенное в номенклатуре дел

Если обнаружены документы, которые не относятся к учтенным делам, следует:

• сформировать из них дела;

• определить срок их хранения, то есть провести экспертизу ценности этих документов.

Срок хранения независимо от даты дела определяется по действующим перечням документов с указанием сроков хранения на момент проведения экспертизы ценности документов.

Если сформированное дело будет иметь временный (до 10 лет) срок хранения, то оно подлежит уничтожению по истечении этого срока.

Пример В 2020 году обнаружено дело с перепиской по административно-хозяйственным вопросам за 2015 год. Проверка соблюдения налогового законодательства была проведена в 2016 году. Соответственно, в 2020 году это дело можно включить в акт о выделении к уничтожению документов и дел (при условии наличия утвержденных годовых разделов сводных описей дел за 2015 год), не подлежащих хранению, поскольку срок хранения такого дела составляет 3 года после проведения проверки (подп.21.2 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного приложением 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень), а не 5 лет согласно Перечню в редакции от 12.12.2014 № 242, действовавшей в 2015 году.

1. Если сформированное дело будет иметь временный (свыше 10 лет) или постоянный срок хранения, то оно подлежит включению в соответствующую опись структурного подразделения или сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел).

Опись дел - основной учетный документ в архиве организации.

Порядок включения дополнительно обнаруженных дел закреплен в п.118 Правил.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел подлежат включению в те годовые разделы сводной описи, к которым они относятся.

2. Если дела обнаружены после составления и утверждения в установленном порядке годового раздела сводной описи, их заголовки вносятся в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с установленной схемой систематизации или в конец годового раздела сводной описи. К годовому разделу сводной описи, в который включены дополнительно обнаруженные дела, составляется новая итоговая запись.

При значительном количестве дел, обнаруженных после составления и утверждения в установленном порядке годового раздела сводной описи, они включаются в отдельную опись с самостоятельной нумерацией заголовков дел. В итоговой записи к годовому разделу сводной описи дается ссылка на номер описи и номера заголовков дел по описи, в которую включены соответствующие дела.

Таким образом, обнаруженные дела, не включенные в номенклатуру дел, не подлежат внесению в нее, а учитываются в зависимости от срока хранения по описи дел или акту о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Примечание. В графах 4 и 5 акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, указывается прочерк, так как данное дело не было учтено в номенклатуре дел организации.

06.04.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела