Материал помещен в архив

Регистрация заявлений заинтересованных лиц об осуществлении административных процедур

Понятие и формы подачи заявления заинтересованного лица

Заявление заинтересованного лица - обращение заинтересованного лица в письменной, устной либо электронной форме в уполномоченный орган за осуществлением административной процедуры (п.4 ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 мая 2024 г. действует перечень административных процедур, заявления заинтересованных лиц по которым подаются в электронной форме через единый портал электронных услуг, согласно приложению к постановлению Совмина от 26.04.2024 № 322.

Порядок регистрации заявления

Все поступающие в организацию заявления заинтересованных лиц, в том числе в устной форме, а также административные жалобы должны быть учтены и зарегистрированы в день их подачи (п.7 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39 (далее - Инструкция)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. Инструкция № 39 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.05.2024 № 31. Следует руководствоваться п.6 новой редакции Инструкции № 39.

Если заявления заинтересованных лиц (жалобы) поступили в нерабочий день (нерабочее время), они должны быть зарегистрированы не позднее первого следующего за ним рабочего дня.

При первичной обработке поступивших письменных заявлений заинтересованных лиц сверяют правильность доставки, затем конверты вскрывают и проверяют целостность вложенных заявлений. Как правило, конверты уничтожаются. Однако, если проставленный на конверте оттиск календарного штемпеля является доказательством даты отправления и получения заявления или адрес заинтересованного лица указан лишь на конверте, его сохраняют вместе с заявлением до принятия административного решения, а затем подшивают в дело.

При централизованной системе делопроизводства заявления заинтересованных лиц, поступившие в структурные подразделения, в день их поступления должны быть переданы для обязательной регистрации уполномоченному должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства по административным процедурам.

При децентрализованной системе делопроизводства заявления заинтересованных лиц регистрируются в день их поступления непосредственно в структурных подразделениях.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты) (части вторая, четвертая п.66 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Регистрация заявлений заинтересованных лиц является юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данной организации.

Регистрационно-контрольная форма

Регистрация устных заявлений заинтересованных лиц и указание сведений об их исполнении могут осуществляться в специальных регистрационно-контрольных формах: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках), журнальной.

Порядок регистрации документов по осуществлению административных процедур в отношении заинтересованных лиц определен п.6 Инструкции.

Регистрационно-контрольные формы ведутся согласно приложению к Инструкции, если иное не предусмотрено законодательством.

Например, постановлением Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь от 25.11.2019 № 23 установлена форма книги регистрации заявлений граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий, то есть регистрационно-контрольные формы регистрации заявлений по осуществлению административной процедуры.

В регистрационно-контрольные карточки могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, контроля, поиска и анализа работы по рассмотрению заявлений заинтересованных лиц (например, содержание заявления и др.). Из регистрационно-контрольной формы могут исключаться реквизиты, сведения для заполнения которых отсутствуют в связи со спецификой осуществляемых административных процедур (например, срок исполнения в случае осуществления административной процедуры в день обращения и др.).

Некоторые реквизиты регистрационно-контрольных карточек могут быть объединены, что позволит сократить количество строк (граф) (например, «Исполнитель» и «Срок исполнения» и др.).

Справочно Рекомендуем для ознакомления «Порядок заполнения реквизитов регистрационно-контрольной формы при осуществлении административных процедур».

Служба «одно окно»

Основная цель службы «одно окно» - обеспечение в одном месте приема заявлений заинтересованных лиц об осуществлении административных процедур и выдачи административных решений по ним в соответствии с перечнем, установленным Советом Министров Республики Беларусь. При наличии возможности службой «одно окно» принимаются заявления (выдаются документы) и по иным административным процедурам (часть вторая п.3, п.4 Положения о порядке создания и деятельности службы «одно окно», утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 24.05.2018 № 202).

Можно выделить три основных направления деятельности службы «одно окно»:

1) выдача справок (выписок) из государственных регистров, реестров, кадастров, списков, каталогов, баз и банков данных, иных информационных ресурсов и систем, доступ к которым организован в службе «одно окно»;

2) консультирование;

3) прием заявлений, а также документов и (или) сведений, представляемых вместе с заявлениями.

С учетом этого при выдаче справок (выписок) из государственных регистров, реестров, кадастров, списков, каталогов, баз и банков данных, иных информационных ресурсов и систем в службе «одно окно» ведутся регистрационно-контрольные формы регистрации. В случае осуществления только приема заявлений и документов могут быть заведены формы их учета, например «Книги (журналы) учета принимаемых заявлений заинтересованных лиц по осуществлению административных процедур, а также документов и (или) сведений, представляемых вместе с ними», «Книги (журналы) учета подачи (отзыва) административных жалоб», «Книги (журналы) учета выдачи административных решений (их копий, выписок из них)» и др., так как такие документы будут регистрироваться в месте осуществления административных процедур.

Отказ в принятии заявления заинтересованного лица

Если рассмотрение заявления заинтересованного лица не относится к компетенции организации, заинтересованному лицу в течение 3 рабочих дней со дня регистрации такого заявления отказывают в принятии заявления с указанием уполномоченного органа либо самостоятельно направляют его в соответствующий уполномоченный орган с одновременным уведомлением об этом заинтересованного лица.

Регистрационный индекс уведомления отражается в предусмотренном реквизите регистрационно-контрольной формы «Отметка о направлении заявления в соответствующий уполномоченный орган и уведомлении об этом заинтересованного лица».

Регистрационный индекс уведомления может быть дополнен буквенным обозначением «Ув», например «4-8/АП-27-Ув».

Регистрационный индекс извещению об административном решении может присваиваться в аналогичном порядке.

07.04.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Эмма Давыдова, эксперт-консультант Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

1. Индексация заявлений заинтересованных лиц об осуществлении административных процедур.

2. Регистрация и индексация административных решений и жалоб при осуществлении административных процедур.

3. Обязано ли предприятие вести журнал административных процедур? Или достаточно регистрировать справки в общем журнале входящей, исходящей корреспонденции?