Инструкция по делопроизводству в организации: что учесть при разработке

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

01.03.2023

Обратите внимание!

С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (ч.1 п.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Обратите внимание!

В организации одновременно могут действовать и стандарт (стандарты) по управлению документами, и инструкция по делопроизводству.

Справочно

Стандарт может устанавливать общие подходы к управлению всей документацией организации (управленческой, научно-технической и т. д.). Нормы стандарта по управлению документами могут быть детализированы и конкретизированы в инструкции по делопроизводству организации, а также в иных ЛПА, определяющих порядок работы с отдельными категориями и разновидностями документов (научно-технической документацией, электронными документами и т. д.).

Стандарт разрабатывается с учетом требований СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утв. постановлением Госстандарта от 01.04.2016 № 27.

Показатель	Содержание	Аналитические материалы по теме
Лица, ответственные за документационное обеспечение управления	Организация документационного обеспечения управления в организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ). При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями (чч.1, 4, 5 п.6 Инструкции № 4). Обратите внимание! Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов (ч.4 п.7 Инструкции № 4)	Должностная инструкция секретарю (с включением обязанностей по приему, хранению, учету и использованию архивных документов, а также рекомендаций НЦЗПД) (пример). Должностная инструкция секретарю учебной части (пример)
Виды инструкций	Виды инструкций по делопроизводству: - типовая - устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях; - примерная - устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках (п.4 Инструкции № 4). Обратите внимание! Инструкции, имеющие типовой или примерный характер, обязательны для применения	Может ли инструкция по кадровому делопроизводству составляться в организации как отдельный документ, либо вопросы ведения кадрового делопроизводства следует отразить в инструкции по делопроизводству организации?
Разработчики	1. Служба документационного обеспечения управления при участии архива организации, юридической службы. В небольших организациях разработка инструкции может быть поручена специалисту, ответственному за ведение делопроизводства в организации. Такой работник должен знать все нормативные правовые акты и методические документы, регламентирующие вопросы создания документов и организации работы с ними. 2. Сторонняя организация, если в самой организации нет возможности самостоятельно разработать инструкцию (высокая загруженность, низкая квалификация работников и др.)	Может ли организация обратиться к сторонней организации для разработки инструкции по делопроизводству? Что следует учесть в такой инструкции?
Структура и содержание инструкции	Структуру инструкции организации, ее содержание (количество и наименования разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) определяют ее разработчики. Обратите внимание! Инструкция по делопроизводству: - должна отражать все основные стадии работы с документами в организации; - не должна противоречить нормам законодательства по организации и ведению делопроизводства	Может ли бюджетное учреждение образования, которое финансируется из средств республиканского бюджета, применять в работе Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4?
Разделы инструкции	Инструкция обычно состоит из трех частей: 1) вводная (общие положения); 2) основная (тематические разделы); 3) приложения. В разделе «Общие положения»: - указываются область распространения инструкции, цели и причины ее издания; - приводятся документы, на основании которых разработана инструкция, а также документы, которые применяются при организации работы с документами наряду с ней; - указываются наименования структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за общее руководство делопроизводством в организации, а также устанавливается ответственность должностных лиц за несоблюдение требований инструкции и др. К основным (тематическим) разделам (главам) инструкции по делопроизводству относятся: - «Подготовка и оформление документов»; - «Организация документооборота»; - «Регистрация документов и построение информационно-справочного аппарата»; - «Контроль исполнения документов»; - «Хранение документов». Основные разделы могут содержать главы. Пример Раздел «Организация документооборота» может включать главы: - «Порядок обработки входящих документов»; - «Порядок обработки исходящих документов»; - «Порядок обработки внутренних документов»; - «Учет объема документооборота». В инструкцию по делопроизводству могут входить и другие разделы (главы), целесообразность включения которых определяется организацией самостоятельно. В отдельные разделы могут выделяться вопросы составления номенклатуры дел организации, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче в архив и др. Обратите внимание! Порядок работы с документами в электронном виде в организации может быть изложен в соответствующих разделах общей инструкции по делопроизводству организации, включен в ее состав отдельным разделом либо закреплен в отдельном документе	Можно ли не согласовывать с юридической службой приказы по личному составу в связи с вступлением 27.10.2022 в силу изменений в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (внесены постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113)? Остается только согласование с отделом кадров?
Приложения к инструкции	Состав приложений определяется исходя из конкретного содержания разделов (глав) инструкции по делопроизводству. В качестве приложений могут приводиться: - образцы бланков документов; - унифицированные формы основных видов документов (приказ, акт, протокол, письмо и др.); - перечень нерегистрируемых документов; - перечень документов, подлежащих утверждению. Образцы документов размещаются в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции по делопроизводству делаются ссылки на приложения для упрощения работы с этим документом
Оформление и утверждение инструкции	Инструкция по делопроизводству оформляется на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги формата А4. Инструкции по делопроизводству организаций: - являющихся источниками комплектования госархивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим госархивом или структурным подразделением по архивам и - не являющихся источниками комплектования госархивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии) (чч.1, 2 п.5 Инструкции № 4). Утверждение инструкции по делопроизводству возможно одним из двух способов: 1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.) (составления протокола) либо 2) посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи (ч.3 п.52 Инструкции № 4). Датой инструкции по делопроизводству является дата ее утверждения (ч.2 п.46 Инструкции № 4)
Внесение изменений в инструкцию	Необходимость переработки или внесения изменений в инструкцию по делопроизводству организации, определяется ее соответствием требованиям Инструкции № 4 и иным НПА (например, Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19). Обратите внимание! С 22.10.2022 в Инструкцию № 4 внесены изменения. Подробно: - Инструкция по делопроизводству: что изменилось с 27 октября 2022 года. Комментарий к постановлению Минюста от 30.08.2022 № 113. - Изменения в Инструкции по делопроизводству с 27 октября 2022 года. Комментарий к постановлению Минюста от 30.08.2022 № 113. Если в действующей инструкции по делопроизводству изменений требуют отдельные ее положения, то они вносятся путем издания соответствующего приказа руководителя организации. В приказе должны быть отражены пункты инструкции и описание вносимых в нее изменения и дополнений. Если действующая инструкция по делопроизводству требует существенной переработки, то целесообразно разработать новую инструкцию по делопроизводству и утвердить ее в установленном порядке. Решение о форме приведения инструкции по делопроизводству в соответствие с законодательством принимает сама организация
Сроки хранения инструкции	Зависят от порядка ее утверждения и того, является ли организация источником комплектования госархива	Как долго хранится инструкция по делопроизводству?

Дополнительно по теме

• Всё по одной теме. Организация работы с документами.