Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

18.10.2023

ВОПРОС

Организация ликвидирована в 2022 году. Необходимые документы сданы в городской архив.

Есть ли сроки хранения остальной документации организации или она подлежит уничтожению?

ОТВЕТ

Все документы имеют сроки хранения. После сдачи необходимых документов в городской архив остальные надо хранить в течение установленных сроков, а затем уничтожить.

Сроки хранения документов определяются в порядке, предусмотренном подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. Основным НПА, в котором закреплены сроки хранения, является Перечень № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов, прекращении деятельности ИП их документы передают в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников)) (ч.2 п.358 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

В соответствии с этой нормой городской архив должен принять все документы от ликвидируемой организации (по личному составу, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения). Если городской архив принял только документы по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения, оставшиеся документы временного (до 10 лет) хранения необходимо хранить в течение установленных сроков.

При определении сроков хранения документов по Перечню № 140 надо учитывать дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранению в течение определенного срока, которые отражены в графе 6 «Пояснение».

Документы, имеющие срок хранения с пояснением «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», имеют вторую часть пояснения: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет».

Таким образом, документы, дополнительным условием выделения к уничтожению которых является проведение налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, должны храниться в течение 10 лет.

После истечения сроков хранения документы и дела уничтожают на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 17 к Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Архив организации. • Алгоритм передачи документов на хранение при ликвидации организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.