Передаем дела в архив организации: что надо знать

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

21.02.2025

В I квартале после окончания делопроизводственного года организации завершают формирование дел для передачи их в архив. Мы рассмотрели, какие важные моменты надо учесть, чтобы правильно передать дела в архив.

Разделы материала:

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут штраф до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).

В какой архив передавать документы организации

Архивы в Республике Беларусь создаются в виде государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, архивов государственных органов, иных организаций (ч.1 ст.4, ч.1 ст.12 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

Справочно Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (абз.2 ч.1 ст.2 Закона № 323-З).

Порядок создания архива организации, требования к помещению, оборудованию архива см. здесь.

Государственные архивы осуществляют прием и постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (ч.4 ст.12 Закона № 323-З).

Справочно Источники комплектования государственных архивов - государственные органы, иные организации, а также граждане, в процессе деятельности или на протяжении жизни которых образуются документы Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - Национальный архивный фонд), подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы (абз.16 ч.1 ст.2 Закона № 323-З).

Деятельность по определению организаций - источников комплектования государственных архивов имеет свою этапность.

Обязанность передавать документы в государственные архивы закреплена только за государственными органами и иными организациями, в деятельности которых образуются документы государственной части Национального архивного фонда.

Негосударственные организации могут включать свои документы в состав государственной части Национального архивного фонда путем заключения договора с государственным архивом о передаче таких документов в собственность государства.

Дополнительно по теме • Порядок включения организаций в списки источников комплектования государственных архивов. • Из национального архива позвонили в частную организацию и сказали, что эта организация должна сдавать в их архив документацию, а также представить им паспорт архива организации. Если учесть, сколько требований к внешнему виду сдаваемой документации (определенное количество листов должно быть подшито и т. д.), то, чтобы это делать, необходимо нанять отдельного человека. Насколько обоснованно это требование?

Иные организации также могут оказывать услуги по хранению документов.

Права владения, пользования и (или) распоряжения передаваемыми на основании договора хранения документами сохраняются за организациями, в процессе деятельности которых эти документы образовались (ч.7 ст.13 Закона № 323-З).

Документы на хранение сторонней организации передаются в рамках гражданского законодательства по договору хранения.

Дополнительно по теме • Компания действующая, не ликвидированная. Где можно размещать свои архивы? Есть ли какие специализированные архивы, куда можно обратиться?

Какие документы передавать в архив, а какие - нет

В архив организации необходимо передавать дела:

✓ постоянного хранения;

✓ временного (свыше 10 лет) хранения;

✓ по личному составу (ч.1 п.184 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Передача и прием электронных документов, документов в электронном виде в архив организации определены гл.4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.

Обратите внимание! Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению (п.185 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Сроки хранения документов: перечень аналитических материалов по теме.

Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив организации осуществляется по согласованию с архивом организации по описям дел структурных подразделений или по номенклатуре дел организации.

В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, по решению руководителя организации можно включать документы в электронном виде временного (до 10 лет) хранения (п.9 Правил № 20).

Однако при определении сроков хранения документов следует учитывать Примечания к Перечню № 140.

Например, срок хранения книги замечаний и предложений - 5 лет после окончания ведения и передачи в архив организации (п.89 Перечня № 140).

В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве организации или у ИП (п.16 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утв. постановлением Совмина от 16.03.2005 № 285).

Следовательно, для организаций ведение книги замечаний и предложений было прекращено, указанные книги замечаний и предложений подлежали передаче в архив и должны храниться в течение установленных сроков хранения.

Дополнительно по теме • Что делать с книгой замечаний и предложений организации, если книга уже не ведется? Сколько книгу следует хранить и где?

Обратите внимание! С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования (ч.1 п.195 Инструкции № 4).

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Таким образом, документы временного (до 10 лет) хранения:

1) хранятся в структурных подразделениях по месту формирования до их уничтожения после истечения сроков временного хранения;

2) могут быть переданы в архив организации по решению руководителя.

Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи документов дела и заверительные надписи не составляются (п.171 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • У кого хранятся оригиналы договоров с пометкой ДСП: у директора или исполнителя?

Как подготовить дела к передаче в архив

Грамотно составленная инструкция по подготовке дел к передаче в архив организации либо отражение такой передачи в своей инструкции по делопроизводству значительно упростит эту работу.

Формы документов • Памятка «Порядок подготовки дел к передаче в архив организации работниками структурных подразделений» (пример). • Приказ об утверждении инструкции по подготовке дел к передаче в архив (пример).

1. При подготовке дел к передаче на хранение в архив организации проводят экспертизу ценности документов (абз.2 п.51 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Порядок проведения экспертизы ценности документов определен гл.9 Правил № 143.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производят работники структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы (п.60 Правил № 143).

Перечень документов, необходимых для передачи в архив, определяют в результате экспертизы ценности документов.

Обратите внимание! Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел (ч.1 п.61 Правил № 143).

Экспертизу ценности документов проводят на основе:

✓ Перечня № 140;

✓ иных НПА;

✓ перечней документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных госорганизаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения - ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения и т. п.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, иных НПА, определяют ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с государственными архивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или ЦЭК вышестоящих организаций (ч.2 подп.149.4 п.149 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Экспертиза ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов. • На основе чего ЭК определяет срок хранения дел, если он не указан в Перечне № 140?

2. Дела должны быть правильно сформированы и полностью оформлены для передачи их в архив.

Правила формирования дел установлены гл.12 Инструкции № 4.

Документы формируются в дела работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, или лицами, ответственными за формирование соответствующих дел. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют работник, выполняющий функции службы ДОУ в организации, или работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации.

Обеспечение правильного формирования дел в делопроизводстве осуществляют служба ДОУ (лицо, ответственное за архив) и архив организации. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив организации и в госархив, если организация является источником комплектования госархива (п.152 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Переписка по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: формирование дел и отражение в номенклатуре дел. • Прекращение ведения личных дел работников в негосударственной организации и подготовка их к передаче в архив организации: формы документов. • Дела с декларациями о доходах и имуществе, прилагаемыми к ним документами и заключениями о результатах проверки полноты и достоверности сведений о доходах и имуществе, указанных в декларации о доходах и имуществе. • Административные процедуры: формирование и хранение дел с документами по их осуществлению. • Оформление обложек дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при передаче дел в архив организации. • Оформление обложек личных дел при заведении дел и передаче в архив организации. • Подготовка и передача личных дел учащихся в архив учебного заведения. • Как правильно подшивать дела формата А3, А1? • В какой последовательности подшивается в дело исполненное обращение гражданина (физлица) и документы по его рассмотрению в случае, если обращение поступило с сопроводительным письмом (например, от начальника тюрьмы)? • Должностные инструкции находятся в деле, начатом в 2018 году и оконченном в 2024 году (отменены в 2024 году). Как их правильно передать в архив? Надо ли расформировывать данное дело по годам за 2018-2024 гг., 2019-2024 гг. и так далее, или можно сдать одним делом? • Можно ли в личное дело включать должностные инструкции, или где они должны храниться? Можно ли сделать, чтобы у прежних работников они были в личных делах, а у новых - отдельно хранились? • Необходимо составить внутреннюю опись документов для передачи в архив документов по личному составу 2022 года, у которых срок хранения 55 лет. Однако номенклатура дел на 2022 год не составлялась. Какой ставить номер дела на внутренней описи? • Если нужно «пересоставить» внутреннюю опись личного дела, как это делается? Верно ли, что предыдущая внутренняя опись зачеркивается наклонной чертой? Есть еще какие-то варианты? • Можно ли подшивать в одно дело приказы по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь и документы к ним (докладные, задания на служебные командировки), так как у них одинаковый срок хранения по Перечню № 140?

Формы документов • Обложка дела в кадрах: каталог форм. • Опись дел в делопроизводстве: каталог форм. • Лист-заверитель дела: каталог форм.

Когда передавать документы на хранение в архив

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (ч.2 п.184 Инструкции № 4).

Так, документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за 2023 год в течение 2025 года передаются в архив организации.

Справочно Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации составляется по форме согласно приложению 9 к Инструкции № 4.

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.175 Инструкции № 4).

Порядок составления такой описи определен в гл.15 Инструкции № 4.

Опись дел структурного подразделения утверждается руководителем структурного подразделения (п.180 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Архив организации. • Сводная опись дел по личному составу: 3 ответа на вопросы. • Как проставлять номера законченных описей дел по личному составу: в рамках года или сквозную? Что означает нумерация: «№ 2-лс (продолжение) (дополнение)»?

Формы документов • Опись дел в делопроизводстве: каталог форм.

Утрата документов (дел), ошибки до их передачи в архив

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Об утрате документов работники сообщают руководителю структурного подразделения и в службу ДОУ (лицу, ответственному за ДОУ) (ч.4 п.8 Инструкции № 4).

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурное подразделение принимает меры по их розыску (в бесструктурных организациях - работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации). Обнаруженные дела включаются в опись дел структурного подразделения. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляют справку с изложением причин их отсутствия. Справку подписывает руководитель структурного подразделения (в бесструктурных организациях - работник, ответственный за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (ч.2 п.176 Инструкции № 4).

Формы документов • Справка об утрате личного дела.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • В момент сдачи личного дела в архив обнаружено, что отсутствуют документы по приему на работу (заявление, приказ), а также документы по изменению фамилии работника (заявление, приказ). В архиве организации эти документы также отсутствуют. Как сдать личное дело в архив?

Лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством.

Справочно Правовое регулирование отношений в сфере дисциплинарной ответственности определяет гл.14 ТК.

Как и кто передает дела в архив

Передают дела в архив организации по описям дел структурных подразделений (ч.3 п.184 Инструкции № 4).

Дела доставляются в архив организации работниками структурных подразделений (ч.4 п.186 Инструкции № 4).

Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи дел структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел структурного подразделения по личному составу добавляется без пробела буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в» (п.178 Инструкции № 4).

При наличии структурных подразделений дела передаются в архив организации по графику приема дел в архив организации.

При передаче дел в архиве организации проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений (чч.1-2 п.186 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Как оформляется график передачи дел в архив? В какой форме необходимо указать сроки передачи дел на архивное хранение?

Формы документов • График приема дел в архив организации (пример).

Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения.

Во всех экземплярах описи дел структурного подразделения в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляют отметки о наличии или отсутствии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают:

✓ количество фактически принятых в архив дел;

✓ дату приема-передачи дел;

✓ наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела (ч.3 п.186 Инструкции № 4).

После изучения материала пройдите тест.

Порядок передачи документов в электронном виде в архив организации установлен в гл.4 Правил № 20. Тест для проверки знаний здесь.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.