Алгоритм составления графика трудовых отпусков

Талина Лукьяненко
DipIAS ICFM, аудитор, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

25.11.2025

До 5 января 2026 г. необходимо утвердить график трудовых отпусков, как того требует ТК (ч.2 ст.168). Чтобы вы легко справились с этой задачей, мы подготовили четкий пошаговый план действий.

Используйте калькулятор «График отпусков». Он сформирует график для организаций любой формы собственности - для подразделений и сводный по всей организации. После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

Шаг 1. Издайте приказ о подготовке графика трудовых отпусков

График отпусков относится к ЛПА (п.5 ч.1 ст.194 ТК), которые определяют очередность предоставления отпусков коллективу работников (ч.1 ст.168 ТК). Если в организации не регламентированы процесс и сроки подготовки графика положением о графике трудовых отпусков, издайте приказ о составлении графика трудовых отпусков на 2026 год.

Формы документов • Положение о порядке ведения графика трудовых отпусков (пример).

Шаг 2. Проведите анализ стажа работы, учтите пожелания работников

1. Определите стаж работы, дающий право на трудовой отпуск (рабочий год). Стаж определяется в соответствии с ч.1 ст.164 ТК. Важен стаж работы только у данного нанимателя.

2. Определите продолжительность отпусков и момент завершения очередного рабочего года. На продолжительность отпуска влияет наличие:

- полагающихся работнику дней дополнительного отпуска (ст.157-160 ТК);

- неиспользованных дней отпуска за предыдущий год или взятых авансом в счет предстоящего отпуска дней.

Если работник не был в отпуске в текущем году, для него следует запланировать два отпуска. В исключительных случаях отпуск может быть перенесен на следующий год (с согласия работника) (ч.2 ст.170 ТК).

При наличии периодов, не включаемых в трудовой стаж, текущий рабочий год продлевают на соответствующее количество дней. Так, если работник брал длительный отпуск за свой счет (более 14 календарных дней в течение рабочего года), окончание рабочего года сдвинется на количество календарных дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14.

3. Выясните планы работников. В этом могут помочь руководители подразделений, им надо:

- собрать от своих подчиненных заявления о предполагаемом периоде отпуска;

- представить в отдел кадров ведомость планирования трудовых отпусков, содержащую сведения о датах начала отпуска, для составления сводного графика, опросный лист.

Пожелания работников относительно времени отпуска лучше оформить письменно. Если впоследствии кто-то из работников будет недоволен временем отпуска, закрепленным в графике, с помощью заявления можно подтвердить, что его пожелания были учтены.

Шаг 3. Составьте график трудовых отпусков

При установлении очередности отпусков наниматель должен учесть несколько моментов.

1. Права работников, имеющих льготы на отпуск в определенное время или в удобное для них время (ч.4 ст.168 ТК).

2. Правила предоставления трудовых отпусков за первый рабочий год (ст.166 ТК).

3. Мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуска или их части в предшествующем году (ч.4 ст.170 ТК).

4. Особенности производственного процесса: наличие вредных и (или) опасных условий труда (право на дополнительный отпуск), возможность взаимозаменяемости работников в подразделениях, планы развития (сворачивания) производства, наличие или отсутствие денежных средств для выплаты отпускных.

Чтобы при составлении графика не тратить время на выявление льготников, можно заранее (при приеме на работу) вести их список или делать соответствующие отметки в личных карточках (если они ведутся у нанимателя).

Обратите внимание! Если у таких работников в течение года появится желание изменить дату начала отпуска, наниматель обязан пойти им навстречу.

После получения всех необходимых сведений составьте график трудовых отпусков. Но перед этим еще раз проверьте:

✓ списочный состав: все ли работники организации включены в график предстоящих отпусков;

✓ отражены ли в документе все виды отпусков, на которые имеют право работники организации. Речь идет как об основных, так и дополнительных отпусках;

✓ учтены ли неиспользованные «остатки» отпусков за предыдущие годы;

✓ учтены ли права «привилегированных» работников (ст.168 ТК);

✓ учтены ли особенности предоставления отпусков работникам, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных процедур. Речь идет прежде всего о материально ответственных лицах;

✓ учтена ли взаимозаменяемость и соблюдена ли определенная последовательность ухода работников в отпуск.

Обратите внимание! Запрещено лишать ежегодного трудового отпуска: 1) работников моложе 18 лет; 2) работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы (ч.5 ст.170 ТК).

Дополнительно по теме • Составляем график отпусков на 2025 год: практические рекомендации.

Шаг 4. Согласуйте и утвердите график трудовых отпусков

Готовый график трудовых отпусков подписывает руководитель кадровой службы (иное уполномоченное лицо).

Если есть профсоюз, график должен быть согласован с ним. Факт такого согласования оформляют грифом согласования, который проставляют на графике ниже подписи лица, его составившего. Если коллективный договор в организации не заключен или заключен, но не содержит положений о согласовании графика трудовых отпусков с профсоюзом, то наниматель не обязан получать такое согласование. Согласование с профсоюзом означает доведение графика трудовых отпусков до сведения профсоюза и получение тем самым письменного согласия на применение графика отпусков.

После составления и согласования график трудовых отпусков представляют на утверждение руководителю организации. Руководитель в свою очередь утверждает график трудовых отпусков каждого структурного подразделения, если они имеются. Гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности руководителя, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату утверждения.

Дополнительно по теме • Оформление графика трудовых отпусков.

Шаг 5. Ознакомьте работников с графиком трудовых отпусков

После утверждения графика трудовых отпусков наниматель должен довести его до сведения всех работников (ч.2 ст.168 ТК). В законодательстве нет нормы, прямо предусматривающей необходимость ознакомления работников с утвержденным графиком отпусков под подпись. На практике обычно используют один из двух вариантов ознакомления:

1) размещение графика в общедоступном для работников месте (на информационной доске и т. д.). Хотя в этом случае нет гарантий, что все сотрудники с ним ознакомятся;

2) ознакомление с графиком каждого работника под подпись. Этот вариант наиболее целесообразен. Такое ознакомление может быть зафиксировано в графике трудовых отпусков.

Справочно Срок хранения графика трудовых отпусков составляет 1 год (п.702 Перечня № 140).

Дополнительно по теме • График трудовых отпусков: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо». • График трудовых отпусков на 2026 год: нормы, риски, шпаргалка для кадровика.