Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Наниматель и работник могут договориться об использовании личного автомобиля в служебных целях:

1) разово (по единичному случаю);

2) на определенный период;

3) на неопределенный срок.

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить при использовании личного автомобиля в служебных целях.

Шаг 1. Подача работником заявления о выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Заявление также может подаваться для оформления разового использования личного автомобиля в служебных целях. Данный шаг является не обязательным.

Заявление о выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях (пример)

В связи с тем, что я, исполняя свои должностные обязанности (поездки к покупателям продукции по г. Минску), по личной инициативе постоянно использую принадлежащий мне автомобиль марки Опель Астра, 2009 года выпуска, кузов W0L0RKRН89X2879846, гос. номер 2228 ВЕ-5, прошу выплачивать компенсацию за износ (амортизацию) транспортного средства.

Инициатива об использовании работником личного автомобиля в служебных целях для нужд организации может исходить и от нанимателя.

Шаг 2. Заключение письменного соглашения между нанимателем и работником об использовании личного автомобиля работника для нужд нанимателя, о размере и порядке выплаты компенсации за износ (амортизацию) транспортного средства

Соглашение об использовании личного автомобиля работника для нужд нанимателя может быть оформлено двумя способами.

Способ 1. Включение данного условия в трудовой договор работника.

При приеме на работу (переводе) возможно включение данной договоренности в один из пунктов трудового договора (контракта) работника при его заключении, например:

«15. Работник в процессе своей трудовой деятельности использует личный автомобиль для нужд Нанимателя. Наниматель предоставляет Работнику компенсацию за износ (амортизацию) личного имущества - легкового автомобиля марки Опель Астра, 2009 года выпуска, кузов W0L0RKRН89X2879846, гос. номер 2228 ВЕ-5, из расчета 7 руб. 50 коп. за 1 рабочий день использования личного автомобиля в служебных целях.

Компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства не выплачивается за период нахождения Работника в трудовых, социальных отпусках, временной нетрудоспособности, временного перевода на другую работу и иные периоды, не связанные с использованием личного автомобиля Работника в служебных целях.

Выплата компенсации осуществляется ежемесячно, одновременно с выплатой заработной платы за отчетный период, на основании акта об использовании личного автомобиля для нужд Нанимателя».

Также можно оформить дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (контракту) работника.

Дополнительное соглашение об использовании личного автомобиля работника в служебных целях к контракту (пример)

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ
к контракту от 28.12.2017 № 67

Закрытое акционерное общество «Темный лес», именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора Волкова Сергея Сергеевича, действующего на основании Устава, и Лис Василий Иванович, именуемый в дальнейшем Работник, заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. Дополнить контракт подп.15.1 «Работник в процессе своей трудовой деятельности использует личный автомобиль в служебных целях. Наниматель предоставляет Работнику компенсацию за износ (амортизацию) личного имущества - легкового автомобиля марки Опель Астра, 2009 года выпуска, кузов W0L0RKRН89X2879846, гос. номер 2228 ВЕ-5, из расчета 7 руб. 50 коп. за 1 рабочий день использования личного автомобиля в служебных целях.

Компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства не выплачивается за период нахождения Работника в трудовых, социальных отпусках, временной нетрудоспособности, временного перевода на другую работу и иные периоды, не связанные с использованием личного автомобиля Работника для нужд нанимателя.

Выплата компенсации осуществляется ежемесячно, одновременно с выплатой заработной платы за отчетный период, на основании акта об использовании личного автомобиля в служебных целях».

2. Дополнительное соглашение вступает в силу с 2 апреля 2018 г.

3. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью контракта от 28.12.2017 № 67. Все остальные положения контракта являются неизменными и действительными.

4. Дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Способ 2. Заключение договора об использовании автомобиля работника в служебных целях.

Договор об использовании личного автомобиля работника в служебных целях (пример)

ДОГОВОР № 39/2018
об использовании личного автомобиля в служебных целях

Закрытое акционерное общество «Темный лес», именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора Волкова Сергея Сергеевича, действующего на основании Устава, и Лис Василий Иванович, именуемый в дальнейшем Работник, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Работник предоставляет Нанимателю принадлежащий Работнику на праве собственности автомобиль марки Опель Астра, 2009 года выпуска, кузов W0L0RKRН89X2879846, гос. номер 2228 ВЕ-5.

2. Стоимость автомобиля на день заключения договора по соглашению сторон устанавливается в размере 10 500 (десять тысяч пятьсот) руб. Автомобиль находится в технически исправном состоянии и пригоден для использования в соответствии с настоящим договором.

3. Автомобиль используется Работником для нужд Нанимателя в целях решения вопросов, связанных с трудовой деятельностью Работника.

4. Наниматель производит выплату Работнику компенсации за износ (амортизацию) автотранспортного средства из расчета 7 руб. 50 коп. за 1 рабочий день использования автомобиля в служебных целях.

5. Компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства не выплачивается за период нахождения Работника в трудовых, социальных отпусках, за периоды временной нетрудоспособности, временного перевода на другую работу и иные периоды, не связанные с использованием личного автомобиля Работника для нужд Нанимателя.

6. Горюче-смазочные материалы для эксплуатации личного автомобиля приобретаются за счет Работника.

Вариант. Горюче-смазочные материалы для эксплуатации личного автомобиля приобретаются за счет Нанимателя (с указанием лимита на 1 рабочий день (месяц) по видам используемых горюче-смазочных материалов).

7. Капитальный и текущий ремонт автомобиля производится за счет Работника.

8. Риск случайного повреждения автомобиля лежит на собственнике автомобиля.

9. Срок использования автомобиля в служебных целях - с 2 апреля 2018 г. по 31 декабря 2019 г.

Вариант. Срок использования автомобиля в служебных целях - на период трудовых отношений.

10. Досрочное расторжение договора может быть произведено по соглашению сторон в случае:

10.1. перехода права собственности на автомобиль третьему лицу;

10.2. лишения Работника права управления транспортными средствами;

10.3. неисполнения либо ненадлежащего исполнения обязательств по договору одной из сторон;

10.4. изменения трудовых обязанностей Работника, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях.

11. Работник обязуется сообщить Нанимателю в трехдневный срок о наступлении событий, указанных в подп.10.1, 10.2 п.10 настоящего договора.

12. Все споры между сторонами разрешаются в судебном порядке.

13. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

14. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует до 31 декабря 2019 г.

Шаг 3. Издание приказа

Приказ об использовании личного автомобиля работника в служебных целях (пример)

Закрытое акционерное
общество «Темный лес»
(ЗАО «Темный лес»)

ПРИКАЗ

02.04.2018 № 49

г. Минск

Об использовании личного
автомобиля в служебных целях
и выплате компенсации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ЛИСУ Василию Ивановичу, начальнику отдела сбыта, за износ (амортизацию) автомобиля марки Опель Астра, гос. номер 2228 ВЕ-5, принадлежащего ему на праве собственности и используемого для нужд нанимателя, с 02.04.2018 выплачивать компенсацию в размере 7 руб. 50 коп. за 1 рабочий день использования личного автомобиля в служебных целях.

2. Бухгалтерии ежемесячно производить выплату компенсации одновременно с выплатой заработной платы за отчетный период.

Выплата компенсации за износ (амортизацию) автотранспортного средства осуществляется только за дни использования работником личного автомобиля в служебных целях.

3. Козел М.С., начальника отдела кадров, назначить ответственной:

- за учет рабочих дней, в которых Лис В.И. использовал личный автомобиль для нужд нанимателя;

- своевременное составление актов о выплате компенсации за использование личного автомобиля работника для нужд нанимателя (не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом).

Шаг 4. Оформление актов о выплате компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях (при необходимости)

Необходимость составления актов отсутствует, если компенсация выплачивается ежемесячно за рабочие дни, отработанные работником, без учета дней, когда работник использовал личный автомобиль для служебных целей.

Закрытое акционерное
общество «Темный лес»
(ЗАО «Темный лес»)

АКТ

04.05.2018 № 1

г. Минск

О выплате компенсации
за использование личного
автомобиля работника для нужд
нанимателя

Закрытое акционерное общество «Темный лес», именуемое в дальнейшем Наниматель, в лице директора Волка Сергея Сергеевича, действующего на основании Устава, и Лис Василий Иванович, именуемый в дальнейшем Работник, подписали настоящий акт о нижеследующем.

1. В соответствии с договором от 02.04.2018 № 39/2018 Работнику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) автомобиля марки Опель Астра, гос. номер 2228 ВЕ-5, принадлежащего ему на праве собственности и используемого для нужд Нанимателя.

2. В апреле 2018 г. автомобиль Работником использовался для нужд Нанимателя 15 рабочих дней. В соответствии с п.4 вышеуказанного договора сумма компенсации за апрель 2018 г. составляет 112 (сто двенадцать) руб. 50 коп. (7 руб. 50 коп × 15 раб. дней = 112 руб. 50 коп.).

3. День выплаты компенсации за износ личного автомобиля за апрель - 14.05.2018.

12.03.2018

Ольга Гасюкевич, юрист

По этой теме также см.:

Использование личного автомобиля работника в служебных целях.