Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ ЗА ГРАНИЦУ

Шаг 1. Принятие решения о направлении работника в командировку за границу

Решение о командировании работника принимает наниматель или должностное лицо организации, которому это право делегировано, путем подписания распорядительного документа (приказа, распоряжения). Направление в служебную командировку должно быть обосновано производственной необходимостью. В случае если командировка плановая, основанием для командирования служит годовой или квартальный план. В свою очередь, внеплановая командировка может быть в целях проведения деловых переговоров, участия в обучающем семинаре либо ином образовательном мероприятии и др. Командирование работника в таких случаях осуществляется на основании докладной записки работника либо его непосредственного руководителя, приглашения сторонней организации и т. п.

Обратите внимание! Порядок направления в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов и иных государственных организаций изложен в п.3 Положения о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 13.06.2005 № 274 (далее - Положение № 274).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 февраля 2022 г. п.3 Положения № 274 изложен в новой редакции Указом от 28.10.2021 № 420.

Направление в служебные командировки за границу для участия в мероприятиях, организуемых (проводимых) и (или) финансируемых при участии общественных организаций иностранного государства и (или) международных неправительственных организаций, с которыми не сотрудничает Республика Беларусь, осуществляется по согласованию с Комитетом государственной безопасности Республики Беларусь, если иное не определено Президентом Республики Беларусь (п.8 Положения № 274).

Шаг 2. Установление работнику, направляемому в служебную командировку, задания

При направлении работников в служебную командировку за границу наниматель независимо от организационно-правовой формы и формы собственности должен установить задание на служебную командировку (п.4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее - постановление № 176). Комментарий см. здесь.

Указанное задание должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) - предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.

При оформлении задания на служебную командировку (кроме направления в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов и иных государственных организаций) нанимателю надлежит руководствоваться требованиями СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69), Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

При направлении в служебные командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов и иных государственных организаций задание на служебную командировку за границу утверждается должностным лицом (органом), принимающим решение о направлении в данную служебную командировку (п.8 Положения № 274).

Шаг 3. Издание приказа о направлении работника в командировку

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя (часть первая ст.93 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).

Приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам (п.2 Инструкции № 115).

Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу.

Срок хранения приказов о направлении в длительные служебные командировки (более месяца) за границу составляет 75 лет, до одного месяца - 3 года (ст.21.3 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.3 п.21 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! С учетом положений подп.142.4 п.142 Инструкции № 4 при оформлении приказа о длительном командировании за границу (более месяца) к его порядковому номеру следует дополнительно добавлять литеру «к».

Шаг 4. Выдача командированному работнику командировочного удостоверения

С учетом изменений и дополнений, внесенных в ст.93 ТК Законом Республики Беларусь от 08.01.2014 № 131-З «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Беларусь», с 25 июля 2014 г. наниматель вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости выдачи работникам командировочного удостоверения, если иное не установлено законодательными актами.

Ввиду особенностей законодательства иностранных государств обязательная выдача командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку за границу нормами Инструкции № 115 не предусмотрена.

Как правило, при направлении в служебную командировку за границу командировочное удостоверение оформляется лишь в случае, если работник командируется в страны СНГ, с которыми у Республики Беларусь заключены межправительственные соглашения.

Форма командировочного удостоверения, используемого при направлении работника в служебную командировку за границу, законодательством не установлена. В данной ситуации допускается использовать форму командировочного удостоверения, применяемую при направлении работников в пределах Республики Беларусь, с учетом необходимых уточнений.

В командировочном удостоверении в обязательном порядке указываются:

• фамилия, имя и отчество работника;

• его должность, место работы;

• место и цель командировки;

• продолжительность командировки в календарных днях;

• основание его оформления (распорядительный документ о направлении в командировку с указанием даты и номера его оформления);

• отметки о дне прибытия и дне выбытия.

После подписания командировочного удостоверения руководителем организации либо уполномоченным лицом оно выдается работнику, направляемому в служебную командировку. При командировании нескольких работников командировочное удостоверение на каждого из них оформляется отдельно.

Шаг 5. Регистрация работника, выбывающего в служебную командировку за границу, в специальном журнале

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки за границу, законодательством не установлена. Для оформления такого журнала наниматель может использовать форму, аналогичную форме журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки в пределах Республики Беларусь (приложение 3 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. необходимость ведения журнала учета работников, выбывающих в командировки, исключена постановлением № 176. Таким образом, решение о необходимости ведения журнала учета работников, выбывающих в служебную командировку, наниматель принимает самостоятельно. Пособие см. здесь.

В случае если нанимателем принято решение о направлении работников организации в служебные командировки за границу без оформления командировочного удостоверения, название графы «Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения» можно изменить на «Расписка командированного работника в получении задания на служебную командировку».

Шаг 6. Выдача командированному работнику аванса

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы (п.8 Инструкции № 115):

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• по проживанию вне места жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

Справочно Полный перечень расходов, возмещаемых работнику, командированному за границу, а также условия и порядок такого возмещения определены главами 2-8 Инструкции № 115.

С учетом положений п.9 Инструкции № 115 сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение указанных расходов, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115.

Справочно Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 г. № 7.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 октября 2019 г.  постановление № 7 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 27.09.2019 № 52 утратило силу. В связи с чем следует руководствоваться постановлением № 176. Комментарии см. здесь.

Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет (п.10 Инструкции № 115).

Шаг 7. Учет дней служебной командировки в табеле использования рабочего времени

Время служебных командировок учитывается в составе отработанного времени отдельно (часть пятая ст.133 ТК).

Дни, проведенные работником в командировке, проставляются в табеле использования рабочего времени по графику его основного места работы.

Действующее законодательство не содержит перечня условных обозначений видов затрат рабочего времени, которые следует использовать в табелях использования рабочего времени. Таким образом, наниматели вправе самостоятельно установить форму, порядок ведения табеля, а также условные обозначения, используемые при его заполнении.

Справочно Для разработки перечня условных обозначений видов затрат рабочего времени, которые следует использовать в табелях использования рабочего времени, можно рекомендовать нормы ранее действовавшей Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (утратила силу с 1 января 2009 г.).

Для учета рабочего времени в командировке, как правило, используется код в виде буквы «К» без указания количества отработанных работником часов. Выходные дни по графику места работы в табеле обозначают кодом «В». В случае временной нетрудоспособности командированного работника все календарные дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности (в том числе выходные для работника по основному месту работы), отмечаются в табеле буквенным кодом «Б».

Шаг 8. Представление работником отчета об израсходованных суммах иностранной валюты и отчета по выполнению задания на командировку

В соответствии с п.28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее - Инструкция № 185), работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 ТК.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. действует Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.

К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы:

• проездной документ (билет), в том числе билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета - маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;

• чеки кассового суммирующего аппарата или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

• карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

• договор страхования, в том числе страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;

• другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством.

С учетом положений п.30 Инструкции № 185 отчет об израсходованных суммах иностранной валюты должен быть представлен в бухгалтерскую службу работником лично, в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления) либо с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения. Документы, подтверждающие расходы, произведенные в служебной командировке за границу, представляются в бухгалтерскую службу лично либо досылаются в виде регистрируемого почтового отправления.

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций.

Форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления определяются нанимателем самостоятельно (п.5 Инструкции № 115).

Указанный отчет должен максимально отражать степень выполнения порученного задания, а при невыполнении отдельных пунктов - содержать указание на причины такого невыполнения. К отчету о результатах служебной командировки за границу могут быть приобщены подтверждающие ее результаты документы.

14.10.2016

Светлана Семенихина, юрист

По этой теме также см.:

1. Направление работника в служебную командировку за границу.

2. Направление работника в служебную командировку за границу: формы документов.