Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Алгоритм организации делопроизводства в структурном подразделении

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

24.02.2025

Делопроизводство структурного подразделения является частью делопроизводства организации и тесно с ним взаимосвязано. С учетом объема документооборота обособленного структурного подразделения допускается ведение в нем самостоятельного делопроизводства. В материале рассмотрено, как организовать делопроизводство в структурном подразделении.

Алгоритм организации делопроизводства в структурном подразделении

Шаг 1. Назначьте лицо, ответственное за документационное обеспечение управления в структурном подразделении

Распорядительным документом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Руководители структурных подразделений обеспечивают организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, сохранность документов в структурных подразделениях.

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Об утрате документов работники сообщают руководителю структурного подразделения и в службу ДОУ (лицу, ответственному за ДОУ).

При переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п.8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Шаг 2. Установите ЛПА о порядке документирования и организации работы с документами в структурном подразделении (при необходимости)

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных ЛПА организации (п.15 Инструкции № 4).

В ЛПА может быть закреплен порядок использования электронной почты структурного подразделения.

Если документ издается (составляется) от имени структурного подразделения, то на документе указывается реквизит «Наименование структурного подразделения» (ч.1 п.38 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме • Оформление реквизита «Наименование структурного подразделения». • Организация разрабатывает положение о структурном подразделении в соответствии с приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41 «Об утверждении унифицированной системы организационно-распорядительной документации». Данное положение содержит определенные главы. Можно ли положение дополнить такими главами, как «Специализация подразделения», «Ответственность работников», или убрать какие-то главы, предусмотренные этим приказом?

Шаг 3. Составьте номенклатуру дел структурного подразделения, получите выписку из номенклатуры дел организации

Номенклатура дел структурного подразделения устанавливает состав дел и индексы дел, заводимых в структурном подразделении организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и служит основой для составления номенклатуры дел организации (ч.5 п.132 Инструкции № 4).

Справочно Номенклатура дел структурного подразделения организации - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурном подразделении (общественной организации) организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, предназначенный для составления номенклатуры дел организации (абз.13 ч.1 п.3 Инструкции № 4). Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации - приложение 4 к Инструкции № 4.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется на дела каждого структурного подразделения организации (п.136 Инструкции № 4).

Она согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.

После утверждения номенклатуры дел организации из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки из номенклатуры дел организации передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

Допускается вместо выписок из номенклатуры дел организации использовать электронное отображение номенклатуры дел организации, доступ к которому имеют все работники организации (п.141 Инструкции № 4).

В заголовках дел, включаемых в номенклатуру дел, дополнительно указывается наименование структурного подразделения (указание автора документов) (ч.4 подп.149.2 п.149 Инструкции № 4).

Пример «План работы отдела кадров на 2025 год»

Дополнительно по теме • Дела по обращениям граждан (РКК, а также сами обращения) в какое структурное подразделение включать: руководство либо специалиста, ответственного за ведение РКК? • Как составить заголовок раздела, в котором перечислены документы работников отдела кадров и заместителя начальника по кадрам и идеологической работе? Оставить «Отдел кадров» или сделать «Работа с кадрами и идеологическая работа»?

Шаг 4. Оформите и сформируйте дела

В соответствии с выпиской из номенклатуры дел в структурном подразделении должны быть заведены дела, что предусматривает оформление обложки дела.

Обложка дела оформляется согласно приложению 8 к Инструкции № 4 и по правилам п.169 Инструкции № 4.

Формы документов • Обложка дела: каталог форм.

Документы группируют в дела работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Можно закрепить за работником ведение определенного дела и отразить это в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел, указав его инициалы и фамилию согласно подп.149.5 п.149 Инструкции № 4.

С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.195 Инструкции № 4).

Для быстрого поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Дополнительно по теме • Оформляем дела правильно.

Шаг 5. Организуйте документооборот структурного подразделения

Работники структурных подразделений имеют право составлять письма по вопросам, входящим в их компетенцию. Письма могут подписывать как руководитель организации, так и руководитель ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в ЛПА организации.

Также допускается децентрализованная регистрация документов при территориальной разобщенности структурных подразделений организации (подп.122.4 п.122 Инструкции по № 4). Однако соответствующий порядок должен быть закреплен в ЛПА, а виды таких документов включены в перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления.

Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления (подп.123.6 п.123 Инструкции № 4).

Соответственно, регистрационный индекс будет проставляться в структурном подразделении организации.

Дополнительно по теме • В связи с изменением структуры были изменены индексы структурных подразделений. Нужно ли переписывать индексы на ранее заведенных документах, журналах в этих подразделениях, где произошли изменения? Если изменился регистрационный номер подразделения, то нужно ли менять всю номенклатуру и подпись папок? • Как хранить в организации ЛПА, разработанные различными структурными подразделениями, если они утверждаются приказом руководителя: вместе с приказами или в отдельном деле? • В отделе ведется свое дело входящей документации. Можно ли вести его на протяжении нескольких лет (например, 2019-2024 гг.), если индекс дела один и тот же? Как уничтожать документы 2019 года, так как срок их хранения - 3 года?

Шаг 6. Издайте приказ о создании экспертной комиссии структурного подразделения (при необходимости). Разработайте положение об ЭК структурного подразделения

При большом объеме документов в структурном подразделении в нем может создаваться ЭК, которая проводит экспертизу ценности его документов.

ЭК структурного подразделения организации создается по решению руководителя организации в зависимости от количества образующихся в его деятельности документов (ч.2 п.52 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Положение об ЭК структурного подразделения может утверждать как руководитель организации, так и руководитель этого структурного подразделения.

Положение об ЭК структурного подразделения согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации.

Дополнительно по теме • Положение об экспертной комиссии структурного подразделения (пример).

Шаг 7. Передайте дела в архив организации

Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями гл.15 Инструкции № 4 (ч.3 п.184 Инструкции № 4).

В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 9 к Инструкции № 4 (п.174 Инструкции № 4).

Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений обеспечивают руководители этих подразделений (п.175 Инструкции № 4).

Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи дел структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел структурного подразделения по личному составу добавляется без пробела буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в» (п.178 Инструкции № 4).

Пример 05/2024лс, 12/2024в.

К описям электронных дел структурных подразделений добавляются литеры «ЭД» (ч.3 п.82 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности служащего, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за ДОУ), ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения - в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК (пп.180, 181 Инструкции № 4).

Формы документов • Опись дел в делопроизводстве: каталог форм.

Обратите внимание! Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения (ч.3 п.186 Инструкции № 4).

Шаг 8. Уничтожение документов

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют работники, ответственные за ведение делопроизводства. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации (ч.2 п.188 Инструкции № 4).

В результате экспертизы ценности документов составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, согласно приложению 10 к Инструкции № 4, который согласовывается ЭК (ЦЭК) организации.

Дополнительно по теме • Может ли структурное подразделение в соответствии с приказом организации самостоятельно уничтожать гербовые бланки, или необходимо их в обязательном порядке сначала передать в службу ДОУ, а затем служба сама делает акт об уничтожении?