Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Алгоритм организации и ведения кадрового учета

Александр Шевцов
юрист

19.03.2024

Предлагаем нанимателю алгоритм организации и ведения кадрового учета, а также понятие кадрового делопроизводства.

Справочно Кадровый учет (кадровое делопроизводство) представляет собой учет движения работников организации (прием, перемещение, увольнение), а также иные операции, связанные с делопроизводством.

Алгоритм организации и ведения кадрового учета

Шаг 1. Разработайте штатное расписание

Наличие штатного расписания обязательно для всех нанимателей независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Штатное расписание - это еще один из документов, которым определяется трудовой распорядок работников (п.2 ч.1 ст.194 ТК).

Для его составления определите наименование должностей (профессий) работников, определите штатную численность и размер оплаты труда.

Дополнительно по теме • Как правильно составить штатное расписание: 11 ответов на вопросы.

Формы документов • Штатное расписание коммерческой организации на основе тарифной сетки (пример). • Штатное расписание учреждения культуры (пример).

Шаг 2. Составьте график разработки ЛПА

Организацию и ведение делопроизводства в организациях осуществляют на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Разработайте инструкцию (положение) по кадровому по делопроизводству либо включите этот раздел в общую инструкцию по делопроизводству организации.

Приказы отдела кадров и иные внутренние документы может регистрировать кадровая служба (пп.139-142 Инструкции № 4). Это также следует указать в ЛПА по кадровому делопроизводству организации.

Дополнительно по теме • Можно ли в номенклатуре дел разделять приказы о премировании и др. - в бухгалтерии, а о приеме, переводе, трудовых договорах и т. д. - в кадрах? • В организации есть канцелярия. Отдел кадров выдает справки о месте работы и занимаемой должности согласно подп.2.2 п.2 Указа от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан». Где регистрировать исходящий номер справки: в канцелярии или в отделе кадров?

Трудовой распорядок для работников определяется:

1) правилами внутреннего трудового распорядка, коллективными договорами, соглашениями, положениями и инструкциями по охране труда и другими локальными правовыми актами;

2) штатным расписанием;

3) должностными (рабочими) инструкциями работников;

4) графиками работ (сменности);

5) графиками отпусков.

ЛПА, регулирующие трудовой распорядок, не могут ухудшать положение работников по сравнению с ТК и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере (чч.1-2 ст.194 ТК).

Так, ПВТР и иные ЛПА находятся в сфере ответственности кадровой службы. Как правило, должностные (рабочие) инструкции разрабатывают непосредственные руководители работников.

Дополнительно по теме • Локальные правовые акты нанимателя. • Всё по одной теме. Должностные и рабочие инструкции.

Целесообразно составить график подготовки ЛПА и утвердить его у директора организации.

Шаг 3. Оформите приказы о назначении ответственных должностных лиц

В каждой организации должны быть назначены:

✓ лицо, ответственное за выдачу трудовой книжки и внесение записей в трудовые книжки, уполномоченное нанимателем (ч.2 п.25 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40);

✓ структурное подразделение или лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных (абз.2 п.3 ст.17 Закона от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных»).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Персональные данные в кадровой службе;

✓ ответственный за военно-учетную работу (п.76 Положения о воинском учете, утв. постановлением Совмина от 18.12.2003 № 1662) и др.

Дополнительно по теме • Организация воинского учета: как вести, какие документы оформить.

Основы кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство имеет два основных направления:

1) кадровый учет - процесс документирования всех этапов трудовых отношений с работником;

2) разработка ЛПА в сфере трудовых отношений.

Ведение кадрового делопроизводства включает 8 разделов.

Разделы кадрового делопроизводства

Обратите внимание! Несоблюдение должностным лицом нанимателя установленного порядка приема работников на работу, режима рабочего времени и времени отдыха работников, предоставления им отпусков, а равно нарушения законодательства о труде, причинившие вред работнику, кроме нарушений, предусмотренных чч.1-5 ст.10.12 КоАП, - влечет штраф от 2 до 20 БВ (ч.6 ст.10.12 КоАП).