Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ ОТКРЫТИЯ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА КОММЕРЧЕСКОЙ ИНОСТРАННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ

Основными нормативными правовыми актами, регулирующими открытие и деятельность представительств иностранных организаций в Республике Беларусь, являются:

• Гражданский кодекс РБ (далее - ГК);

• Положение о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 31.12.2013 № 1189 (далее - Положение).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 сентября 2018 г. Положение утратило силу постановлением Совета Министров РБ от 30.05.2018 № 408. Следует руководствоваться Положением о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утвержденным постановлением № 408.

Справочно Положение вступило в силу с 1 января 2014 г., заменив ранее действовавшее Положение о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 22.07.1997 № 929. Согласно переходным положениям действие Положения не распространяется на административные процедуры по выдаче (продлению срока действия) разрешений на открытие представительств иностранных организаций в Республике Беларусь, начатые до его вступления в силу. Такие административные процедуры осуществляются в соответствии с законодательством, действовавшим до вступления в силу Положения. Разрешения на открытие представительств иностранных организаций в Республике Беларусь, выданные до вступления в силу Положения или после его вступления в силу, действуют до истечения срока, на который они были выданы, за исключением случаев прекращения деятельности представительств иностранных организаций по основаниям, предусмотренным Положением.

Представительством иностранной организации является ее обособленное подразделение, расположенное на территории Республики Беларусь, осуществляющее защиту и представительство интересов иностранной организации и иные не противоречащие законодательству функции (п.1 ст.51¹ ГК).

Представительство иностранной организации не является юридическим лицом (часть третья п.2 Положения).

Открытие представительств производится с разрешения Министерства иностранных дел РБ (далее - МИД). Аккредитацию в Республике Беларусь представительств иностранных организаций и иные мероприятия, связанные с их деятельностью, осуществляет отдел по работе с иностранными представительствами МИД.

Для открытия в Республике Беларусь представительства иностранной организации потребуется совершить поэтапно следующие действия.

Шаг 1. Принятие решения головной организацией об открытии представительства в Республике Беларусь

Представительство создается на основании решения уполномоченного органа головной организации. При принятии такого решения применимым правом будет право страны резидентства головной организации. Рекомендуем отразить в решении следующие вопросы:

• создание представительства в Республике Беларусь (в т.ч. срок, на который будет открываться представительство, его местонахождение);

• назначение руководителя представительства.

Обратите внимание! При подготовке документов для направления в Республику Беларусь необходимо учитывать, что все документы, которые оформляются за пределами Республики Беларусь для представления их к исполнению в Республике Беларусь, можно условно подразделить на 3 группы: 1) документы, не требующие легализации. Легализация документов не требуется либо если между государствами заключены двусторонние договоры о правовой помощи, либо если они являются участниками международных двусторонних или многосторонних конвенций о правовой помощи, в тексте которых прямо предусмотрена отмена легализации официальных документов для стран-участниц. В этом случае для использования иностранного документа на территории страны-участницы его достаточно перевести на язык этой страны и официально заверить в нотариальном порядке перевод документа; 2) документы, легализуемые проставлением апостиля. В данном случае речь идет о документах, исходящих или направляемых в страны - участницы Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961 (далее - Гаагская конвенция). Гаагской конвенцией отменено требование дипломатической или консульской легализации иностранных официальных документов. Гаагская конвенция распространяется на официальные документы, совершенные на территории любого из договаривающихся государств, и не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами; административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции. Документы, подпадающие под эту категорию, принимаются на территории иностранного государства без каких-либо дополнительных формальных процедур при условии официально заверенного перевода документа на язык принимающей его страны; 3) документы, требующие консульской легализации. Если документы оформляются для представления в официальные органы государства, не являющегося участником двусторонних и многосторонних договоров и конвенций, отменяющих или упрощающих их легализацию, они должны пройти процедуру консульской легализации.

Шаг 2. Формирование необходимого пакета документов, утверждение Положения о представительстве

Перечень документов, которые необходимо представить в МИД для получения разрешения, определен в п.8 Положения. Для получения разрешения на открытие представительства в МИД представляются следующие документы:

1) заявление, в котором должны быть указаны:

цель (цели) открытия представительства;

полное наименование иностранной организации;

дата создания иностранной организации;

место нахождения головного офиса иностранной организации;

описание деятельности иностранной организации;

сведения о лицах, уполномоченных вести дела от имени иностранной организации в Республике Беларусь.

Справочно Форма заявления законодательством не установлена, однако примерная форма содержится на сайте МИД (http://www.mfa.gov.by/representation/setting_up/de63beb21996be/docs/56l).

Заявление направляется в адрес МИД за подписью руководителя организации либо уполномоченного лица, действующего на основании надлежаще оформленной доверенности;

2) копию документа, подтверждающего государственную регистрацию иностранной организации в уполномоченном органе страны учреждения организации, выданного не позднее 3 месяцев до дня представления в МИД документов для выдачи разрешения на открытие представительства (выписка из торгового реестра, сертификат о регистрации организации и т.д.);

3) Положение о представительстве, утвержденное иностранной организацией, в котором указываются цель (цели) открытия представительства, его почтовый адрес, организационная структура, компетенция руководителя представительства, порядок закрытия представительства.

Положение подается в МИД в четырех экземплярах;

4) программу (проект) - утвержденный иностранной организацией и соответствующий приоритетным направлениям ее деятельности комплекс мероприятий, направленных на решение конкретных задач, которые соответствуют целям открытия представительства, предусматривающий сроки и ресурсы для их исполнения (для иностранных организаций, планирующих осуществлять общественно полезную деятельность в Республике Беларусь);

5) доверенность на руководителя представительства;

6) доверенность на лицо, уполномоченное осуществлять действия, связанные с открытием представительства.

Указанные в пп.2-6 документы, составленные на иностранном языке, должны сопровождаться переводом на белорусский или русский язык (верность перевода или подлинность подписи переводчика должны быть засвидетельствованы нотариально), а документы, выданные или засвидетельствованные (заверенные) компетентным органом иностранного государства, - легализованы, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь;

7) документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за выдачу разрешения на открытие представительства.

Размер государственной пошлины установлен п.41 приложения 22 к Налоговому кодексу РБ (далее - НК) и составляет 65 базовых величин за каждый год действия разрешения.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2016 г. размер государственной пошлины за выдачу (продление срока действия) разрешения на открытие представительства иностранной организации в Республике Беларусь составляет 65 базовых величин за каждый год действия разрешения, а некоммерческой иностранной организации, а также иностранной организации, осуществляющей исключительно благотворительную деятельность на территории Республики Беларусь, - 20 базовых величин за каждый год действия разрешения (п.41 приложения 22 к НК в редакции Закона РБ от 30.12.2015 № 343-З).

Справочно Информацию о размере базовой величины см. здесь.

Шаг 3. Регистрация представительства в Министерстве иностранных дел. Получение разрешения на открытие представительства

После подготовки всех документов они подаются в отдел по работе с представительствами МИД в картонной папке с завязками по почте либо курьером.

Административный срок рассмотрения документов - 10 дней (при необходимости получения дополнительной информации - до 1 месяца).

Представительство согласно п.6 Положения считается созданным на территории Республики Беларусь с даты получения в МИД разрешения на его открытие. Данная дата указывается на оборотной стороне разрешения на открытие представительства и фиксируется в журнале представительств, созданных на территории Республики Беларусь, который ведется в порядке, определяемом МИД. Разрешение на открытие представительства выдается на 3 года с возможностью продления срока его действия на тот же период.

К числу возможных причин отказа в выдаче разрешения можно отнести следующие:

• не представлены необходимые документы;

• сообщены сведения, не соответствующие действительности;

• деятельность организации противоречит законодательству Республики Беларусь.

Справочно Одновременно с пакетом документов руководитель представительства либо представитель интересов головной компании имеет право в соответствии с п.16 Положения представить в МИД документы для получения служебной карточки руководителя представительства. Для получения служебной карточки руководитель представительства должен представить в МИД заявление и две цветные фотографии, соответствующие его возрасту, размером 30x40 мм. Выдача служебной карточки осуществляется в 10-дневный срок с даты представления заявителем документов. В случае прекращения полномочий руководителя представительства оригинал служебной карточки в течение 2 рабочих дней должен быть сдан в МИД.

Иностранная организация, открывшая представительство, в течение срока и в порядке, определенных законодательством Республики Беларусь, обязана стать на учет в налоговых и иных органах Республики Беларусь, а также открыть счета в банках Республики Беларусь в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством (п.13 Положения). Для исполнения указанной обязанности необходимо совершить шаги 4-6 приведенного выше алгоритма.

Шаг 4. Размещение заказа на изготовление печати представительства

Разместить заказ на изготовление печати представительства и получить готовую печать на руки может руководитель представительства либо представитель интересов головной организации по доверенности. Для размещения заказа на изготовление печати необходимо обратиться в штемпельно-граверную мастерскую, заполнить заявление и представить копию Положения о представительстве, копию разрешения на открытие представительства, копию доверенности на руководителя представительства либо представителя головной организации.

После согласования эскиза оттиска печати и проведения оплаты будет изготовлена печать. Как правило, срок изготовления составляет 1-2 дня.

Справочно Ранее процедура изготовления печати представительства была более сложной и регламентировалась Инструкцией о порядке открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов, утвержденной постановлением МВД РБ от 25.09.2000 № 157. Сложность была обусловлена необходимостью до обращения в штемпельно-граверную мастерскую получать разрешение на изготовление печати в органах внутренних дел по месту нахождения представительства. На сегодняшний день деятельность штемпельно-граверных мастерских регламентирована главой 4 Правил открытия и функционирования объектов, надзор за которыми возложен на органы внутренних дел, утвержденных постановлением МВД РБ от 01.06.2012 № 156. Печать изготавливается по заявительному принципу без предварительного получения разрешения на изготовление печати.

Шаг 5. Постановка представительства на учет в государственных органах

Организация, открывшая представительство, в течение срока и в порядке, определенных законодательством Республики Беларусь, обязана стать на учет в налоговых и иных органах Республики Беларусь, а также открыть счета в банках Республики Беларусь.

Налоговые органы. Порядок постановки на учет в налоговом органе иностранных организаций, получивших в МИД разрешение на открытие представительства, определен подп.2.1 п.2 и п.3 ст.66 НК. Постановка на учет осуществляется по заявлению, подаваемому в налоговый орган по месту нахождения представительства, в срок не позднее 10 рабочих дней со дня получения разрешения.

Форма заявления о постановке на учет в налоговом органе иностранной организации, а также порядок заполнения указанного заявления установлены постановлением МНС РБ от 31.12.2010 № 96 (приложение 2).

К заявлению прилагают следующие документы:

• оригинал и копию разрешения на открытие представительства, выданного в МИД;

• оригиналы и копии Положения о представительстве;

• оригинал и копию доверенности на руководителя представительства;

• копию выписки из торгового регистра страны места нахождения головной организации или иное эквивалентное доказательство юридического статуса иностранной организации в соответствии с законодательством страны ее места нахождения, выданное не позднее 3 месяцев до дня представления документов для постановки на учет в налоговом органе.

В налоговый орган представляются оригиналы и (или) в установленных законодательством случаях копии документов, удостоверенные компетентными органами иностранных государств (либо судами, либо нотариусами (нотариальными конторами), либо иными компетентными органами иностранных государств). Эти документы должны быть легализованы в дипломатических представительствах или консульских учреждениях Республики Беларусь, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.

Документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на белорусский или русский язык. Верность перевода или подлинность подписи переводчика должны быть засвидетельствованы нотариально либо дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями Республики Беларусь.

Документ, удостоверяющий постановку представительства на учет в налоговом органе, как и в случае постановки на учет иных плательщиков, - извещение о присвоении учетного номера плательщика (УНП).

Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ (далее - ФСЗН). Представительства иностранных юридических лиц являются плательщиками обязательных страховых взносов и соответственно обязаны стать на учет в городских, районных и районных в городах отделах областных, Минского городского управлений ФСЗН по месту своего нахождения. Такой порядок установлен п.2 Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденного Указом Президента РБ от 16.01.2009 № 40. Срок для постановки представительства на учет - 10 рабочих дней со дня утверждения Положения о представительстве.

Порядок постановки на учет и снятия с учета плательщиков обязательных страховых взносов установлен Положением о порядке постановки на учет и снятия с учета плательщиков обязательных страховых взносов, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 10.07.2009 № 917.

Пунктом 3 данного Положения предусмотрено, что для постановки на учет в органах ФСЗН плательщики подают заявление о постановке на учет по форме, определяемой правлением ФСЗН, а представительства дополнительно представляют Положение о представительстве.

Справочно Форма заявления о постановке на учет утверждена постановлением правления Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ от 21.08.2009 № 12 (приложение 1).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2018 г. следует руководствоваться вышеназванной формой в редакции постановления правления Фонда социальной защиты населения Минтруда и соцзащиты РБ от 21.02.2018 № 4.

В течение 2 рабочих дней со дня подачи плательщиком заявления со всеми необходимыми документами орган ФСЗН осуществляет постановку плательщика на учет, вносит сведения о плательщике в электронную базу данных плательщиков, присваивает учетный номер плательщика и выдает извещение о постановке плательщика на учет по форме, определяемой правлением ФСЗН.

Датой постановки плательщика на учет считается день подачи им в орган ФСЗН заявления со всеми необходимыми документами.

Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (далее - БРУСП «Белгосстрах»). В месячный срок, исчисляемый со дня создания обособленного подразделения юридического лица, представительство обязано по месту своего нахождения зарегистрироваться у страховщика в качестве страхователя по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на БРУСП «Белгосстрах» (п.5 Положения о регистрации (перерегистрации) на Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах» страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 10.10.2003 № 1294 (далее - Положение № 1294)).

Представительства иностранных организаций в Республике Беларусь для регистрации представляют заявление по форме, установленной Министерством финансов РБ, и копию разрешения МИД на открытие представительства (п.9 Положения № 1294).

Справочно Форма заявления о регистрации обособленного подразделения юридического лица, представительства иностранной организации в Республике Беларусь в качестве страхователя по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний установлена постановлением Минфина РБ от 15.07.2008 № 117 (далее - постановление № 117) (приложение 1).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 18 мая 2018 г. следует применять приложение 1 и нижеприведенное приложение 3 к постановлению № 117 с изменениями, внесенными постановлением Минфина РБ от 28.04.2018 № 26.

Копия Положения о представительстве запрашивается страховщиком в МИД, а также может быть представлена представительствами иностранных организаций в Республике Беларусь по их желанию самостоятельно.

Факт регистрации страхователей, прошедших регистрацию у страховщика по заявлению, подтверждается выдачей свидетельства о регистрации, форма которого устанавливается Министерством финансов РБ.

Справочно Форма свидетельства о регистрации в качестве страхователя по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний установлена постановлением № 117 (приложение 3).

Свидетельство о регистрации оформляется в двух экземплярах, один из которых в течение 2 рабочих дней со дня получения обособленным подразделением страховщика всех необходимых документов выдается страхователю, а другой остается у страховщика (п.12 Положения № 1294).

Шаг 6. Открытие счета в банке

Для осуществления на территории Республики Беларусь представления интересов создавших их организаций, а также иных функций представительства не могут обойтись без соответствующего счета в банке.

В п.13 Положения закреплено, что представительства обязаны открывать счета в банках Республики Беларусь.

Нерезиденты вправе открывать в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь счета в белорусских рублях и любой иностранной валюте, официальный курс белорусского рубля к которой установлен Национальным банком РБ (далее - Нацбанк), в порядке, определяемом Нацбанком (ст.18 Закона РБ от 22.07.2003 № 226-З «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Перечень типов счетов, которые могут быть открыты нерезидентами в банках Республики Беларусь, установлен п.42 Правил проведения валютных операций, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.04.2004 № 72. К счетам, которые могут быть открыты нерезидентами (кроме банков-нерезидентов) в иностранной валюте в банках Республики Беларусь, относятся:

• текущий (расчетный) счет;

• карт-счета;

• вкладные (депозитные) счета;

• иные счета, установленные законодательством Республики Беларусь.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 сентября 2015 г. следует руководствоваться п.42 Правил № 72 в редакции постановления Правления Нацбанка РБ от 26.08.2015 № 515.

Текущий (расчетный) счет в иностранной валюте открывается субъектом валютных операций - нерезидентом непосредственно либо его представительством. Субъект валютных операций - нерезидент вправе открывать в банке в белорусских рублях текущий (расчетный) счет типа «Т».

Текущий (расчетный) счет типа «Т» субъект валютных операций - нерезидент открывает только на имя своего представительства. Операции по текущему (расчетному) счету типа «Т» субъект валютных операций - нерезидент осуществляет без ограничений по видам операций (в т.ч. по валютно-обменным операциям, связанным с покупкой-продажей иностранной валюты в порядке, установленном Нацбанком, а также по операциям, связанным с покупкой-продажей ценных бумаг).

Перечень документов, необходимых для открытия текущего (расчетного) счета типа «Т», устанавливается локальными правовыми актами банка. Как правило, в банк представляются следующие документы:

1) нотариально заверенная копия учредительного документа головной организации, переведенная на русский язык и легализованная в установленном порядке;

2) нотариально заверенная копия Положения о представительстве;

3) нотариально заверенная копия разрешения МИД на открытие представительства;

4) надлежащим образом оформленная доверенность и ее нотариально заверенная копия, подтверждающие их полномочия - представляют руководители представительств, представители головной организации представляют;

5) трудовой договор с бухгалтером;

6) копия извещения о постановке на учет в инспекции Министерства по налогам и сборам по месту регистрации;

7) справка из районного отделения ФСЗН;

8) справка из БРУСП «Белгосстрах» страхователя от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;

9) заявление на открытие счета, анкета клиента банка (заполняются в банке).

Представляемые в банк владельцами счетов - нерезидентами документы и (или) их копии, составленные на иностранном языке, при представлении в банк должны сопровождаться надлежащим образом свидетельствованным переводом на один из государственных языков Республики Беларусь.

Шаг 7. Направление в Министерство иностранных дел письменной информации о начале деятельности

После завершения всех организационных процедур, связанных с открытием представительства, руководитель в течение месяца с даты получения разрешения на открытие представительства направляет в МИД письменную информацию о штатном расписании, номерах телефонов, факсов представительства иностранной организации, а также о постановке иностранной организации на учет в налоговых и иных органах Республики Беларусь (часть первая п.15 Положения).

Обратите внимание! В случаях невыполнения руководителем представительства данной обязанности МИД направляет ему письменное предупреждение о необходимости устранения допущенных нарушений в месячный срок с даты направления предупреждения. В случае невыполнения руководителем представительства требования об устранении допущенных нарушений МИД может принять решение о прекращении деятельности представительства (п.18 Положения).

Впоследствии один раз в год (с 1 по 10 января) руководитель представительства представляет в МИД письменный отчет о деятельности представительства, в который включаются сведения о местонахождении, штатном расписании, номерах телефонов, факсов представительства, открытых иностранной организацией счетах, осуществляемых представительством проектах (программах), сроках и ресурсах для их реализации, размере выделенных общественным организациям (объединениям) и гражданам ресурсов (грантов) и их получателях, а также описание деятельности представительства за истекший период.

11.03.2014

Елена Гавдур, юрист общества с ограниченной ответственностью «ПрогнозБел»