Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ РАЗРАБОТКИ И УТВЕРЖДЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Понятие должностной инструкции

Должностная инструкция работнику - локальный нормативный правовой акт, который регулирует трудовой распорядок и не может ухудшать положение работника по сравнению с Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК) и иными актами законодательства, регулирующими соответствующие отношения в социально-трудовой сфере (ст.194 ТК).

Должностные инструкции - локальные нормативные правовые акты, регламентирующие правовое положение служащих в организации и определяющие задачи, функции, права, обязанности и ответственность по занимаемым ими должностям (п.1 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД)).

Разработка и утверждение должностной инструкции

Должностные инструкции могут разрабатываться как на стадии проектирования организации, так и в уже функционирующей организации со сложившимися трудовыми отношениями. В первом случае требуется метод моделирования трудовых процессов исполнителей, во втором случае - анализ существующих трудовых отношений у конкретного нанимателя.

Шаг 1. Подготовительный этап

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться следующими нормативными правовыми и локальными актами:

• Конституцией Республики Беларусь;

• Трудовым кодексом;

• общегосударственным классификатором Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125 (далее - ОКПД).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2018 г. вместо ОКПД действует Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33;

• Общими положениями ЕКСД;

• выпусками Единого квалификационного справочника должностей служащих с установленными ими кодами, наименованиями согласно ОКПД и содержащимися в них квалификационными характеристиками должностей служащих, сгруппированных по видам экономической деятельности;

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140;

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25;

• правилами внутреннего трудового распорядка;

• коллективным договором;

• штатным расписанием;

• положениями о структурных подразделениях;

• положением о должностной инструкции.

Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но он позволяет упорядочить работу по разработке должностных инструкций. Положение о должностной инструкции вступает в силу после его утверждения руководителем, все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

На примере Положения о должностной инструкции рассмотрены процесс разработки, согласования, утверждения и структура должностной инструкции.

Положение о должностной инструкции (пример)

ПОЛОЖЕНИЕ

09.01.2015 № 4-п

г.Минск

О должностной инструкции

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность работника общества с ограниченной ответственностью «Зима» (далее - Общество) при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

2. Должностные инструкции разрабатываются для реализации следующих целей:

- рациональное разделение труда;

- повышение эффективности управленческого труда;

- создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

- регламентация взаимоотношений работника и нанимателя;

- обеспечение объективности и обоснованности при аттестации работника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;

- организация обучения, подготовки и повышения квалификации работников;

- укрепление трудовой дисциплины в Обществе;

- составление трудовых договоров;

- разрешение трудовых споров.

3. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на работника, в соответствии со штатным расписанием Общества, коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о структурном подразделении с соблюдением законодательства.

4. Основой для разработки должностной инструкции работнику является содержание раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики должности, которую он занимает, содержащейся в выпусках Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее - ЕКСД) (часть первая п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).

5. Права, обязанности, полномочия и ответственность директора Общества определены в Уставе Общества, а руководителей структурных (обособленных) подразделений - в положениях о структурных подразделениях.

6. При приеме на работу, переводе на другую должность, временном исполнении обязанностей по должности работники должны быть ознакомлены с должностными инструкциями под подпись.

ГЛАВА 2
ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

7. При оформлении должностных инструкций Общества используется унифицированная форма должностной инструкции (включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25), которая содержит реквизиты и структуру текста документа.

8. Реквизиты должностной инструкции, состав и порядок расположения которых установлены государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (п.35 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)), в т.ч. обязательные реквизиты, придающие должностной инструкции юридическую силу (п.18 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2016 (п.35 Инструкции по делопроизводству, в редакции от 18.08.2017 № 167). С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.18 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154:

- код документа;

- гриф утверждения;

- наименование организации;

- название вида документа (должностная инструкция);

- дата документа и регистрационный индекс;

- место составления или издания;

- заголовок к тексту (наименование должности работника);

- подпись;

- визы.

9. Работники должны быть ознакомлены с должностными инструкциями путем внесения отметки: «С инструкцией ознакомлен», проставлением собственноручной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия), даты.

10. Структура текста должностной инструкции:

- общие положения;

- должностные обязанности;

- права;

- взаимоотношения (связи по должности);

- оценка работы и ответственность.

11. В разделе «Общие положения» указываются:

- категория должности, полное ее наименование (согласно общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденному постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125);

- квалификационные требования к работнику (образование, специальность, стаж работы по специальности (на основании раздела «Квалификационные требования» квалификационной характеристики по данной должности из ЕКСД));

- порядок назначения и освобождения от должности; замещения во время отсутствия работника;

- подчиненность работника; должностные лица, которым работник подчиняется (или которыми он руководит);

- специальные знания, знания нормативных документов, методов и средств, которые работник должен применять при исполнении должностных обязанностей (на основании раздела «Должен знать» квалификационной характеристики по данной должности из ЕКСД).

В раздел могут быть включены и другие требования и положения, которые конкретизируют и уточняют статус работника и условия его деятельности.

12. В разделе «Должностные обязанности» устанавливается перечень основных трудовых функций, которые работник должен выполнять в соответствии с занимаемой должностью, с учетом требований раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики по данной должности из ЕКСД.

13. В разделе «Права» указываются служебные права, предоставленные работнику в соответствии с занимаемой должностью и необходимые для выполнения возложенных на него задач и обязанностей.

14. В разделе «Взаимоотношения (связи по должности)» указываются сведения о том, какую информацию, в какие сроки и от кого получает работник, с кем совместно готовит документы, в какие сроки представляет их, и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими работниками, структурными подразделениями, организациями.

15. В разделе «Оценка работы и ответственность» определяются общие показатели оценки деятельности, конкретные, установленные непосредственным руководителем и директором Общества, закрепленные локальными нормативными правовыми актами Общества, указывается, за что работник несет ответственность исходя из основных задач и обязанностей.

Устанавливается ответственность за невыполнение работ, отраженных в документах системы качества, касающихся деятельности работника, а также за несоблюдение правил техники безопасности и охраны труда в соответствии с законодательством.

В раздел могут быть включены и другие пункты, которые уточняют и конкретизируют ответственность работника.

16. Должностная инструкция оформляется на листах бумаги формата А4. Текст должностной инструкции делится на пункты, пункты - на подпункты, подпункты - на абзацы.

В должностных инструкциях пункты могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки. В заголовках не допускаются перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Нумерация пунктов в должностной инструкции должна быть сквозной (от начала и до конца инструкции), подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (п.73 Инструкции по делопроизводству).

В тексте должностной инструкции перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой (п.74 Инструкции по делопроизводству).

ГЛАВА 3
ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

17. Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений Общества, в чьем подчинении находятся работники.

18. Проект должностной инструкции подписывается руководителем структурного подразделения и представляется на согласование:

- начальнику отдела организации труда и заработной платы, под чьим методическим руководством разрабатывается должностная инструкция;

- юрисконсульту - на соответствие требованиям действующего законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных правовых актов Общества;

- специалисту по кадрам - на соответствие квалификационным требованиям к должности; отсутствие дублирования обязанностей работников в рамках соответствующего структурного подразделения;

- инженеру по охране труда - для проверки полноты изложения обязанностей по охране труда в соответствии с занимаемой должностью;

- руководителям структурных подразделений, с которыми установлены взаимоотношения (связи по должности);

- профсоюзу.

19. На согласование каждому согласующему отводится не более 3 (трех) рабочих дней с момента получения проекта должностной инструкции на руки. На устранение замечаний и корректировок разработчикам - руководителям структурных подразделений отводится не более 4 (четырех) рабочих дней.

20. После согласования проект должностной инструкции передается специалисту по кадрам, который в свою очередь передает согласованный проект на утверждение директору Общества.

21. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения директором Общества и действует до замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящим Положением.

22. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с должностной инструкцией под подпись.

ГЛАВА 4
ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОЛЖНОСТНУЮ ИНСТРУКЦИЮ

23. Пересмотр должностных инструкций осуществляется по мере необходимости, но не реже чем один раз в 3 года. Внесение изменений в должностные инструкции необходимо в следующих случаях:

- при изменении организационной структуры;

- изменении штатного расписания;

- перераспределении функций между структурными подразделениями и должностными лицами;

- изменении нормативных и законодательных документов.

24. Внесение изменений в утвержденную должностную инструкцию осуществляет ее разработчик - руководитель структурного подразделения путем разработки нового документа и его согласования и утверждения в установленном порядке и в соответствии с законодательством.

ГЛАВА 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

25. Должностные инструкции работникам регистрируются в журнале регистрации документов (подп.139.10 п.139 Инструкции по делопроизводству) и хранятся в соответствующих структурных подразделениях.

Срок хранения должностной инструкции после замены новой - 50 лет (п.30 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

26. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику, работающему в данной должности, и руководителю соответствующего отдела или структурного подразделения.

Юрисконсульт

Подпись        С.К.Семенов

09.01.2015

Специалист по кадрам

Подпись        Н.Н.Тарасов

09.01.2015

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания выборного
профсоюзного органа
09.01.2015 № 121

Приказ о разработке и утверждении должностной инструкции (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Зима»
(ООО «Зима»)

ПРИКАЗ

12.01.2015 № 100

г.Минск

О разработке и утверждении должностной инструкции

В связи с введением в штатное расписание новой должности специалиста «инженер по организации труда»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Разработать, согласовать и представить на утверждение директору С.Н.Никифорову в соответствии с Положением о должностной инструкции должностную инструкцию инженеру по организации труда в срок до 12.02.2015.

2. Назначить ответственными следующих должностных лиц:

- начальника отдела организации труда и заработной платы К.Н.Парамонова - за разработку должностной инструкции инженеру по организации труда;

- юрисконсульта С.К.Семенова - за проверку должностной инструкции инженеру по организации труда на соответствие требованиям действующего законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных правовых актов ООО «Зима»;

- инженера по охране труда О.В.Спиридонова - за проверку полноты изложения обязанностей по охране труда в должностной инструкции инженеру по организации труда.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на специалиста по кадрам Н.Н.Тарасова.

Шаг 2. Разработка проекта должностной инструкции

Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом организации, который разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (часть вторая п.10 Общих положений ЕКСД).

Исходя из практики, проекты должностных инструкций могут разрабатываться следующими лицами:

• специалистом по кадрам;

• руководителем соответствующего структурного подразделения;

• самим работником совместно с непосредственным руководителем.

На какого конкретного работника или на какую группу работников возложить обязанность по разработке должностных инструкций - наниматель решает самостоятельно.

Можно выделить три наиболее распространенных подхода к разработке должностной инструкции:

1) анализ существующих кадровых документов;

2) разработка должностных инструкций по результатам анкетирования работников;

3) разработка должностных инструкций методом, идущим от описания бизнес-процессов.

Бизнес-процесс - это поток работы, проходящий от одного работника к другому или от одного подразделения к другому; это производственно-коммерческая цепочка. Как правило, не существует стандартного набора бизнес-процессов. У каждого нанимателя формируется свой перечень, который определяется спецификой труда и управления.

Каждый из подходов с разной степенью точности помогает определить, что делает или должен делать каждый конкретный работник, конкретное структурное подразделение. В любом случае с их помощью можно выстроить иерархию всех кадровых документов, в основании которой лежат должностные инструкции.

Необходимо отметить, что действующее законодательство допускает вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору. Например, в подп.3.1 п.3 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180, указано, что работник обязуется добросовестно выполнять работу согласно перечисленным в настоящем пункте должностным обязанностям или прилагаемой должностной инструкции.

Шаг 3. Согласование и утверждение должностной инструкции

После того как проекты должностных инструкций разработаны, необходимо совершить два юридически значимых действия: согласовать их и утвердить.

Как правило, должностную инструкцию подписывает ее разработчик, а руководитель организации утверждает. Должностная инструкция согласовывается с юридическим отделом или юрисконсультом, а также с соответствующими структурными подразделениями или должностным лицом, от деятельности которых зависит исполнение положений должностной инструкции.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (часть вторая п.52 Инструкции по делопроизводству).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь.

При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

Шаг 4. Ознакомление работника с должностной инструкцией

При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под подпись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п.3 части первой ст.54 ТК).

Трудовой распорядок для работников определяется в т.ч. должностной инструкцией согласно п.3 части первой ст.194 ТК.

Порядок ознакомления с должностными инструкциями нормативными документами не регламентируется. Можно выбрать один из вариантов:

• журнал ознакомления;

• лист ознакомления;

• подпись работника на должностной инструкции.

С этого момента у нанимателя есть юридические, документально оформленные основания требовать от работника исполнения возложенных на него должностных обязанностей. Должностная инструкция, с которой работник при приеме на работу не был ознакомлен под подпись, не может регулировать его права и обязанности.

Шаг 5. Внесение изменений в должностную инструкцию

Должностные инструкции должны оперативно отражать структурно-организационные, производственные и иные изменения. Внесение изменений в должностные инструкции необходимо в следующих случаях:

• при изменении организационной структуры;

• изменении штатного расписания;

• перераспределении функций между структурными подразделениями и должностными лицами;

• изменении нормативных и законодательных документов.

Такой подход делает должностные инструкции актуальными документами, содержание которых соответствует условиям и задачам управления.

От того, какие изменения необходимо внести в должностную инструкцию и когда они внесены - до приема работника на соответствующую должность или после, - зависит порядок внесения изменений.

Если должностная инструкция регулирует те или иные определенные сторонами условия трудового договора, то возможные варианты внесения изменений следующие:

1) по соглашению сторон (ст.19 ТК);

2) по инициативе нанимателя, но с учетом правил, предусмотренных ст.32 ТК. В данном случае в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами наниматель имеет право в порядке, предусмотренном ст.32 ТК, изменить существенные условия труда работника при продолжении им работы по той же специальности, квалификации или должности, определенных в трудовом договоре.

Изменением существенных условий труда признается изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК.

Наниматель обязан письменно предупредить работника об изменении существенных условий труда не позднее чем за 1 месяц (ст.32 ТК). Руководитель организации имеет право изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее чем за 7 календарных дней (подп.3.2 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

В письменном предупреждении (уведомлении) работника должна содержаться точная и полная информация о планируемых изменениях условий труда, обоснованных производственных, организационных и экономических причинах таких изменений, а также о последствиях отказа работника от работы с изменившимися условиями труда. Предупреждение (уведомление) подписывается руководителем организации и вручается работнику под подпись с указанием даты.

Если изменяющиеся условия труда, в т.ч. трудовые обязанности работника, оговорены в тексте трудового договора, то нанимателю необходимо внести такие изменения и в трудовой договор, подписав с работником дополнительное соглашение к нему.

Когда изменения в трудовых обязанностях работника не выходят за пределы, обусловленные трудовым договором, соответствуют специальности, квалификации или должности, определенным в трудовом договоре, и не влекут изменение существенных условий труда работника, порядок изменения должностной инструкции сводится к ее утверждению руководителем организации и ознакомлению с ней работника под подпись.

26.01.2015

Оксана Гирина, юрист