Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

АЛГОРИТМ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

Перечень мероприятий по внедрению системы электронного документооборота в организации (далее - СЭД, система), порядок их реализации и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, следует закрепить в локальных нормативных правовых актах (далее - ЛНПА).

Справочно Для более детального изучения см. «Инструкция по делопроизводству организации: работа с электронными документами».

Внедрение СЭД направлено, прежде всего, на повышение качества процессов документационного обеспечения деятельности организации. Данная цель разбивается на задачи, что позволяет выделить процессы, подлежащие автоматизации. Процессы могут быть типовыми, которые реализуются «коробочными» продуктами, и нетиповыми, которые обеспечиваются «коробочными» продуктами, адаптированными под конкретные требования (когда они близки к типовым), а в случае уникальности задач - специально разрабатываемыми средствами.

Шаг 1. Предпроектное обследование

Перед началом работ по разработке и внедрению СЭД проводится предпроектное обследование. Эти работы позволяют получить общую информацию об организации, в т.ч. информацию о состоянии работы с документами. На данном этапе определяются цели внедрения, общие ключевые требования к СЭД, границы и сложность проекта, формируется рабочая группа и др.

Кроме того, на данном этапе также осуществляется выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

Обследование может быть выполнено силами работников службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) либо работники службы ДОУ могут привлекаться как эксперты.

Анализ IT-инфраструктуры и используемых учетных систем, а также анализ характеристик оборудования на соответствие поставленным целям выполняется работниками IТ-подразделений.

В результате проведения предпроектного обследования выделяются подразделения, с которых начнется внедрение системы в организации. Дальнейшие шаги могут выполняться в каждом подразделении (или филиале) отдельно либо параллельно с другими подразделениями (филиалами) в зависимости от индивидуальных потребностей и особенностей организации.

Результаты обследования фиксируются в отчете об обследовании, который содержит всю информацию об организации работы с документами, полученную в процессе анкетирования и интервьюирования работников при проведении информационного обследования.

Для проведения предпроектного обследования руководителем организации может издаваться приказ.

Пример приказа о проведении предпроектного обследования системы документационного обеспечения управления

Общество с ограниченной ответственностью «Радуга»
(ООО «Радуга»)

ПРИКАЗ

01.09.2014 № 98

г.Минск

О проведении предпроектного обследования системы документационного обеспечения управления

В целях проведения информационного обследования ООО «Радуга» в рамках выполнения работ по созданию системы электронного документооборота ООО «Радуга»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать рабочую группу в составе:

Руководитель группы - заведующий канцелярией Д.К.Литвинец.

2. Рабочей группе провести обследование системы документационного обеспечения управления ООО «Радуга» и представить отчет о проведенном обследовании на рассмотрение директору ООО «Радуга» до 30.09.2014.

3. Утвердить прилагаемый план проведения обследования.

4. Руководителям структурных подразделений обеспечить представление информации по запросам рабочей группы в установленные сроки.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Д.К.Мартыненко.

Шаг 2. Создание рабочей группы и утверждение плана-графика работ

В состав рабочей группы должны включаться работники службы ДОУ, которые часто выступают координаторами проекта внедрения. Работники службы ДОУ могут привлекаться в качестве предметных экспертов, консультантов. Если работы по внедрению СЭД выполняются третьими лицами, то в состав рабочей группы могут включаться специалисты консалтинговой компании.

В приказе о создании рабочей группы указываются ответственные лица, которые должны будут:

• выбрать систему для внедрения либо платформу для разработки системы;

• определить, каким образом будет внедряться система (собственными силами либо с привлечением сторонних организаций);

• определить масштаб внедрения, планируемый бюджет и план работ.

План работ утверждается руководителем организации (для этого может составляться отдельный приказ либо утверждаться план-график как самостоятельный документ).

При разработке плана-графика необходимо провести согласование этапов и сроков внедрения со всеми заинтересованными лицами.

Пример приказа о создании рабочей группы по внедрению системы электронного документооборота

Общество с ограниченной ответственностью «Радуга»
(ООО «Радуга»)

ПРИКАЗ

04.09.2014 № 102

г.Минск

О создании рабочей группы по внедрению системы электронного документооборота

В целях обеспечения оперативного и эффективного внедрения системы электронного документооборота ООО «Радуга»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать рабочую группу в составе:

Руководитель группы - заведующий канцелярией Д.К.Литвинец.

2. Рабочей группе подготовить план-график работ по внедрению системы электронного документооборота и представить его на утверждение директору ООО «Радуга» до 06.10.2014.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Д.К.Мартыненко.

Шаг 3. Подготовка проектной документации

При подготовке проектной документации рекомендуется:

1) согласовать и зафиксировать четкие требования к результатам внедрения СЭД;

2) задокументировать возможные риски проекта и их возможное влияние на результаты внедрения СЭД;

3) создать список ограничений проекта (что не будет выполняться в ходе реализации проекта и не будет являться результатом проекта) и согласовать его с руководством организации.

Шаг 4. Разработка (настройка) системы

При выборе СЭД для внедрения рекомендуется рассматривать следующие параметры:

• наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и др.);

• наличие необходимых карточек документов;

• сложность и стоимость доработки системы;

• максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной;

• максимальное количество подключенных к системе пользователей;

• стоимость лицензий;

• сложность и стоимость администрирования системы, технической поддержки;

• возможность, сложность и стоимость обновления версий;

• возможность работы для удаленных пользователей (при необходимости);

• надежность поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и др.) и т.д.

Шаг 5. Издание приказов о переходе на новую систему

Приказ о вводе системы в опытную эксплуатацию должен содержать следующие сведения:

• сроки проведения опытной эксплуатации;

• перечень подразделений (рабочих мест);

• сроки их оснащения программными и аппаратными средствами;

• ответственные за проведение опытной эксплуатации в подразделениях и другие сведения, необходимые для начала опытной эксплуатации системы.

Результатом опытной эксплуатации системы служит перечень предложений (рекомендаций) по переходу на СЭД, а также возникших проблем и затруднений. Предложения (рекомендации) могут быть оформлены в виде внутреннего документа (например, докладной записки, отчета и др.).

После устранения всех разногласий и затруднений СЭД принимается в промышленную эксплуатацию, что фиксируется отдельным приказом, в котором должны быть указаны:

• состав функций СЭД или ее частей, технических и программных средств, принимаемых в промышленную эксплуатацию;

• список должностных лиц и перечень подразделений организации-заказчика, ответственных за работу СЭД;

• порядок и сроки введения новых форм документов (при необходимости);

• порядок и сроки перевода персонала на работу в условиях функционирования СЭД.

После окончания работ по вводу СЭД в промышленную эксплуатацию необходимо внести изменения в ЛНПА (должностные инструкции, положения, регламентирующие работу с документами, и т.д.). В инструкции должны быть учтены нововведения, связанные с использованием СЭД в организации.

Шаг 6. Обучение работе с системой

В организации обучение работников может осуществляться в следующем порядке:

1) проведение ознакомительного курса обучения для всех пользователей системы. На данном курсе пользователи знакомятся с основными функциями и возможностями СЭД;

2) по результатам ознакомительного обучения пользователи могут разбиваться на группы согласно их функциям и уровню знаний. Обучение в этом случае проводится в каждой группе.

Шаг 7. Утверждение списка пользователей и определение администратора системы

В распорядительном документе, регламентирующем ввод системы в промышленную эксплуатацию, должны быть приведены список пользователей СЭД и график их обучения. График обучения также может оформляться самостоятельным приказом (распоряжением), в котором должен быть регламентирован процесс проведения обучения пользователей в организации.

Пример приказа о вводе системы электронного документооборота в опытную эксплуатацию

Общество с ограниченной ответственностью «Радуга»
(ООО «Радуга»)

ПРИКАЗ

01.10.2014 № 121

г.Минск

О вводе системы электронного документооборота ООО «Радуга» в опытную эксплуатацию

В целях формирования эффективной системы документационного обеспечения, совершенствования системы документооборота и обеспечения единого порядка работы с документами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в опытную эксплуатацию систему электронного документооборота ООО «Радуга» с 01.10.2014 сроком на 6 месяцев.

2. В качестве пилотных объектов для проведения опытной эксплуатации системы электронного документооборота ООО «Радуга» определить канцелярию, бухгалтерию и юридический отдел.

3. Начальнику отдела информационных технологий П.К.Казану:

3.1. Обеспечить работоспособность оборудования и программного обеспечения на рабочих местах работников.

3.2. Обеспечить техническую и консультационную помощь работникам по вопросам эксплуатации системы электронного документооборота.

4. Начальнику отдела кадров Д.Е.Калиновской обеспечить обучение работников, участвующих в опытной эксплуатации системы электронного документооборота, до 10.10.2014.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Д.К.Мартыненко.

Пример приказа о вводе системы электронного документооборота в промышленную эксплуатацию

Общество с ограниченной ответственностью «Радуга»
(ООО «Радуга»)

ПРИКАЗ

02.10.2014 № 123

г.Минск

О вводе системы электронного документооборота ООО «Радуга» в промышленную эксплуатацию

В целях формирования эффективной системы документационного обеспечения, совершенствования системы документооборота и создания единого порядка работы с документами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в эксплуатацию систему электронного документооборота ООО «Радуга» с 01.10.2014.

2. Утвердить прилагаемый план внедрения системы электронного документооборота ООО «Радуга».

3. Всем структурным подразделениям и работникам ООО «Радуга» использовать систему электронного документооборота для работы с документами.

4. Заведующей канцелярией Р.К.Лубневской обеспечить внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству ООО «Радуга», должностные инструкции работникам ООО «Радуга».

Срок исполнения - 24.10.2014.

5. Начальнику отдела информационных технологий П.К.Казану:

5.1. Обеспечить работоспособность оборудования и программного обеспечения на рабочих местах работников.

5.2. Обеспечить техническую и консультационную помощь работникам по вопросам эксплуатации системы электронного документооборота.

6. Начальнику отдела кадров Д.Е.Калиновской подготовить план-график работ по обучению работников ООО «Радуга» работе с системой электронного документооборота до 15.10.2014.

7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Д.К.Мартыненко.

27.10.2014

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года