АЛГОРИТМ ВОИНСКОГО УЧЕТА В КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Шаг 1. Назначение лица, ответственного за организацию и ведение воинского учета

В коммерческих организациях, осуществляющих воинский учет своих работников, определяется должностное лицо, ответственное за ведение воинского учета. При необходимости может создаваться структурное подразделение, основной задачей которого будет ведение воинского учета в организации.

Справочно Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета и бронирования военнообязанных в организации (пример) можно найти здесь.

Обратите внимание! Если в организации отсутствует должностное лицо, на которое надлежащим образом возложены обязанности по воинскому учету, то всю полноту ответственности за организацию и ведение воинского учета несет руководитель организации.

Нормативы численности работников организаций, осуществляющих воинский учет, в зависимости от количества граждан, состоящих на воинском учете в организации:

• от 500 до 2 500 граждан - один работник;

• от 2 500 до 5 000 граждан - два работника;

• от 5 000 до 8 000 граждан - три работника;

• на каждые последующие 3 000 граждан - по одному работнику.

При наличии на воинском учете организации менее 500 граждан работа по воинскому учету и бронированию граждан может возлагаться в установленном законодательством о труде порядке на одного из работников организации (подп.9.3 п.9 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662, далее - Положение).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 8 ноября 2019 г. Положение изложено в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 04.11.2019 № 742. Следует руководствоваться подп.7.3 п.7 новой редакции Положения.

Возложение обязанностей (назначение ответственного за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных) осуществляется с учетом специфики трудовой деятельности и загруженности работника. Как правило, обязанности по военно-учетной работе возлагаются на работника отдела кадров, однако нередки случаи, когда данную работу выполняют работники бухгалтерии, юридической службы, службы охраны и др.

Персональный состав подразделения, созданного для ведения воинского учета, и его задачи или должностные обязанности работника, ответственного за воинский учет, определяются в приказе руководителя организации (части первая и вторая п.117 Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 31.05.2011 № 21, далее - Инструкция).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2020 г. действует постановление Министерства обороны Республики Беларусь от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета».

Справочно Пример приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных и возложении на него соответствующих обязанностей можно найти здесь.

Следует отметить, что Инструкция и Положение определяют порядок воинского учета для военного ведомства. Коммерческим организациям применять их нормы следует с учетом требований трудового законодательства, устоявшихся способов и процедур регулирования трудовых правоотношений. Так, по сложившейся практике задачи структурного подразделения определяются в положении о структурном подразделении, должностные обязанности работников закрепляются в должностных инструкциях.

На практике дополнительные должностные обязанности по военно-учетной работе оформляются следующим образом:

Если в организации работает более 500 работников, подлежащих воинскому учету, то может вводиться должность «инспектор по учету и бронированию военнообязанных», которая предусмотрена выпуском 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159. Квалификационные требования по данной должности - среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

Назначение, перемещение и увольнение работников осуществляются по согласованию с военным комиссаром района, за исключением организаций, имеющих мобилизационные органы (часть третья п.117 Инструкции).

Ксерокопия либо выписка из приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета и бронирования военнообязанных хранится вместе с документами воинского учета.

Обязанности должностных лиц, ответственных за военно-учетную работу, определены частью первой ст.9 Закона Республики Беларусь от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе», п.29 Положения, п.119 Инструкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2018 г. ст.9 вышеназванного Закона изложена в новой редакции на основании Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 126-З. Обязанности должностных лиц, ответственных за военно-учетную работу, остались прежними. С 8 ноября 2019 г. следует руководствоваться п.66 новой редакции Положения.

Обратите внимание! Организации осуществляют воинский учет только своих основных работников, за исключением учреждений образования. Лица, выполняющие работы, оказывающие услуги в организации по гражданско-правовым договорам, совместители, лица, проходящие производственную (преддипломную и т. п.) практику, без заключения трудового договора, воинскому учету в данной организации не подлежат.

В функции должностных лиц, ответственных за воинский учет и бронирование военнообязанных, входят:

• постановка на учет, снятие с учета, ведение картотеки призывников и военнообязанных (военно-учетная работа);

• бронирование военнообязанных;

• оформление и сдача требуемой отчетности;

• своевременное представление требуемой информации в военкоматы;

• обеспечение исполнения гражданами воинской обязанности (оповещение работников о вызовах в военкомат, создание условий для своевременной явки работников, проведение разъяснительной работы).

Шаг 2. Обеспечение нанимателем надлежащих условий для ведения воинского учета

Руководитель организации обеспечивает подразделение (работника) специально оборудованным помещением и железными шкафами, необходимыми для сохранности документов (п.118 Инструкции). Кроме того, наниматель обеспечивает данных работников всеми необходимыми материалами и оборудованием (средствами связи, канцелярскими товарами, при возможности - ПК, принтером и т. п.).

С целью повышения уровня квалификации работников, ответственных за ведение воинского учета и бронирование военнообязанных:

• военными комиссариатами проводятся инструктивно-методические занятия;

• наниматели направляют работников на обучение для освоения программ дополнительного образования взрослых;

• наниматели приобретают нормативно-аналитическую литературу, электронные базы по данному направлению работы.

Шаг 3. Обеспечение лицом, ответственным за воинский учет, наличия перечня необходимой документации, связанной с ведением военно-учетной работы в организации

В каждой организации (с ее образованием и перед началом очередного календарного года) разрабатываются (ведутся):

1) план работы по ведению воинского учета и бронирования военнообязанных.

Данный план согласовывается с военным комиссаром района, его утверждает руководитель организации (п.121 Инструкции).

План составляется с учетом специфики деятельности организации.

Справочно Пример плана работы по ведению воинского учета и бронирования военнообязанных можно найти здесь.

В плане по мере исполнения ответственным лицом делаются отметки о выполнении мероприятий;

2) картотека личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в организации.

В организациях ведется персонально-первичный воинский учет граждан по личным карточкам (часть первая п.122 Инструкции).

Обратите внимание! Несмотря на относительное внешнее сходство документов, не стоит путать форму личной карточки граждан, состоящих на воинском учете, утвержденную Министерством обороны Республики Беларусь (форма 2, приведенная в приложении 2 к Инструкции), и личную карточку работника, являющуюся документом первичного кадрового учета, форму которой утверждает наниматель самостоятельно. На практике некоторые организации разрабатывают и утверждают единую форму карточки, которую используют как для целей воинского учета, так и для целей общего кадрового учета.

По решению руководителя организации бланки документов воинского учета, в том числе личной карточки, могут изготавливаться с дополнительными реквизитами, в отдельные их части могут вноситься изменения (исключаются ненужные, вводятся дополнительные графы, пункты и др.). Размер личной карточки может увеличиваться. При изменении размера важное значение имеет сохранение реквизитов, содержащих исчерпывающие сведения для целей воинского учета (п.142 Инструкции).

Справочно Пример заполнения личной карточки (для ведения воинского учета) можно найти здесь.

Во всех графах личной карточки делаются четкие и полные записи на основании паспорта, военного билета, документа об образовании и других документов, необходимых для ее заполнения. Все изменения в данных о военнообязанном (образование, семейное положение, перемена места жительства и др.) регулярно отражаются в личной карточке. После заполнения всех граф личной карточки лицо, ответственное за воинский учет, подписывает ее и проставляет дату заполнения.

Личные карточки на принятых на работу граждан, состоящих на воинском учете, помещаются в соответствующие разделы картотеки:

• раздел I - личные карточки на офицеров запаса;

• раздел II - личные карточки на прапорщиков (мичманов), сержантов (старшин) и солдат (матросов) (далее - прапорщики, сержанты и солдаты) запаса;

• раздел III - личные карточки на призывников.

Личные карточки на военнообязанных запаса женского пола размещаются в конце каждого раздела по алфавиту.

Картотека личных карточек граждан, поставленных на воинский учет, формируется по алфавиту от буквы «А» до буквы «Я». Картотеку удобно размещать по разделам в папках-регистраторах (специальных коробках с просматриваемым верхом личной карточки), разделив карточки плотными либо цветными листами бумаги с указанием алфавитной буквы.

В больших организациях картотека может формироваться по структурным подразделениям (цехам, производствам) с разбивкой по указанным выше разделам.

В личных карточках граждан, достигших предельного возраста состояния в запасе, или граждан, признанных негодными к военной службе по состоянию здоровья с исключением с воинского учета, делается запись: «Исключен с воинского учета по возрасту» или «Исключен с воинского учета по состоянию здоровья».

Отметка об исключении с воинского учета проставляется на основании записи, которую сделал работник военного комиссариата в разделе «Отметки об освобождении от воинской обязанности» военного билета гражданина. Личные карточки на указанных граждан изымаются из картотеки военнообязанных.

При увольнении с работы граждан, состоящих на воинском учете, их личные карточки из картотеки изымаются и хранятся в архиве организации до истечения срока их хранения.

Личные карточки на военнообязанных и другие документы воинского учета должны храниться в опечатываемых хранилищах (железных шкафах), к которым имеют доступ только руководитель организации и назначенный работник;

3) приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета по форме 18 согласно приложению 2 к Инструкции;

4) расписки в приеме документов воинского учета по форме 22 согласно приложению 2 к Инструкции.

Справочно Пример расписки в приеме документов воинского учета можно найти здесь.

Формат расписки 145х210 мм. Расписка выдается в военно-учетном органе, в который сдан документ воинского учета офицера, прапорщика, сержанта или солдата запаса;

5) журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных по форме 24 согласно приложению 2 к Инструкции.

Данный журнал ведется организацией независимо от формы собственности. Журнал может быть как изготовлен типографским способом, так и написан от руки; листы журнала нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью должностного лица с проставлением печати организации. В журнале отражаются результаты проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, состоящих на воинском учете;

6) справочная информация по воинскому учету и бронированию военнообязанных.

В организации могут оформляться:

• информационные стенды по воинскому учету и бронированию военнообязанных;

• информационные уголки по воинскому учету и бронированию военнообязанных с необходимой документацией и местом для ознакомления с актуальной информацией;

• информационные папки по воинскому учету и бронированию военнообязанных с необходимой документацией.

Справочная информация, как правило, находится в местах для всеобщего доступа;

7) служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета.

Служебное делопроизводство по ведению воинского учета в организации может одновременно отражаться:

• в номенклатуре дел организации;

• в номенклатуре дел структурного подразделения, ведущего военно-учетную работу.

При наличии в делопроизводственном году значительного объема документации и при необходимости в отдельные дела может формироваться документация по тематике, например: переписка по вопросам военного учета и бронирования военнослужащих, отчеты и сведения, нормативно-методические материалы, планы работ и материалы по их выполнению, копии (выписки из) приказов, акты приема-передачи и т. п.

Нормативные документы, хранящиеся в папке, заменяются при принятии новой редакции;

8) другие документы по ведению воинского учета.

С целью облегчения и упорядочения военно-учетной работы в организации документальный учет может быть дополнен электронным. Разрабатываются отдельные специальные программы либо дополняется существующий электронный кадровый учет разделом «Воинский учет». Автоматизация позволяет оперативно формировать и выводить на печать личные карточки на граждан, состоящих на воинском учете, отчеты, сведения по заданным параметрам, списки военнообязанных и призывников; своевременно отслеживать изменения в учетных данных, формировать списки военнообязанных, подлежащих снятию с учета в текущем периоде, и т. п.

Шаг 4. Обеспечение хранения документов по воинскому учету в организации

Обратите внимание! Документы по воинскому учету должны храниться в специально оборудованном месте, которое исключает свободный доступ посторонних лиц.

Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), определены сроки хранения документации по воинскому учету:

Обратите внимание! Сроки хранения личных карточек граждан, состоящих на воинском учете, и личных карточек работников различны и хранятся в разных делах.

Шаг 5. Контроль за ведением воинского учета в организации

Справочно С ответственностью должностных лиц за ведение воинского учета можно ознакомиться здесь.

Контроль за ведением воинского учета осуществляется с целью обеспечения полноты и достоверности данного учета.

Контроль за ведением воинского учета в организациях бывает:

• внешним (проверка военным комиссариатом, местными исполнительными и распорядительными органами (далее - МИРО));

• внутренним (проверка должностными лицами самой организации или вышестоящей организации).

Контроль за ведением воинского учета в организациях осуществляют военные комиссариаты совместно с местными исполнительными и распорядительными органами (п.30 Положения).

При проверке состояния воинского учета устанавливаются:

• наличие предусмотренных в Инструкции документов воинского учета, правильность их оформления и ведения;

• правильность построения учетной картотеки военнообязанных и формирования картотек;

• полнота и достоверность записей в документах воинского учета;

• правильность составления и своевременность представления сведений воинского учета и установленной отчетности, соответствие отчетных показателей данным воинского учета;

• правильность учета, хранения документов воинского учета и сдачи их в архив;

• наличие и правильность учета бланков строгой отчетности, а также порядок их использования и хранения;

• знание и выполнение должностными лицами (в части, их касающейся) требований, изложенных в Инструкции, а также актов законодательства, в которых регламентируется организация воинского учета (п.138 Инструкции).

При проверке военкоматом также учитывается выполнение оценочных показателей ведения воинского учета военнообязанных в организации.

Примерный перечень вопросов воинского учета в организации, проверяемых военкоматом

1. Согласование с военным комиссаром назначения, перемещения и увольнения работника, осуществляющего ведение воинского учета военнообязанных.

2. Выделение для работников, осуществляющих ведение военнообязанных, специально оборудованных помещений и железных шкафов, необходимых для сохранности документов воинского учета.

3. Обеспечение работников, осуществляющих ведение воинского учета военнообязанных, средствами вычислительной техники и связи.

4. Организация контроля за работой работника, осуществляющего ведение воинского учета военнообязанных, со стороны руководителя организации.

5. При приеме военнообязанных на работу проверка работником, осуществляющим ведение воинского учета военнообязанных, наличия военных билетов, соответствие сделанных в них записей паспортным данным, а также наличие фотографических карточек и их идентичность владельцам военных билетов.

6. Направление граждан, подлежащих приему на воинский учет, в соответствующий орган, в котором ведется воинский учет, по месту жительства.

7. Проведение ежегодной сверки личных карточек военнообязанных с записями в военных билетах, представление данных карточек по требованию для сверки с учетными данными военного комиссариата.

8. Внесение изменений, касающихся семейного положения, состава семьи, образования, должности и места жительства граждан, еженедельное письменное сообщение о них в военный комиссариат.

9. Направление в недельный срок в МИРО, военный комиссариат, иные организации, в которых ведется воинский учет, необходимых для занесения в документы воинского учета сведений о гражданах, принимаемых на воинский учет, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете.

10. Организация оповещения граждан о вызовах в военный комиссариат.

11. Обеспечение гражданам возможности своевременной явки по вызовам (повесткам) в военный комиссариат.

12. Оповещение военного комиссариата в недельный срок обо всех военнообязанных, принятых на работу или уволенных с нее.

13. Представление по запросам военного комиссара сведений о численности работников организации, в том числе забронированных за организацией на период мобилизации и военного времени.

14. Порядок хранения личных карточек на военнообязанных и других документов воинского учета.

15. Осуществление руководителем организации дополнительных выплат работникам, исполняющим обязанности ведения воинского учета военнообязанных по совместительству.

Примерный перечень документации, проверяемой военкоматом

1. Приказ руководителя об организации ведения воинского учета военнообязанных.

2. Функциональные обязанности работника, ответственного за ведение воинского учета военнообязанных (либо иной документ, утвержденный в организации).

3. Акт/приказ (при временном убытии работника) на передачу документов, необходимых для ведения воинского учета военнообязанных, в том числе личных карточек.

4. План работы по ведению воинского учета военнообязанных на текущий год: полнота и правильность составления, согласование с военным комиссаром, утверждение руководителем, наличие отметок о выполнении указанных в нем мероприятий.

5. Справочная информация по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, информационные стенды.

6. Служебное делопроизводство (отдельное дело) по вопросам ведения воинского учета военнообязанных в организации.

7. Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных по форме 24 (приложение 2 к Инструкции).

8. Расписка в приеме документов воинского учета по форме 22 (приложение 2 к Инструкции): наличие и ведение.

9. Картотека личных карточек на граждан, состоящих на воинском учете в организации: порядок построения.

10. Личные карточки военнообязанных: порядок ведения, наличие расхождений имеющихся в них сведений с фактическими данными граждан, с документами воинского учета военного комиссариата.

11. Иная документация по ведению воинского учета в организации.

Каждая проверка состояния воинского учета включает в себя сверку личных карточек военнообязанных организации с карточками первичного учета МИРО и учетными данными военного комиссариата. В ходе сверки уточняются данные, содержащиеся в разделе «Сведения о воинском учете», а также фамилии, собственные имена и отчества, даты и места рождения, образование, должности (профессии), семейное положение и состав семьи, адреса мест жительства военнообязанных. До начала сверки указанные данные уточняются по документам воинского учета организации и посредством личного общения с работниками организации. Отметка о проведении сверки в личной карточке делается простым карандашом с указанием даты сверки и заверяется подписью должностного лица (работника) организации, ответственного за воинский учет.

По завершении проверки должностное лицо военного комиссариата (МИРО) делает запись в журнале учета проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных.

Справочно Для более детального изучения темы см.: • пособие «Порядок ведения воинского учета в организации»; • пособие-навигатор «Воинский учет в организации: постановка, ведение, ответственность».

23.09.2016

Ольга Гасюкевич, юрист