Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
АРХИВ: ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ ПО СОЗДАНИЮ И ОРГАНИЗАЦИИ ЕГО РАБОТЫ
Архив организации - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (абзац 2 ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Законом с изменениями, внесенными Законом от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь. |
 |
Обратите внимание! Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20). |
| Основные признаки | Содержание | Норма | Аналитические материалы |
| Формы создания архива | 1. Часть структурного подразделения (при незначительном объеме архивных документов). 2. Структурное подразделение. 3. Объединенный архив (осуществляет прием документов нескольких организаций). Обратите внимание! Архив организации, созданный в форме части структурного подразделения, может являться подразделением в составе службы документационного обеспечения управления или другого структурного подразделения.Объединенный архив может быть структурным подразделением организации или самостоятельным учреждением |
Статья 2 Закона | Организация работы по созданию архива в учреждении образования |
| Этапы создания архива |
Справочно Архив государственного органа, иной организации создается по решению руководителя этих государственного органа, иной организации.1. Назначение лица, ответственного за архив. Разработка должностной инструкции такому работнику. Обратите внимание! При смене лица, ответственного за архив, следует составить акт приема-передачи дел |
Часть восьмая ст.13 Закона | Акт приема-передачи дел при смене лица, ответственного за архив (пример). Акт приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде при смене руководителя организации, руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации). От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться вышеназванной формой акта в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116 |
| 2. Разработка положения об архиве. При разработке данного локального правового акта следует руководствоваться нормами главы 2 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила № 143). От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами № 143 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118 |
Глава 2 Правил № 143 | ||
| 3. Определение штатной численности архива. 1. Межотраслевые нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 № 45 (далее - Межотраслевые нормативы № 45), которые рекомендуются для применения в организациях различных форм собственности. 2. Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах, - для определения потенциальных трудозатрат в государственных архивных учреждениях при планировании, организации, учете работ, осуществлении контроля за их выполнением, составлении отчетности |
1. Пункт 1.1 Межотраслевых нормативов № 45. 2. Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь, утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 04.05.2019 № 19 |
||
| 4. Обеспечение помещением архива. В зависимости от объема и состава хранящихся дел архиву организации предоставляются отдельные здания или помещения, специально построенные или приспособленные для хранения документов. Хранение документов в электронном виде в архиве организации осуществляется в специально выделенных помещениях, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на съемных носителях, либо в специализированном центре обработки данных, в том числе действующем на основе технологий облачных вычислений |
1. Часть первая п.272 Правил № 143. 2. Пункт 46 Правил № 20. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами № 20 с изменениями, внесенными постановлением № 116. Комментарий см. здесь |
Обеспечение сохранности документов архива организации | |
| 5. Разработка плана работы архива. План состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей. План подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации |
Пункт 12 Правил № 143 | ||
| 6. Передача дел в архив по графику приема дел в архив. График приема дел в архив организации включает наименования организаций, являющихся источниками комплектования архива, и (или) структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации. График приема электронных дел в архив организации составляется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) и утверждается руководителем организации |
1. Пункт 13 Правил № 143. 2. Часть шестая п.13 Правил № 20 |
График приема электронных дел в архив | |
| Основные учетные документы архива | 1. Книга учета поступления и выбытия документов. 2. Список фондов 3. Сводные описи дел. 4. Описи дел структурных подразделений. 5. Реестр описей. 6. Номенклатура дел организации. 7. Лист-заверитель дела (в делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу). 8. Внутренняя опись документов дела для учета документов в делах постоянного хранения и по личному составу в случаях. 9. Лист фонда. 10. Карточка архивного фонда. 11. Паспорт архивохранилища. 12. Паспорт архива организации. 13. Опись особо ценных дел. 14. Опись микрофотокопий страхового фонда. 15. Книга учета поступлений микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования. Обратите внимание! Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива организации |
Пункты 211, 212 Правил № 143 | Учет документов в архиве организации. Заполнение книги учета поступления и выбытия документов |
| Вспомогательные учетные документы архива | 1. Карточки и книги учета движения фондов, описей, дел. 2. Книга учета дел по личному составу. 3. Книга учета документов, переданных в другие архивы 4. Книга учета дел, выделенных к уничтожению и др. 5. Книга учета дел, выделенных к уничтожению. Обратите внимание! Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно |
Пункты 211, 213 Правил № 143 | |
| Сохранность документов архива организации | Обеспечение сохранности документов - это комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов | Пункт 269 Правил № 143 | Учет документов в архиве организации. Обеспечение сохранности документов архива организации |
| Использование документов архива | Доступ к документам, находящимся на хранении в архиве организации, и порядок пользования ими определяются руководителем организации в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь | Пункт 335 Правил № 143 | Документальное оформление выдачи дел из архива |
| Административная ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства | 1. Незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу. Штраф до 20 БВ | Статья 22.10 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП). От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. административная ответственность за вышеуказанные правонарушения не предусмотрена КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Комментарии см. здесь |
|
| 2. Выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством. Предупреждение или штраф до 20 БВ | Статья 22.11 КоАП. От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. административная ответственность за вышеуказанные правонарушения не предусмотрена КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Комментарии см. здесь | ||
| 3. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений. Штраф от 10 до 30 БВ | Статья 23.37 КоАП. От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. следует руководствоваться ст.24.25 КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Комментарии см. здесь |
30.07.2019
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»