Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Чек-лист основной документации по государственным закупкам

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

22.07.2025

Государственная закупка - приобретение товаров (работ, услуг) полностью или частично за счет бюджетных средств и (или) средств государственных внебюджетных фондов получателями таких средств, а также отношения, связанные с исполнением договора государственной закупки, в том числе договора жизненного цикла в случае его заключения (абз.2 ст.1 Закона от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)»).

Приведем перечень основной документации по государственным закупкам, которая должна быть у заказчика.

Необходимые документы:

✔ Организационно-распорядительный документ о создании комиссии по государственным закупкам.

Локальный правовой акт заказчика, которым утверждается состав комиссии, определяются ее задачи, предоставляются полномочия для выполнения этих задач.

Может быть в форме приказа, распоряжения или иной организационно-распорядительного документа заказчика (руководителя или иного уполномоченного им лица).

Формы документов • Приказ о создании постоянно действующей комиссии по государственным закупкам. • Приказ о создании комиссии по государственным закупкам. • Приказ о формировании временной комиссии по государственным закупкам.

✔ Регламент работы комиссии по государственным закупкам.

Регламент:

- обязательный ЛПА;

- утверждается руководителем (уполномоченным им должностным лицом) заказчика;

- определяет порядок подготовки и проведения заседаний комиссии с учетом Положения о комиссии по государственным закупкам, утв. постановлением МАРТ от 21.01.2019 № 7.

Формы документов • Регламент работы комиссии по государственным закупкам в учреждении здравоохранения (пример). • Регламент работы комиссии по государственным закупкам (с 1 июля 2019 года) (с комментарием).

✔ Положение о порядке организации и поведения государственных закупок (на усмотрение заказчика).

Положение:

- не является обязательным;

- рекомендовано для надлежащей организации процесса осуществления государственных закупок, позволяет зафиксировать возможное распределение полномочий между руководителем заказчика, его должностными лицами, структурными подразделениями.

Формы документов • Положение о порядке организации и проведения государственных закупок (с 1 июля 2019 года) (с комментарием).

✔ Годовой план государственных закупок.

Форма установлена постановлением МАРТ от 28.01.2019 № 10.

Годовой план:

- обязательный документ;

- является основанием для проведения процедуры государственной закупки (исключение - случаи применения ч.3 п.1 ст.19 Закона № 419-З и установленные п.5 приложения к Закону № 419-З);

- формируется ежегодно;

- подлежит размещению на ЭТП, за исключением сведений, составляющих государственные секреты или относящихся к служебной информации ограниченного распространения (ч.5 п.1, п.2 ст.19 Закона № 419-З).

Формы документов • Приказ об утверждении годового плана государственных закупок. • Приказ о внесении изменений в годовой план государственных закупок в связи с отсутствием финансирования (пример). • Докладная записка о внесении изменений в годовой план государственных закупок в связи с недостаточным финансированием (пример).

✔ Порядок формирования, включая утверждение, и ведения годового плана государственных закупок.

Обязательный документ. Планирование государственных закупок осуществляется путем формирования, включая утверждение, и ведения годового плана государственных закупок в порядке, установленном заказчиком с учетом требований Закона № 419-З (п.1 ст.19 Закона № 419-З).

Формы документов • Порядок формирования, утверждения и ведения годового плана, внесения изменений и (или) дополнений в него в учреждении здравоохранения (пример).

✔ Документы процедуры государственной закупки (в том числе, при необходимости, техническое задание).

Примерные формы документов по процедурам государственных закупок установлены постановлением МАРТ от 26.08.2020 № 56.

Справочно По разъяснению МАРТ, при осуществлении процедур государственных закупок, в том числе в части разработки документов, предоставляемых для подготовки предложений, следует руководствоваться требованиями Закона № 419-З. Возможно использовать примерные формы таких документов, установленные постановлением № 56, в части, не противоречащей Закону № 419-З.

Формы документов • Документы по процедурам государственных закупок: каталог форм.

✔ Протоколы комиссии.

Формы документов Примерные формы протоколов, установленные постановлением № 56: • Протокол заседания комиссии по вопросу открытия, рассмотрения предложений, поступивших на открытый (закрытый) конкурс. • Протокол заседания комиссии по вопросу оценки и сравнения предложений, выбора участника-победителя или признания открытого (закрытого) конкурса. • Протокол заседания комиссии по вопросу открытия, рассмотрения предложений, поступивших на электронный аукцион. • Протокол заседания комиссии по вопросу выбора участника-победителя или признания электронного аукциона несостоявшимся. • Протокол заседания комиссии по вопросу оценки и сравнения предложений, выбора участника-победителя или признания процедуры запроса ценовых предложений несостоявшейся. • Фрагмент протокола заседания комиссии по государственным закупкам (с указанием особого мнения) (пример).

✔ Договор.

✔ Справка о проведении процедуры закупки из одного источника.

Примерная форма справки о проведении процедуры закупки из одного источника установлена в приложении 14 к постановлению № 56.

Справка должна содержать сведения, указанные в ч.1 п.4 ст.49 Закона № 419-З и подп.1.4 п.1 постановления МАРТ от 12.04.2019 № 30 «О проведении процедуры закупки из одного источника».

✔ Дело по процедурам государственных закупок.

В дело включают:

- документы (сведения), послужившие основанием для определения предельной стоимости предмета государственной закупки;

- документы, предоставляемые для подготовки предложения;

- протоколы заседаний комиссии;

- протоколы оператора электронной торговой площадки;

- предложения участников;

- договор или его копия;

- справку о проведении процедуры закупки из одного источника;

- результаты изучения конъюнктуры рынка в случае его проведения.

Заказчик формирует дело в виде электронных и (или) иных документов.

Срок хранения дела - в течение 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры закупки несостоявшейся или ее отмены (ст.28 Закона № 419-З).

✔ Соглашение о совместных закупках (при необходимости).

Письменное соглашение, определяющее права, обязанности и ответственность заказчиков (два и более), которые совместно проводят процедуры государственных закупок однородных товаров (работ, услуг).

Формы документов • Соглашение о совместных закупках (пример).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Государственные закупки товаров (работ, услуг).