Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Что следует учитывать при издании, регистрации, формировании в дела и какие сроки хранения приказов об оказании материальной помощи работнику организации, бывшему работнику организации, близкому родственнику работника организации, что предусмотрено коллективным договором, а также человеку, который никогда не являлся работником организации?

Относятся ли приказы по оказанию материальной помощи родственникам работника к приказам по административно-хозяйственным вопросам?

Присваивается ли такому приказу литера?

ОТВЕТ: Приказы об оказании материальной помощи работникам, иным лицам относятся к категории приказов по личному составу, регистрационному номеру приказа по личному составу 3-летнего срока хранения присваивается литера «л».

Приказы, издаваемые в организации, подразделяются на 3 вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам (п.98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Состав разновидностей приказов, относимых к категории приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлен. Состав некоторых разновидностей приказов по личному составу определен п.172 Инструкции, п.46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила), а также подп.21.3 и 21.4 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

Приказы об оказании материальной помощи относятся к категории приказов по личному составу (часть четвертая п.46 Правил). При этом Правила, иные нормативные правовые акты не содержат каких-либо частных норм в отношении категорий лиц, которым выплачивается материальная помощь. Основание для оказания материальной помощи (коллективный договор, др.) значения также не имеет.

Таким образом, согласно положениям нормативных правовых актов Республики Беларусь приказы об оказании материальной помощи работникам, иным лицам должны быть отнесены к категории приказов по личному составу.

Для приказов об оказании материальной помощи срок хранения - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (подп.21.4 п.21 Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться подп.21.4 п.21 Перечня в редакции постановления Минюста РБ от 06.03.2018 № 56.

В случае если приказы об оказании материальной помощи в будущем могут быть использованы при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), для них по решению экспертной комиссии организации должен быть установлен срок хранения 75 лет.

Требования к регистрации приказов, в т.ч. по личному составу, установлены подп.142.1-142.4 п.142 Инструкции. Приказы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Распорядительные документы, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно. При этом к регистрационному номеру приказа по личному составу 75-летнего срока хранения добавляется литера «к», а к регистрационному номеру приказа по личному составу 3-летнего срока хранения - литера «л». Следовательно, если для приказов об оказании материальной помощи устанавливается срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, то их регистрационные индексы должны включать порядковый регистрационный номер, присвоенный документу в пределах делопроизводственного года, дополненный буквой «л».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 января 2016 г. подп.142.2 п.142 Инструкции на основании постановления Минюста РБ от 30.12.2015 № 225 изложен в новой редакции.

Обратите внимание! Регистрационные индексы приказов по административно-хозяйственным вопросам также должны включать идентифицирующее разновидность этой категории документов буквенное или иное условное обозначение, добавляемое к порядковому регистрационному номеру (часть третья подп.142.4 п.142 Инструкции). Состав этого обозначения определяется организацией самостоятельно, например, это могут быть литеры «ах», «ахд» и т.п.

Приказы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения (п.172 Инструкции и п.46 Правил). Следовательно, приказы об оказании материальной помощи, для которых установлен срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, должны быть подшиты в дело с другими приказами по личному составу, для которых также установлен срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

12.09.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела