Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: ДОКУМЕНТЫ НА ИНОСТРАННОМ ЯЗЫКЕ

К оформлению и содержанию документов, образующихся в процессе внешнеэкономической деятельности, предъявляются определенные унифицированные требования, закрепленные в международных правовых актах. А вот организацию работы с такими документами организация осуществляет самостоятельно - с учетом требований нормативных правовых актов Республики Беларусь.

Терминология

В международной практике используемым в законодательстве Республики Беларусь понятиям «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (далее - ДОУ) соответствует термин «управление документами».

Справочно Под управлением документами понимают область управления, включающую совокупность действий по созданию, получению, включению в систему, использованию, хранению и уничтожению документов в организации, а также контроль за этими действиями, в целях доказательства осуществления деловой деятельности.

Понятие «делопроизводство» традиционно используется для обозначения деятельности, поддерживающей принятие управленческих решений или в целом обеспечивающей документальное сопровождение управленческой деятельности в организации.

Как видно из вышесказанного, существенных различий между этими понятиями нет. Понятия «ДОУ» («делопроизводство») и «управление документами» подразумевают определенную сферу деятельности, в рамках которой обеспечиваются надлежащее создание документов и организация работы с ними (использование, хранение, уничтожение).

Нормативное регулирование

Порядок и правила работы с документами на иностранном языке должны устанавливаться в локальных нормативных правовых актах. Это может быть глава в инструкции по делопроизводству, отдельная инструкция по работе с такими документами.

Справочно Для более детального изучения см. пособие-навигатор «Инструкция по делопроизводству в организации».

В качестве приложения к локальным нормативным правовым актам может быть разработан перечень документов на иностранном языке, подлежащих переводу и нотариально заверенному переводу. Также в них могут быть определены категории или конкретные работники, ответственные за работу с такими документами.

Обратите внимание! Тексты протоколов заседаний коллективных органов управления совместных организаций изначально могут составляться на двух языках.

Документирование информации

Информационный обмен с зарубежными организациями осуществляется, как правило, с помощью писем, поэтому в организации может быть разработан бланк для письма на двух языках, один из которых будет языком получателя. При этом нужно отметить, что Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), не ограничивает количество языков, на которых может изготавливаться бланк, однако на практике при изготовлении бланка возможность использования более двух языков ограничена областями размещения реквизитов бланка.

В то же время требования международных стандартов не совпадают с требованиями, закрепленными в Инструкции по делопроизводству и государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В соответствии с международными стандартами ISO 3535:1997 «Forms design shit and layout chart» и ISO 8439:1990 «Forms design. Basic layout» часть реквизитов бланка допускается размещать на нижнем поле. Так, в п.6.1 ISO 8439:1990 установлено, что в поле сведений о составителе (issuer field) указываются название (имя), логотип, отдел, а в дополнительных полях в нижней части бланка - подробные сведения о составителе: почтовый адрес, номера телефона, телекса и факса и т. д.

Однако установленные форматы листов бумаги совпадают - А4 и А5 (п.24 Инструкции по делопроизводству и п.4 вышеуказанного ISO 8439:1990), что облегчает дальнейшее формирование документов в дела.

Поступающие в организацию документы подлежат регистрации. Это позволяет подтвердить факт их получения, что, в свою очередь, накладывает на организацию или должностное лицо определенные обязательства по выполнению каких-либо действий или принятию решений в процессе своей деятельности. Документы могут создаваться и поступать в организацию на различных носителях: бумажных или электронных. Документы также могут поступать посредством электронной почты и других программных или технических средств. Учитывая высокую скорость пересылки информации и низкие затраты на ее создание и пересылку по электронной почте, при контактах с зарубежными партнерами такой способ обмена информацией является преимущественным.

Справочно Делопроизводственные аспекты использования электронной почты в деятельности организации рассмотрены в Методических рекомендациях по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.01.2010 № 3.

Затем такие документы подлежат всем делопроизводственным процедурам, как и остальные документы: рассмотрение, исполнение, формирование в дело и уничтожение или передача на постоянное хранение.

Заголовки дел указываются на государственном языке, несмотря на то, что документы, включаемые в них, могут быть составлены на иностранном.

Пример «Документы о проведении валютных операций (аккредитивы, гарантии и другое)».

Хранение документов

Порядок оперативного хранения документов организаций закреплен в главе 17 Инструкции по делопроизводству, а их хранения в архивах организаций - в Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Сроки хранения документов организаций определяются с учетом норм Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон).

Так, государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов (ст.4 Закона).

Основным нормативным правовым актом, принятым в развитие Закона, в соответствии с которым определяются сроки хранения документов организаций, является Перечень типовых документов, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень). Сроки хранения документов, закрепленные в Перечне, обязательны к соблюдению всеми государственными органами и иными организациями Республики Беларусь, а также индивидуальными предпринимателями. При этом сроки хранения должны устанавливаться в отношении документов независимо от видов их носителей (бумажных, электронных и др.) и языка документа.

Пример «Выписки из лицевых счетов по учету валютных операций» - 5 лет (п.355 Перечня), «Импортные и экспортные аккредитивы и инкассо» - 10 лет (п.312 Перечня) и др.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. срок хранения документов по импортным и экспортным аккредитивам и инкассо составляет 5 лет (п.312 Перечня в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56).

Уменьшение сроков хранения, закрепленных в актах законодательства, не допускается.

В случае если срок хранения документов в законодательстве не закреплен, решение о его установлении полномочна принимать экспертная комиссия организации в определенном порядке.

Если возникает необходимость хранения документов дольше, чем установлено, то увеличение сроков хранения допускается по решению экспертной комиссии организации, закрепляемому в протоколе ее заседания, подлежащем утверждению руководителем организации (п.176 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Подробнее см. в подборке «Хранение документов в организации».

11.09.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела