Делопроизводство по административным процедурам

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

17.08.2021

Часто организации не могут определить, что такое административная процедура, необходимо ли при этом принимать и регистрировать заявления, кто является ответственным лицом по делопроизводству с такими документами. Навигатор поможет разобраться в этих вопросах.

Основной признак	Содержание			Норма	Аналитические материалы по теме
1. Основные понятия	Административная процедура - действия уполномоченного органа, совершаемые на основании заявления заинтересованного лица, по установлению (предоставлению, удостоверению, подтверждению, регистрации, обеспечению), изменению, приостановлению, сохранению, переходу или прекращению прав и (или) обязанностей, в том числе заканчивающиеся выдачей справки или другого документа (его принятием, согласованием, утверждением), либо регистрацией или учетом заинтересованного лица, его имущества, либо предоставлением денежных средств, иного имущества и (или) услуг за счет средств республиканского или местных бюджетов, государственных внебюджетных фондов, из имущества, находящегося в республиканской или коммунальной собственности. Заявление заинтересованного лица - обращение заинтересованного лица в письменной, устной либо электронной форме в уполномоченный орган за осуществлением административной процедуры. Административная жалоба - жалоба на принятое административное решение, подаваемая в административном (внесудебном) порядке. Административное решение - решение уполномоченного органа, принимаемое при рассмотрении заявления			Пункты 1, 4-6 ст.1 Закона от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур». От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. п.1 ст.1 Закона № 433-З изложен в новой редакции Законом от 07.12.2023 № 314-З
2. Сроки осуществления административных процедур	1. Типовые сроки осуществления административной процедуры - не более 15 дней, а в случае направления уполномоченным органом запроса в другие госорганы, иные организации - 1 месяц, если иной срок не предусмотрен законодательными актами, постановлениями Совмина. 2. Перечень административных процедур, осуществляемых госорганами и иными организациями по заявлениям граждан, утв. Указом от 26.04.2010 № 200			Часть 2 п.2 ст.12 Закона № 433-З; Указ № 200	Справочник «Админпроцедуры для субъектов хозяйствования»
3. Как ведется делопроизводство	Централизованно (передаются для обязательной регистрации уполномоченному должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства) и (или) децентрализованно (регистрируются в день их поступления непосредственно в структурных подразделениях), отдельно от других видов делопроизводства			Пункт 4 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 07.05.2009 № 39. От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. Инструкция № 39 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.05.2024 № 31
4. Кто осуществляет делопроизводство	Уполномоченные должностные лица			Пункт 5 Инструкции № 39	1. Приказ о возложении обязанностей по ведению делопроизводства по административным процедурам (пример). 2. Приказ об установлении уполномоченных должностных лиц на осуществление административных процедур и ведение делопроизводства по ним (пример)
5. Формы регистрации документов	С использованием одной из регистрационно-контрольных форм: - автоматизированной (электронной); - карточной (в регистрационно-контрольных карточках); - журнальной. В регистрационно-контрольные формы могут включаться реквизиты, необходимые для обеспечения учета, контроля и поиска документов и (или) сведений при осуществлении административной процедуры и принятии административного решения, и исключаться реквизиты, сведения для заполнения которых отсутствуют в связи со спецификой осуществляемых административных процедур			Пункт 6 Инструкции № 39	1. Порядок заполнения реквизитов регистрационно-контрольной формы при осуществлении административных процедур. 2. Регистрационно-контрольная форма заявления заинтересованного лица. 3. Состав реквизитов регистрационно-контрольной формы регистрации административных жалоб
6. Порядок регистрации	Заявление	Административная жалоба	Административное решение	Пункты 7, 8 Инструкции № 39, Инструкция № 4	1. Регистрация заявлений заинтересованных лиц об осуществлении административных процедур. 2. Регистрация и индексация административных решений и жалоб при осуществлении административных процедур. 3. Индексация заявлений заинтересованных лиц об осуществлении административных процедур
	Регистрируются в день подачи в установленном порядке		Регистрируется на основании подп.141.5 п.141 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, в тех же регистрационно-контрольных формах (регистрационно-контрольные карточки, журнал), в которых были первоначально учтены заявления. В этом случае информация о принятом административном решении записывается в строки (графы) «Результат принятого административного решения», «Дата и номер принятого административного решения». От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. подп.141.5 п.141 Инструкции № 4 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113: «на исходящем ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату поступившего инициативного документа». Комментарий см. здесь
		регистрируется отдельно от заявления заинтересованного лица в порядке, установленном Инструкцией № 39
	Справочно Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты) (ч.2, 4 п.66 Инструкции № 4)
7. Присвоение регистрационных индексов	Документам, необходимым для осуществления административных процедур, и принятым административным решениям регистрационный индекс присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов. *Пример* В организации установлено, что дело с заявлениями ведется в отделе организационно-правовой и кадровой работы. Соответствующее дело с заголовком «Документы по осуществлению административных процедур (заявления, запросы, копии административных решений и др.)» включено в номенклатуру дел организации под индексом «3-7», где 3 - индекс отдела организационно-правовой и кадровой работы, в котором формируется дело с заявлениями; 7 - порядковый номер дела по номенклатуре дел этого отдела. Следовательно, индекс ответа будет «3-7/АП-17», где 3-7 - индекс дела по номенклатуре дел; АП-17 - регистрационный индекс заявления заинтересованного лица при поступлении в организацию. Повторным заявлениям заинтересованных лиц при их поступлении в течение календарного года присваивается регистрационный индекс первого заявления или очередной индекс. *Пример* Если заявлению, поступившему 15.06.2021, присвоен индекс «Д-АП-30», то при поступлении повторного заявления 15.07.2021 ему также присваивается индекс «Д-АП-30»			Пункты 9, 12 Инструкции № 39
8. Отметка об исполнении	На каждом исполненном заявлении заинтересованного лица после принятия административного решения (за исключением случая отказа в принятии заявления заинтересованного лица) делается отметка об исполнении и направлении его в дело. В случае отказа в принятии заявления в регистрационно-контрольной форме делается отметка о принятии такого решения и направлении его в дело			Пункт 21 Инструкции № 39
9. Формирование в дело	Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В деле могут формироваться заявления, документы и (или) сведения по всем административным процедурам или по каждой из них в зависимости от количества образующихся документов и осуществляемых административных процедур. По заявлениям, документам и (или) сведениям по осуществляемым административным процедурам в отношении граждан и юрлиц также могут формироваться самостоятельные дела. Неисполненные заявления заинтересованных лиц, а также неправильно оформленные документы по их исполнению в дела не подшиваются			Пункты 24, 25 Инструкции № 39	1. Формирование и хранение дел с документами по осуществлению административных процедур. 2. Обложка учетного дела с документами по осуществлению административной процедуры «Принятие решения о постановке на учет (восстановлении на учете) граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий (заявления, выписки из административных решений и др.)»
10. Включение дел в номенклатуру дел	Включается в соответствующий раздел номенклатуры дел под самостоятельным индексом. Под самостоятельным индексом в номенклатуру дел включается дело «Документы по рассмотрению административных жалоб заинтересованных лиц на принятое административное решение (административные жалобы, копии решений по административным жалобам и др.)»
11. Срок хранения документов	Определяется в соответствии с: 1) перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. Перечень № 140 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. Срок хранения журнала регистрации документов по осуществлению административных процедур - 3 года; 2) ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения; 3) экспертной комиссией или центральной экспертной комиссией организации. Так, при установлении сроков хранения документов по административным процедурам, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, необходимо руководствоваться требованиями нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства, то есть определять сроки хранения на заседании экспертной комиссии или центральной экспертной комиссии организации			Пункт 23 Инструкции № 39; п.458 Перечня № 140	Формирование и хранение дел с документами по осуществлению административных процедур
12. Анализ	Руководители уполномоченных органов или уполномоченные ими работники регулярно, но не реже 1 раза в квартал, анализируют замечания и предложения заинтересованных лиц, касающиеся осуществления административных процедур, для оптимизации деятельности этих органов и устранения имеющихся в их работе недостатков			Пункт 2 ст.45 Закона № 433-З	Новые Методические рекомендации по ведению делопроизводства по административным процедурам. Комментарий к Методическим рекомендациям по ведению делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденным Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 23.05.2018 № 20
13. Уничтожение документов	По истечении установленных сроков хранения документы подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом госуправления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Уничтожение документов и дел, включенных в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, производится за те годы, за которые в организации подготовлены сводные описи дел (годовые разделы сводной описи дел) постоянного хранения и по личному составу, утвержденные и согласованные в установленном порядке			Пункт 26 Инструкции № 39; гл.13 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.13 Правил № 143 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь	1. Формирование и хранение дел с документами по осуществлению административных процедур. 2. Хранение документов в организации

Дополнительно по теме

• В организации есть канцелярия. Отдел кадров выдает справки о месте работы и занимаемой должности согласно подп.2.2 п.2 Указа от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан». Где регистрировать исходящий номер справки: в канцелярии или в отделе кадров?

• Обязано ли предприятие вести журнал административных процедур? Или достаточно регистрировать справки в общем журнале входящей, исходящей корреспонденции?

• Нужно ли в организации разрабатывать свою инструкцию о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам, используя как типовую Инструкцию о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам, утв. постановлением Минюста от 07.05.2009 № 39?