Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Делопроизводство у индивидуальных предпринимателей
(в вопросах и ответах)

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

04.07.2022

Индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов.

В материале рассмотрено:

Вопрос 1: Какими НПА нужно руководствоваться при организации делопроизводства у индивидуальных предпринимателей?

Ответ: Законом от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Перечнем № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Наряду с госорганами, иными организациями ИП обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению (ч.2 ст.26 Закона № 323-З).

Такие требования устанавливает республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства - Минюст.

Постановлением Минюста установлен Перечень № 140.

Индивидуальные предприниматели устанавливают сроки хранения в соответствии с графой 3 Перечня № 140.

Аналогичная норма, согласно которой ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов, содержится в ч.1 ст.4 Закона № 323-З в редакции от 18.04.2022 № 163-З (вступит в силу 27 октября 2022 г.).

Вопрос 2: Необходимо ли ИП в обязательном порядке регистрировать исходящую и входящую корреспонденцию, если ежегодно переписка составляет несколько писем в год (до 5)?

Ответ: Необходимо.

Исходящие и входящие документы ИП обязаны регистрировать, поскольку:

1) ИП должны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления и обработки документов (ч.2 ст.26 Закона № 323-З);

2) один из реквизитов, придающих документу юридическую силу, - регистрационный индекс документа (п.18 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Вопрос 3: Можно ли проставлять на исходящих и входящих письмах только дату, а в регистрационном номере указывать «б/н» в связи с малочисленностью документов? Какая ответственность предусмотрена за отсутствие регистрационного номера на письмах?

Ответ: Нельзя. Ответственность не предусмотрена.

Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (подп.140.7 п.140 Инструкции по делопроизводству).

У ИП должны быть заведены:

• журнал регистрации входящих документов;

• журнал регистрации исходящих и внутренних документов.

При наличии наемных работников также заводят:

• журнал регистрации приказов по личному составу (срок хранения 75 лет);

• журнал регистрации приказов по личному составу (срок хранения 3 года).

Вопрос 4: Обязательно ли ИП ежегодно составлять и утверждать сводную номенклатуру дел? Какая ответственность предусмотрена для ИП в связи с отсутствием номенклатуры дел?

Ответ: Обязательно. Ответственность не предусмотрена.

Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч.4 п.150 Инструкции по делопроизводству).

Индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность документов в течение установленных сроков их хранения. Срок хранения документов, образующихся в деятельности ИП, фиксируется в номенклатуре дел.

С учетом того что у ИП отсутствуют структурные подразделения, номенклатура дел составляется по функциональному принципу в одном экземпляре.

Формы документов • Номенклатура дел индивидуального предпринимателя (пример).

Отсутствие номенклатуры дел приводит к беспорядку в документообороте и необеспечению надлежащего хранения создаваемых и накапливающихся документов.

Вопрос 5: Какие требования к ИП существуют в отношении передачи документов в архив? Необходимо ли ежегодно формировать архив?

Ответ: Документы передаются в государственный архив в случае прекращения деятельности ИП (в территориальные (городские или районные) архивы). С 27 октября 2022 г. ИП могут передавать документы в госархивы, территориальные (городские или районные) архивы, иные организации на основании договора хранения.

Регистрирующий орган запрашивает в архиве сведения о сдаче ИП на хранение документов, в том числе по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда его работников (ч.1 п.15 Положения о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утв. Указом от 16.01.2009 № 1).

Таким образом, нормы Закона № 323-З об обеспечении сохранности документов ИП в течение установленных сроков их хранения остались неизменными.

Порядок формирования архива определен Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Вопрос 6: Какая ответственность предусмотрена за отсутствие архива у ИП?

Ответ: Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влечет наложение штрафа в размере до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).