Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Документооборот организации
22.07.2024
Движение документов в организации на разных этапах наглядно рассмотрено в таблице.
Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (абз.10 ч.1 п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь. |
Электронный документооборот осуществляется в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) (п.13 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19).
| Показатель | Содержание |
| Ответственность за организацию системы документационного обеспечения управления | Организация и совершенствование системы ДОУ в организации, соблюдение установленных правил документирования и организации работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами обеспечиваются службой ДОУ (п.7 Инструкции № 4). Обратите внимание! При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций обеспечивается назначенным распорядительным документом руководителя организации работником.Формы документов Приказ о назначении лица, ответственного за документационное обеспечение управления (сохранность документов) (пример) |
| Требования к организации документооборота | 1. Оперативность прохождения документов. 2. Исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами. 3. Соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов (ч.1 п.121 Инструкции № 4) |
| Схема документооборота | Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждаемой руководством организации (ч.2 п.121 Инструкции № 4) |
| Учет объема документооборота |
Справочно Объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени (абз.15 ч.1 п.3 Инструкции № 4).1. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. 2. За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ. 3. Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан и юридических лиц. 4. Копии учитываются отдельно. 5. В организации проводится полный и (или) выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов, по исполнителям) (п.127 Инструкции № 4) |
| Поступление и рассмотрение документов | 1. Вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, принимается и обрабатывается службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ). 2. До вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей (при их наличии). Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено». 3. Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату. 4. После вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений. 5. После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев: - дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа; - на документе отсутствует реквизит «Дата документа»; - дата документа существенно отличается от даты его получения; - в полученном документе нет обратного адреса отправителя. В этих случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело. 6. На всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается. 7. Входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день. 8. Зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции (п.123 Инструкции № 4) |
| Регистрация документов | Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (абз.26 ч.1 п.3 Инструкции № 4) |
| Учет и анализ документооборота | Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ). Результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами. Анализ документооборота проводится в следующих направлениях: - состав документов; - количество документов; - маршруты движения документов; - организация работы с документами (регистрация, контроль исполнения, формирование в дела, оперативное и архивное хранение); - формы документов (подп.127.3 и 127.4 п.127 Инструкции № 4) |
| Оптимизация документооборота | Для оптимизации проводится анализ документооборота с целью: - сокращения документооборота; - сокращения трудоемкости обработки документов; - увеличения скорости движения и, соответственно, исполнения документов |
 |
Дополнительно по теме • Осуществляется ли в бюджетной организации документооборот посредством электронной почты? • Подсчет объема документооборота за год: как провести и оформить. |
Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе
 |
Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам. |