ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ УТВЕРЖДАЮТСЯ ПЕЧАТЬЮ И ПОДПИСЬЮ НАНИМАТЕЛЯ

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

На практике у работников кадровых служб достаточно часто возникает вопрос, какие же документы нужно утверждать печатью нанимателя?

Для придания документу юридической силы необходимо наличие на нем следующих обязательных реквизитов:

• наименование организации и (или) структурного подразделения;

• дата издания документа;

• регистрационный индекс;

• подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в п.18 Инструкции № 4 внесены изменения постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Подпись является обязательным реквизитом, удостоверяющим документ, а печать - дополнительным. Таким образом, при удостоверении подлинности документа он должен быть сначала подписан, а затем (при необходимости) - заверен печатью. На утверждаемых документах печать (при необходимости) проставляется после утверждения документа.

Реквизит «Печать»

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Существует три вида печати:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т. п.).

Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь) и простые.

Порядок использования и ответственность за хранение печатей должны быть закреплены в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Информация об использовании и хранении печатей может быть закреплена в Инструкции по делопроизводству организации или Положении о кадровой службе. Перечень документов, на которых проставляется печать, организация определяет самостоятельно, руководствуясь законодательством Республики Беларусь.

Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях (для заверения подлинности копии), в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Пример Подпись С.А.Сидоров

Записи в трудовой книжке работника, подлежащие удостоверению печатью

Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (часть вторая п.25 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция № 40)).

Кроме того, изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и другое), со ссылкой на их реквизиты.

Указанные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (п.51 Инструкции № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 апреля 2018 г. следует руководствоваться пп.25 и 51 Инструкции № 40 с изменениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.03.2018 № 34 (далее - постановление № 34). Комментарий см. здесь.

Запись в трудовую книжку, которая заверяется печатью (пример)
Фамилия «Сидорова» изменена на фамилию «Петрова» на основании свидетельства о заключении брака I-BH № 1234567 от 12.04.2016, выданного Ленинским отделом ЗАГС г. Минска Начальник отдела кадров ООО «Мир»	ПРАЦОЎНАЯ КНIЖКА ТРУДОВАЯ КНИЖКА  № 0123597
	Прозвiшча
	Фамилия
		Петрова
		Сидорова
	Iмя
	Имя
		Ирина
	Iмя па бацьку
	Отчество
		Петровна
	Дата нараджэння
	Дата рождения
		21.01.1992
	Адукацыя
	Образование
		общее среднее
	Прафесiя, спецыяльнасць
	Профессия, специальность
		швея
	Дата запаўнення
	Дата заполнения
		01.06.2011
	Подпiс уладальнiка кнiжкi
	Подпись владельца книжки
		Подпись
	Подпiс асобы, адказнай за выдачу працоўнай кнiжкi
	Подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки
	Игнатенко            (разборлiва, разборчиво)

В случае получения работником образования, профессии, специальности изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности производятся путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных.

Также внесенная в трудовую книжку пропущенная запись заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации). В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя запись заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.

При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации).

В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя, а также в случае смерти нанимателя - физического лица сведения, указанные выше, заверяются печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя, местного исполнительного и распорядительного органа, зарегистрировавшего трудовой договор (контракт) с домашним работником (п.71 Инструкции № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 апреля 2018 г. следует руководствоваться п.71 Инструкции № 40 с изменениями, внесенными постановлением № 34. При увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) все записи, внесенные в соответствующие разделы трудовой книжки за время его работы у данного нанимателя, заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).

В каких случаях нужно ставить печать на приказах

Печать на приказах организации не ставится, поскольку приказ является внутренним организационно-распорядительным документом (приказы о приеме на работу, о предоставлении трудовых отпусков, об увольнении).

Копии приказов о приеме на работу и иные копии кадровых документов, исходящие документы требуют надлежащего заверения, поэтому на них необходимо проставлять печать.

Таким образом, можно сделать вывод, что удостоверению печатью подлежат копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации. Например, организация вправе изготовить и заверить копию диплома об образовании для включения в личное дело работника, копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о праве на льготы для представления в бухгалтерию в целях учета при исчислении подоходного налога и т. п.

13.10.2016

Яна Митор, юрист