Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Документы, собранные организацией в течение 2015 и 2016 годов, сформированы в сводную опись дел за 2015 год. Дело переходящее.

Верно ли сделать пометку в конце раздела «Бухгалтерия» сводной описи дел за 2016 год: «Документы за 2016 год см. также в разделе описи за 2015 год, дело №...»?

ОТВЕТ: Ссылка делается в конце годового раздела сводной описи дел, а не раздела «Бухгалтерия».

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи того года, в котором они были заведены. В конце годовых разделов сводной описи за последующие годы делаются ссылки на соответствующий годовой раздел (часть пятая п.115 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Пример Документы за 2015 год см. также в разделе описи за 2014 год, дела № 10, 15.

То есть в конце годового раздела сводной описи дел за 2016 год, а не раздела «Бухгалтерия» делается ссылка: «Документы за 2016 год см. также в разделе описи за 2015 год, дело №...».

13.04.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела