Материал помещен в архив

ВОПРОС: Допускается ли (отсутствует ли прямой запрет) законодательством включение в личное дело вместо копии приказа о приеме на работу второго экземпляра приказа, изготовленного (набранного) с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, распечатанного с помощью принтера и подписанного руководителем субъекта хозяйствования (юридического лица), которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора (контракта) с работником?

ОТВЕТ: Допускается при определенных условиях.

Норма, запрещающая подписывать второй экземпляр приказа, иного распорядительного документа о приеме на работу, в том числе для целей формирования в личное дело работника, в законодательстве отсутствует.

В то же время нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства установлено, что первый экземпляр приказа (подлинник) подписывает руководитель организации, иное уполномоченное лицо, которое проставляет в приказе дату его подписания (дату издания). После этого приказ регистрируется в регистрационной форме (журнале, регистрационно-контрольной карточке).

В личное дело работника включается копия приказа, которая в зависимости от того, как она изготовлена, заверяется одним из способов, установленных п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.64 Инструкции № 4 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Например, второй экземпляр приказа, полученный автоматически при распечатке на принтере, может быть заверен с использованием реквизита «Отметка о заверении копии» (проставление печати в этом случае не требуется) или путем проставления на месте, отведенном для собственноручной подписи, печати (части пятая, шестая и двенадцатая п.64 Инструкции № 4).

При этом первый экземпляр приказа распечатывается на бланке и после подписания становится подлинником, второй экземпляр, распечатанный на чистых листах бумаги, - копией, на которую после регистрации приказа переносятся дата и регистрационный индекс. Копия заверяется после подписания и регистрации первого экземпляра приказа.

Подписание руководителем, иным уполномоченным лицом организации второго экземпляра приказа, распечатанного с помощью принтера и подписанного руководителем субъекта хозяйствования, не отменяет того, что эти экземпляры являются копиями, которые подлежат заверению в установленном порядке.

Если копия приказа изготовлена с использованием средств оперативной полиграфии и содержит факсимильное воспроизведение подписи подлинника, то при включении в личное дело работника ее дополнительное удостоверение не требуется (часть одиннадцатая п.64 Инструкции № 4). Исключение составляют копии документов, изготовленных на гербовом бланке, тиражированные средствами оперативной полиграфии государственного органа, иной государственной организации. В этом случае каждая изготовленная таким способом копия должна заверяться печатью (п.9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

29.03.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела