Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

21.06.2023

ВОПРОС

Допускается ли составлять отдельные описи на личные дела уволенных работников?

ОТВЕТ

Допускается.

При большом количестве дел по личному составу допускается составлять описи на отдельные категории таких дел, как личные дела уволенных работников, личные карточки уволенных работников.

Опись дел по личному составу кадровой службы должна быть составлена и оформлена не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлена в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.194 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Это означает, что личные дела уволенных в 2022 году работников должны быть:

• в течение 2023 года оформлены кадровой службой;

• в течение 2024 года переданы в архив организации в соответствии с графиком приема дел в 2024 году.

Справочно График приема дел в архив организации составляется по форме согласно приложению 3 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

Формы документов • Опись личных дел уволенных работников (пример).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами.