Материал помещен в архив

ЭЛЕКТРОННАЯ ПРОПУСКНАЯ СИСТЕМА: БУХГАЛТЕРСКИЙ И НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ

Учет рабочего времени с использованием электронной проходной

В настоящее время многие организации приобретают электронные проходные, которые фиксируют время прихода работника на работу и ухода его домой. Установка электронной пропускной системы обеспечивает беспристрастный, более точный учет рабочего времени работников. Данные такой системы являются подтверждением факта прогула или опоздания на работу.

Предприятия-производители предлагают множество вариантов этих систем как по техническому исполнению, так и по комплектации.

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее.

До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании - уход. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени и других необходимых сведений. Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время (части первая - четвертая ст.133 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с трудовым, коллективным договорами, правилами внутреннего трудового распорядка обязан находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности (часть первая ст.110 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно части первой ст.110 ТК (в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З) рабочим временем считаются время, в течение которого работник в соответствии с ТК, иными актами законодательства о труде, локальными правовыми актами и условиями трудового договора обязан находиться на рабочем месте или в ином установленном по согласованию с нанимателем месте и исполнять трудовые обязанности, а также время работы, выполняемой по предложению, распоряжению или с ведома нанимателя сверх установленной продолжительности рабочего времени (сверхурочная работа, работа в выходные дни, а также в государственные праздники и праздничные дни).

Обратите внимание! Законодательством установлена обязанность нанимателя вести учет рабочего времени. Каким образом организован этот учет, руководство юридического лица закрепляет в локальных нормативных правовых актах.

Каждому работнику организации, где установлены электронные проходные, выдаются именные бесконтактные карты, которые дают возможность электронной пропускной системе фиксировать время прихода на работу и ухода с нее конкретного работника. Также производители таких проходных предлагают и программное обеспечение для систем контроля доступа, которое легко интегрируется в бухгалтерские программы, что, в свою очередь, дает возможность контроля персонала без создания в организациях постов охраны з для фиксации времени прихода-ухода работников.

Рассмотрим на условной ситуации порядок учета электронной пропускной системы, которая состоит из стойки турникета со встроенным контроллером и считывателем бесконтактных карт.

Ситуация Организация 05.01.2018 приобрела у белорусского предприятия пропускной турникет и программное обеспечение (ПО) для контроля времени прихода работников на работу и ухода их домой. Согласно договору и первичным документам стоимость турникета - 6 000 руб., в том числе НДС 20 % - 1 000 руб., стоимость ПО - 420 руб., в том числе НДС 20 % - 70 руб. Затраты на установку турникета составили 120 руб., в том числе НДС 20 % - 20 руб. Турникет введен в эксплуатацию 19.01.2018. Поскольку в договоре на приобретение ПО время полезного использования не определено, то по решению комиссии нормативный и полезный сроки использования ПО установлены в организации равными 10 годам. Амортизация на турникет и ПО будет начисляться линейным методом исходя из годовой нормы амортизации. Инвестиционный вычет по турникету не применяется.

Принимаем к бухгалтерскому учету турникет

Организацией в качестве основных средств принимаются к бухгалтерскому учету активы, имеющие материально-вещественную форму, при одновременном выполнении следующих условий признания:

• активы предназначены для использования в деятельности организации, в том числе в производстве продукции, при выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации, а также для предоставления во временное пользование (временное владение и пользование), за исключением случаев, установленных законодательством;

• организацией предполагается получение экономических выгод от использования активов;

• активы предназначены для использования в течение периода продолжительностью более 12 месяцев;

• организацией не предполагается отчуждение активов в течение 12 месяцев с даты приобретения;

• первоначальная стоимость активов может быть достоверно определена (часть первая п.4 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2012 № 26, далее - Инструкция № 26).

Поскольку вышеприведенные условия выполняются, турникет в бухгалтерском учете организации учитывается в составе основных средств.

Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по счету 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости на основании акта о приеме-передаче основных средств (приложение 1 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 22.04.2011 № 23, далее - постановление № 23) (п.9 Инструкции № 26).

При этом первоначальная стоимость приобретенных основных средств определяется в сумме фактических затрат на их приобретение, включая:

• стоимость приобретения основных средств;

• таможенные сборы и пошлины;

• проценты по кредитам и займам;

• затраты по страхованию при доставке;

• затраты на услуги других лиц, связанные с приведением основных средств в состояние, пригодное для использования;

• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением, доставкой, установкой, монтажом основных средств и приведением их в состояние, пригодное для использования (часть первая п.10 Инструкции № 26).

Обратите внимание! Первоначальная стоимость турникета, по которой он в качестве основного средства принят к учету, состоит из стоимости турникета и стоимости затрат на его установку.

Фактические затраты на приобретение и установку турникета отражаются в бухгалтерском учете следующей корреспонденцией:

Справочно Аналитический учет основных средств по инвентарным объектам ведется в инвентарных карточках учета основных средств или в иных регистрах аналитического учета (п.7 Инструкции № 26).

Вычет НДС по турникету

Налоговыми вычетами признаются суммы НДС, предъявленные продавцами, состоящими на учете в налоговых органах Республики Беларусь и являющимися плательщиками, к оплате плательщику при приобретении им на территории Республики Беларусь товаров (работ, услуг), имущественных прав (подп.2.1 п.2 ст.107 Налогового кодекса Республики Беларусь, далее - НК).

От редакции «Бизнес-Инфо» Материал ссылается на НК в редакции до 1 января 2019 г. С 1 января 2019 г. НК на основании Закона Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З изложен в новой редакции. Комментарии см. здесь. В части налогообложения материал актуален на дату его написания.

Вычетам подлежат предъявленные плательщику суммы НДС при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав независимо от даты проведения расчетов за них после их отражения в бухгалтерском учете и книге покупок в случае, если ведение книги покупок осуществляется плательщиком (часть первая п.6¹ ст.107 НК).

Обратите внимание! Налоговые вычеты производятся при приобретении плательщиком на территории Республики Беларусь товаров (работ, услуг) на основании ЭСЧФ, полученных в установленном порядке от продавцов этих товаров (работ, услуг), при условии подписания плательщиком в установленном порядке ЭСЧФ электронной цифровой подписью (абзац 2 п.51 ст.107 НК).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 февраля 2019 г. следует применять ЭСЧФ, утвержденный постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 25.04.2016 № 15, с учетом изменений, внесенных постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 03.01.2019 № 3. Комментарий см. здесь.

Таким образом, принять к вычету «входной» НДС по основным средствам и полученным услугам организация может только после подписания ЭСЧФ, выставленных продавцом в адрес организации, электронной цифровой подписью в установленном законодательством порядке.

Плательщику дано право суммы НДС, предъявленные при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав, включая основные средства и нематериальные активы, относить на увеличение стоимости этих товаров (работ, услуг), имущественных прав (часть первая п.4 ст.106 НК).

В рассматриваемой ситуации организация-покупатель «входной» НДС принимает к вычету на основании ЭСЧФ, полученного от продавца и подписанного в установленном порядке электронной цифровой подписью организации.

Сумма НДС по приобретенному турникету отражается в бухгалтерском учете покупателя следующей корреспонденцией:

Начисление амортизации по турникету

Объектами начисления амортизации являются числящиеся на бухгалтерском учете (кроме числящихся на забалансовых счетах) организации основные средства и нематериальные активы, как используемые, так и не используемые в предпринимательской деятельности (часть первая п.11 Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 № 37/18/6, далее - Инструкция № 37/18/6).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2020 г. в Инструкцию № 37/18/6 внесены изменения постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 19.12.2019 № 25/79/70. Комментарий см. здесь.

Справочно Вне зависимости от использования (неиспользования) объектов основных средств в предпринимательской деятельности организация определяет нормативный срок их службы в соответствии с нормативными сроками службы основных средств (приложение к постановлению Министерства экономики Республики Беларусь от 30.09.2011 № 161; далее - Нормативные сроки) в зависимости от видов основных средств в соответствии с их классификацией (часть первая п.17 Инструкции № 37/18/6). Также для правильного расчета сумм амортизации необходимо рассчитать срок полезного использования основного средства, который определяется при его приобретении собственником с учетом ожидаемого физического износа, зависящего от условий производства, морального износа, ограничений в использовании объекта (части первая и вторая п.19 Инструкции № 37/18/6).

Согласно данным Нормативных сроков турникет относится к группе «Машины и оборудование», шифр 47074, нормативный срок службы - 8 лет. Если никаких особенностей в эксплуатации турникета не установлено и учитывая, что турникет приобретен новым, целесообразно срок его полезного использования установить равным нормативному сроку службы, а именно 8 лет.

Амортизация объектов основных средств и нематериальных активов начисляется:

1) по объектам организаций (за исключением бюджетных), используемым в предпринимательской деятельности, - исходя из выбранного срока полезного использования линейным, нелинейным и производительным способами;

2) по объектам, не используемым в предпринимательской деятельности, а также объектам бюджетных организаций - исходя из нормативного срока службы линейным способом (часть первая п.37 Инструкции № 37/18/6).

Обратите внимание! Организация самостоятельно определяет способы и методы начисления амортизации, при этом до окончания срока полезного использования амортизируемых объектов способы и методы начисления амортизации разрешается пересматривать (часть третья п.37 Инструкции № 37/18/6).

В рассматриваемой ситуации организация выбрала линейный способ начисления амортизации по турникету.

Линейный способ заключается в равномерном (по годам) начислении организацией амортизации в течение всего нормативного срока службы или срока полезного использования объекта основных средств, нематериальных активов. Годовые нормы начисления амортизации в первом и каждом из последующих лет срока эксплуатации объекта у одного балансодержателя или собственника должны совпадать. Несовпадение этих норм возможно в случаях изменения условий эксплуатации объектов, иных изменений порядка начисления амортизации вне зависимости от причин таких изменений (п.38 Инструкции № 37/18/6).

При линейном способе годовая сумма амортизационных отчислений определяется путем умножения амортизируемой стоимости на рассчитанную годовую норму амортизационных отчислений либо делением амортизируемой стоимости на установленный нормативный срок службы (срок полезного использования) в годах (п.39 Инструкции № 37/18/6).

Чтобы рассчитать сумму амортизации линейным способом, можно использовать один из двух вариантов, выбор которого организация закрепляет в учетной политике (часть первая п.31 Инструкции № 37/18/6):

• без использования нормы амортизации (исходя из месячной суммы амортизации);

• с использованием годовой или месячной нормы амортизации в процентах.

Турникет используется в предпринимательской деятельности, организация выбрала метод начисления амортизации исходя из годовой нормы. Соответственно, годовая норма амортизации рассчитывается как величина, обратная выбранному сроку полезного использования в годах (часть вторая п.27 Инструкции № 37/18/6): (1 / 8 лет × 100) = 12,5 %.

При линейном способе начисления амортизации годовая сумма амортизационных отчислений определяется путем умножения амортизируемой стоимости на рассчитанную годовую норму амортизационных отчислений (п.39 Инструкции № 37/18/6):

• 5 100 руб. × 12,5 % = 637, 50 руб. (годовая сумма амортизации);

• 637,5 руб. / 12 мес. = 53,13 руб. (ежемесячная сумма амортизации).

Организации ежемесячно следует начислять на турникет амортизацию в размере 53,13 руб.

Обратите внимание! Норма амортизации рассчитывается в процентах с двумя знаками после запятой, а при компьютерной обработке информации - не менее чем с шестью знаками после запятой (часть вторая п.31 Инструкции № 37/18/6).

Амортизация по вновь введенным в эксплуатацию объектам начисляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем их ввода в эксплуатацию (абзац 2 части первой п.34 Инструкции № 37/18/6). Таким образом, амортизация по турникету будет начисляться с февраля.

Для обобщения информации об амортизации основных средств предназначен счет 02 «Амортизация основных средств» (часть первая п.7 Инструкции № 50).

Сумма начисленной амортизации по турникету отражается в бухгалтерском учете следующей корреспонденцией:

Справочно Организация имеет право применить инвестиционный вычет в порядке, установленном частями третьей - восьмой подп.2.6 п.2 ст.130 НК (часть вторая подп.2.6 п.2 ст.130 НК). Для целей исчисления налога на прибыль инвестиционным вычетом признается сумма, исчисленная от первоначальной стоимости основных средств, используемых в предпринимательской деятельности, а также от сформированной в бухгалтерском учете стоимости вложений в основные средства, используемые в предпринимательской деятельности, в связи с их реконструкцией, модернизацией, реставрацией. По машинам и оборудованию, используемым в предпринимательской деятельности, инвестиционный вычет составляет не более 20 % первоначальной стоимости (абзац 2 части третьей подп.2.6 п.2 ст.130 НК). Сумма инвестиционного вычета включается в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг) в том месяце, с которого (в котором) в соответствии с законодательством начато начисление амортизации этих основных средств (абзац 2 части четвертой подп.2.6 п.2 ст.130 НК).

Принимаем к бухгалтерскому учету программное обеспечение

Организацией в качестве нематериальных активов принимаются к бухгалтерскому учету имущественные права на результаты научно-технической деятельности при выполнении следующих условий признания:

• организация предполагает завершить создание нематериального актива;

• организацией определена возможность использования создаваемого нематериального актива в своей деятельности, его реализации или передачи по лицензионным (авторским) договорам;

• документально подтверждены затраты на создание нематериального актива и приведение его в состояние, пригодное для использования;

• организация предполагает получение экономических выгод от использования нематериального актива в своей деятельности, его реализации или передачи по лицензионным (авторским) договорам и может ограничить доступ других лиц к данным выгодам (часть первая п.5 Инструкции по бухгалтерскому учету нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2012 № 25, далее - Инструкция № 25).

Если не выполняется хотя бы одно из перечисленных выше условий признания, произведенные организацией затраты признаются расходами (п.6 Инструкции № 25).

На основании вышеизложенного приобретенное ПО для учета рабочего времени в организации признается нематериальным активом.

Нематериальные активы принимаются к бухгалтерскому учету по счету 04 «Нематериальные активы» по первоначальной стоимости на основании акта о приеме-передаче нематериальных активов (приложение 2 к постановлению № 23) (п.12 Инструкции № 25).

Первоначальная стоимость приобретенных нематериальных активов определяется в сумме фактических затрат на их приобретение, включая:

• стоимость приобретения нематериальных активов;

• таможенные сборы и пошлины;

• проценты по кредитам и займам;

• затраты на услуги других лиц, связанные с приведением нематериальных активов в состояние, пригодное для использования;

• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением нематериальных активов и приведением их в состояние, пригодное для использования (часть первая п.13 Инструкции № 25).

Справочно Аналитический учет нематериальных активов по инвентарным объектам ведется в инвентарных карточках учета нематериальных активов или в иных регистрах аналитического учета (часть первая п.10 Инструкции № 25).

Начисление амортизации по программному обеспечению

Нормативный срок службы объектов нематериальных активов и принимаемый равный ему срок полезного использования используемых в предпринимательской деятельности объектов нематериальных активов определяются исходя из времени их использования (срока службы), устанавливаемого патентами, свидетельствами, лицензиями, соответствующими договорами и другими документами, подтверждающими права правообладателя (п.20 Инструкции № 37/18/6).

Рассчитаем месячную норму амортизации (п.31 Инструкции № 37/18/6):

• 1 / 10 лет × 100 = 10 % - годовая норма амортизации (часть вторая п.27 Инструкции № 37/18/6);

• 350 руб. × 10 % = 35 руб. - годовая сумма амортизации;

• 35 руб. / 12 мес. = 2,92 руб. - ежемесячная сумма амортизации (п.39 Инструкции № 37/18/6).

Организации начиная с февраля ежемесячно следует начислять амортизацию на ПО в размере 2,92 руб. (абзац 2 части первой п.34 Инструкции № 37/18/6).

Для обобщения информации об амортизации нематериальных активов предназначен счет 05 «Амортизация нематериальных активов» (часть первая п.10 Инструкции № 50). Сумма начисленной амортизации по программному обеспечению отражается в бухгалтерском учете следующей корреспонденцией:

Отражение хозяйственных операций по месяцам

В учете организации по месяцам производятся следующие записи:

17.10.2018

Наталья Борисенко, аудитор