Материал помещен в архив

Электронные документы и документы в электронном виде: основные изменения с 27 октября 2022 года

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

01.11.2022

Наряду с общими изменениями в сфере делопроизводства и архивного дела, произошли изменения и в законодательстве по электронным документам и документам в электронном виде.

Основные изменения разъяснены в разделах:

Какие НПА изменились с 27 октября 2022 г.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Комментарии по теме • Изменения в Инструкции по делопроизводству с 27 октября 2022 года. Комментарий к постановлению Минюста от 30.08.2022 № 113. • Изменения в Правилах работы с документами в электронном виде в архивах с 27 октября 2022 года. Комментарий к постановлению Минюста от 30.08.2022 № 116. • Изменения в Инструкции о порядке работы с электронными документами с 27 октября 2022 года. Комментарий к постановлению Минюста от 30.08.2022 № 117.

Создание документов в электронном виде расширено

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения согласно приложению 20 к Инструкции № 4 хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК» (ч.3 п.236 Инструкции № 4).

Ранее ограничением являлись и другие дополнительные условия исчисления срока хранения: «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми».

Например, в АС ДОУ без использования ЭЦП можно создавать табели учета рабочего времени, графики работ (сменности) и др.

Хранение документов в электронном виде, электронных документов

Состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, дополнен:

• архивными копиями информационных ресурсов (баз данных, веб-сайтов и др.);

• документами в электронном виде из личных фондов работников организации;

• научно-справочным аппаратом к документам архива организации;

• документами в электронном виде реорганизованных и ликвидированных организаций (п.8 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20).

Исключены электронные издательские оригиналы печатной продукции.

Документы в электронном виде, электронные документы:

• образовавшиеся в информационной системе госоргана, иной организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив госоргана, иной организации, а не подлежащие передаче на хранение в архив - до их уничтожения;

• установленный НПА срок хранения которых превышает 10 лет, включая документы постоянного хранения, передаются из информационной системы госоргана, иной организации на временное хранение в информационную систему архива госоргана, иной организации;

• государственной части НАФ по истечении срока временного хранения передаются из информационной системы архива госоргана, иной организации на постоянное хранение в госархив посредством информационной системы архива электронных документов НАФ.

Порядок функционирования информационной системы архива электронных документов НАФ определяется Совмином (ст.18¹ Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве»).

При организации хранения документов в электронном виде создаются их резервные копии, которые хранятся в разных хранилищах.

Формы документов • График резервного копирования (пример).

Документы в электронном виде с разными сроками хранения размещаются на разных съемных носителях (п.56 Правил № 20).

Дополнительно по теме • Возможно ли оцифровать старые документы из архива и хранить их в электронном виде? Или же весь архив должен состоять только из печатных документов?

Прием и передача электронных дел в архив

Теперь функции архива организации в части работы и хранения документов в электронном виде обеспечиваются информационной системой архива организации (ч.2 п.4 Правил № 20).

График приема электронных дел в архив организации составляет руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив организации) и утверждает руководитель организации (ч.4 п.13 Правил № 20). Соответствующие изменения внесены в приложение 3 к Правилам № 20.

Передача и прием электронных дел на постоянное хранение осуществляются из информационной системы архива госоргана, иной организации на постоянное хранение в госархив посредством информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда (НАФ) (п.81 Правил № 20).

Исключена норма, обязывающая при передаче электронных дел на постоянное хранение составлять сопроводительное письмо (ч.1 п.82 Правил № 20).

Прием и передача электронных дел на съемных носителях исключены, но оставлена возможность хранить на съемных носителях в архиве организации (п.46 Правил № 20).

Дополнительно по теме • Организации (является источником комплектования госархива) для получения доступа в Ведомственный электронный архив необходим номер архивного фонда. Документы в архив на хранение еще не сдавались. Архив может отказать в присвоении номера?

Описи электронных дел

Описи структурных подразделений составляются в соответствии с требованиями Инструкции № 19.

При подготовке описей указываются:

• сведения о работнике структурного подразделения организации, передающем электронные дела в архив организации (должность служащего, инициалы, фамилия);

• сведения о работнике архива организации, принимающем электронные дела в архив организации (должность служащего, инициалы, фамилия) (ч.3 п.13 Правил № 20). Соответствующие изменения внесены в приложение 2 к Правилам № 20.

Процедура согласования описей дополнена предварительным согласованием описей электронных дел постоянного хранения с ЦЭК (ЭК) организации.

Согласованные описи электронных дел постоянного хранения передаются на рассмотрение ЭМК (ЭПК) госархива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета) с историко-архивной справкой к описи электронных дел постоянного хранения (ч.2, 3 п.82 Правил № 20).

Хранение электронных и гибридных дел

Место хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению с указанием при необходимости названия информационной системы организации, в которой они хранятся, определяется организацией самостоятельно и закрепляется в номенклатуре дел и (или) ином ЛПА, утверждаемом руководителем организации (п.238 Инструкции № 4).

Теперь появилась возможность при необходимости указывать названия информационной системы организации, в которой хранятся электронные или гибридные дела.

В графе «Примечание» описи электронных дел для электронных дел, сформированных из гибридных дел, оформляется отметка «Сформировано из ГД» (ч.3 п.40 Правил № 20).

Дополнительно по теме • Изменения в делопроизводстве и архивном деле с 27 октября 2022 года: что важно знать. • Необходимо ли электронный документ постоянного срока хранения распечатывать, подписывать и хранить на бумажном носителе?