Материал помещен в архив

Изменения в делопроизводстве и архивном деле с 27 октября 2022 года: что надо знать

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

31.10.2022

Изменения затронули шесть НПА в сфере делопроизводства и архивного дела.

Самое важное разъяснено в разделах:

Какие НПА изменились с 27 октября 2022 г.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Комментарии по теме • 6 основных изменений Закона об архивном деле и делопроизводстве. Комментарий к Закону от 18.04.2022 № 163-З. • Новации терминологии Закона об архивном деле и делопроизводстве. Комментарий к Закону от 18.04.2022 № 163-З. • Изменения в Инструкции по делопроизводству с 27 октября 2022 года. Комментарий к постановлению Минюста от 30.08.2022 № 113. • Новый Перечень типовых документов с 27 октября 2022 года. Комментарий к постановлению Минюста от 30.08.2022 № 115. • Изменения в Правилах работы архивов № 143 с 27 октября 2022 года. Комментарий к постановлению Минюста от 31.08.2022 № 118. • Изменения в Правилах работы с документами в электронном виде в архивах с 27 октября 2022 года. Комментарий к постановлению Минюста от 30.08.2022 № 116. • Изменения в Инструкции о порядке работы с электронными документами с 27 октября 2022 года. Комментарий к постановлению Минюста от 30.08.2022 № 117.

Оформление документов

1. Изображение Государственного герба помещается также на бланках документов и угловых штампах структурных подразделений госорганов и иных госорганизаций (ч.2 п.36 Инструкции № 4).

2. Отменена норма, регламентирующая единую гарнитуру используемого шрифта - Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании.

Теперь при наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа (п.78 Инструкции № 4).

3. Исключена норма п.100 Инструкции № 4 об обязательном согласовании распорядительных документов с юридической службой организации.

Теперь порядок согласования документов определяется в организации на локальном уровне.

Дополнительно по теме • Можно ли не согласовывать с юридической службой приказы по личному составу в связи с вступлением 27.10.2022 в силу изменений в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (внесены постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113)? Остается только согласование с отделом кадров?

Хранение документов

Госорганы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов.

А госорганы, иные организации, в процессе деятельности которых образуются документы государственной части Национального архивного фонда, обязаны обеспечивать их передачу в госархивы по истечении сроков, установленных ст.20 Закона № 323-З (ч.1 и 2 ст.4 Закона № 323-З).

Справочно Документ Национального архивного фонда - документ, находящийся на постоянном хранении или подлежащий постоянному хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства (абз.14 ч.1 ст.2 Закона № 323-З).

Архив организации

1. В Закон № 323-З включена норма: в организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив (ч.4 ст.13).

Аналогичная норма содержится в п.9 Правил № 143.

Обратите внимание! Наличие архивохранилища в организации и лица, ответственного за архив, по-прежнему обязательно.

2. Требования к электро- и противопожарному оборудованию помещений архива организации устанавливаются в соответствии с законодательством о пожарной безопасности (п.279 Правил № 143).

Справочно Требования к электро- и противопожарному оборудованию помещений архива организации установлены в: 1) общих требованиях пожарной безопасности к содержанию и эксплуатации капитальных строений (зданий, сооружений), изолированных помещений и иных объектов, принадлежащих субъектам хозяйствования, утв. Декретом от 23.11.2017 № 7; 2) постановлении МЧС от 21.12.2021 № 82 «Об обеспечении пожарной безопасности».

3. Пункт 8 Правил № 143 дополнен нормой: положение об архиве организации утверждает руководитель организации. Положение об архиве организации, являющейся источником комплектования госархива, согласовывается с соответствующим госархивом, иной организации - с ЦЭК вышестоящей организации.

4. Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах госорганов, иных организаций, принимают руководители этих госорганов, иных организаций. Об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах госорганов, иных организаций, сообщается гражданам либо организациям в семидневный срок со дня получения запроса (ч.2 п.4¹ Правил № 143).

Изменение сроков хранения документов

Изменены звенья Перечня № 140.

Справочно Звеном Перечня № 140 является организация (группа организаций), выполняющая определенные функции с указанием образующихся в них видов документов и сроков их хранения.

В отдельное звено выделены негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования госархивов и ИП (гр.5 Перечня № 140).

Максимальный срок хранения документов в таких организациях составляет 30 лет (за исключением документов по личному составу - 55 лет).

Справочно Госархивы уведомляют организацию о ее включении в список организаций - источников комплектования госархива путем направления письма.

Порядок применения Перечня № 140

В Перечне № 140 изменены сроки хранения документов, а также добавлены главы и виды документов.

Дополнительно по теме • Изменение сроков хранения кадровой и иной документации с 27 октября 2022 года. • Сроки хранения приказов по личному составу.

Обратите внимание! Сроки хранения, установленные в Перечне № 140, распространяются и на документы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций до его вступления в силу (п.128 Методических рекомендаций по разработке и применению перечней Национального архивного фонда Республики Беларусь с указанием сроков хранения, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 10.04.2019 № 9).

Это означает, что при проведении экспертизы ценности документов, а также отборе на хранение и выделении к уничтожению документов за 2012-2022 гг. следует руководствоваться Перечнем № 140 с учетом внесенных изменений (в редакции постановления № 115).

Обратите внимание! В период, пока в ведомственные перечни документов не вносились изменения (согласно изменениям, внесенным в Перечень № 140), если сроки хранения видов документов различаются, то применяется Перечень № 140.

Сокращен срок хранения документов по личному составу

Срок хранения документов по личному составу сокращен с 75 лет до 55 лет, за исключением документов, в отношении которых в Перечне № 140 указан иной срок хранения.

Вопрос: На личных делах в архиве организации имеется обложка, на которой указан срок хранения - 75 лет. Необходимо ли будет все указанные обложки переклеить с указанием нового срока хранения - 55 лет согласно новой редакции Перечня № 140?

Ответ: Изменения в обложки личных дел вносить не нужно.

Подробнее здесь.

Номенклатура дел

Организациям необходимо внести соответствующие изменения в соответствии с постановлением № 115 в номенклатуру дел.

Изменения необходимо согласовать с ЦЭК (ЭК) организации.

Обратите внимание! При составлении в IV квартале 2022 г. номенклатуры дел на 2023 год следует руководствоваться Перечнем № 140 в редакции постановления № 115.

Обложки дел

Вопрос: Как исправить на обложке: зачеркиваем и пишем новый срок или делаем новую обложку в связи с изменениями с 27.10.2022 сроков хранения документов?

Ответ: Порядок внесения изменений в сроки хранения дел на обложке дела НПА не установлен.

Возможны варианты:

1) взять в скобки прежний срок хранения, а сверху указать новый;

2) оформить новую обложку.

Подробнее здесь.

Описи дел

Обратите внимание! Составленные описи дел постоянного хранения до вступления в силу постановления № 115 не пересоставляются.

Изменения больше затронут организации, относящиеся к гр.5 Перечня № 140: иные негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования госархивов, ИП.

В таких организациях не будут составляться описи дел постоянного хранения, а документы, ранее относившиеся к данной категории, будут включаться в описи дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Подробнее здесь.

Урегулирован вопрос включения в опись дел по личному составу деклараций о доходах и имуществе: декларации о доходах и имуществе включаются в опись дел по личному составу после соответствующих личных дел и систематизируются по алфавиту фамилий лиц (абз.7 ч.2 п.165 Правил № 143).

Экспертная комиссия и дела с отметкой «ЭПК» в структурных подразделениях организации

Экспертная комиссия структурного подразделения организации создается по решению руководителя организации в зависимости от количества образующихся в его деятельности документов (ч.2 п.52 Правил № 143).

Дела с отметкой «ЭПК», хранящиеся в структурных подразделениях, подлежат полистному просмотру по окончании делопроизводственного года, а хранящиеся в архиве организации, - после истечения срока их хранения с целью продления сроков их хранения (ч.1 п.67 Правил № 143).

Справочно Отметка «ЭПК» в отношении сроков хранения конкретных видов документов означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в госархивы (примечание 5 к Перечню № 140).

Акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации

При смене руководителя организации документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и архиве организации, а также научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи (ч.1 п.18 Правил № 143).

Правила № 143 дополнены приложением 5¹, которое содержит форму акта приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»

Дополнительно по теме • Электронные документы и документы в электронном виде: основные изменения с 27 октября 2022 года.