Материал помещен в архив

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: НОВШЕСТВА 2019 ГОДА

Следует отличать понятия «электронный документ» и «документ в электронном виде».

Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абзац 16 ст.1 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», далее - Закон № 113-З).

Иными словами, электронный документ - это документ в электронном виде, подписанный ЭЦП.

Под документом в электронном виде понимают документ, создание, обработка, хранение и передача которого осуществляются с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств, или документ, информация которого представлена в цифровой форме (п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного и введенного в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Дополнительно по теме см.:

Чем отличаются понятия: документ в электронном виде и электронный документ?

Электронные документы

Изменения в Закон № 113-З

С 18 февраля 2019 г. вступили в силу изменения в Закон № 113-З, внесенные Законом Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З.

Действие Закона № 113-З распространяется на отношения в сфере обращения электронных документов и электронной цифровой подписи.

Дополнительно по теме см.:

Какие документы не подпадают под сферу действия Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»?

В Законе № 113-З увеличилось количество терминов. Введены термины: «атрибутный сертификат», «отзыв атрибутного сертификата», «подписание электронной цифровой подписью», «штамп времени», «электронная копия документа на бумажном носителе».

Одно из новшеств - это атрибутный сертификат, который содержит те же сведения, что и применяемые сейчас сертификаты открытого ключа: личные данные конкретного работника и реквизиты организации.

Справочно Атрибутный сертификат - электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию о полномочиях физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя, являющегося владельцем личного ключа электронной цифровой подписи, на подписание определенных видов электронных документов, а также об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физического лица (абзац 2 ст.1 Закона № 113-З).

Порядок издания и отзыва атрибутных сертификатов определяет Оперативно-аналитический центр при Президенте Республики Беларусь (часть четвертая ст.26¹ Закона № 113-З).

Кроме того, изменен порядок получения личных ключей, а также порядок удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.

Дополнительно по теме см.:

Изменения в сфере обращения электронных документов и ЭЦП. Комментарий к Закону Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З.

Новое в законодательстве об электронном документе. Комментарий к Закону Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "Об электронном документе и электронной цифровой подписи"».

Кто вправе выдавать ключи электронной цифровой подписи? В какие государственные организации можно направлять документы, подписанные ЭЦП?

Какие обязанности у владельца личного ключа электронной цифровой подписи? Какая ответственность предусмотрена за их неисполнение?

Может ли атрибутный сертификат получить один работник, а использовать его - другой? Необходимо ли получать новый атрибутный сертификат в случае увольнения работника?

Каков порядок удостоверения и применения электронных копий документов на бумажном носителе?

Как и ранее, электронный документ состоит из двух частей - общей и особенной. Особенная часть, помимо того что состоит из одной или нескольких ЭЦП и может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами, может также содержать штамп времени (ст.17 Закона № 113-З).

Штамп времени - реквизит электронного документа, удостоверяющий дату и время создания электронного документа (абзац 13 ст.1 Закона № 113-З).

Технически он представляет собой контрольную характеристику, выработанную по содержанию электронного документа (его хеш-значение), которую доверенная третья сторона (служба штампа времени) снабжает точной датой и подписывает собственным личным ключом.

Дополнительно по теме см.:

Новое в законодательстве об электронном документе. Комментарий к Закону Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь "Об электронном документе и электронной цифровой подписи"».

5 ответов на вопросы о применении штампа времени в электронном делопроизводстве.

Какова структура электронного документа?

Работник при помощи электронной цифровой подписи согласовал проект электронного документа. После согласования в проекте была замечена и исправлена опечатка, а затем документ был направлен руководителю организации и подписан им ЭЦП. Можно ли внести изменения в документ после подписания его ЭЦП?

Каков порядок регистрации входящих электронных документов?

Новые нормативные правовые акты

С 18 февраля 2019 г. также вступили в силу:

• Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее - Инструкция № 19);

• Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20).

Инструкция № 19 и Правила № 20 конкретизируют некоторые требования Закона № 113-З и определяют порядок работы с электронными документами на всех стадиях - от подготовки проекта до уничтожения электронных дел или их передачи на постоянное хранение. При этом сфера действия Правил № 20 охватывает не только электронные документы, подписанные ЭЦП, но и документы в электронном виде, подписанные иными аналогами собственноручной подписи.

Инструкция № 19 регламентирует работу только с электронными документами и только в тех организациях, где внедрены системы электронного документооборота (СЭД) и на их основе созданы автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ).

Дополнительно по теме см.:

Электронные документы: новые нормативные правовые акты. Комментарий к Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях и Правилам работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденным постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 и № 20.

Переход на электронный документооборот: важные аспекты.

Алгоритм внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления в организации.

Документы в электронном виде

С 22 марта 2019 г. вступили в силу изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4). Они внесены постановлением от 13.03.2019 № 39.

Из Инструкции № 4 исключены нормы, устанавливающие требования к электронным документам. Теперь она регулирует только работу с документами в электронном виде. При этом отдельные требования к электронным документам и документам в электронном виде могут совпадать.

Инструкция № 4 дополнена п.137¹, согласно которому письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 3.

Кардинально изменились требования к формированию гибридных дел.

Теперь гибридные дела могут существовать только на оперативном хранении (часть третья п.237 Инструкции № 4). Затем, если они подлежат архивному хранению, гибридные дела должны расформировываться на два самостоятельных дела:

1) документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;

2) документы в электронном виде формируются в электронное дело.

Указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок. При этом есть оговорка, что такое формирование дел возможно, только если в архиве организации созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности.

В исключительных случаях, когда условия для хранения документов временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения не созданы, однако такие документы поступили в организацию или были созданы в силу требований актов законодательства (например, статистические отчеты), для хранения необходимо изготовить копию электронного документа на бумажном носителе и удостоверить ее в соответствии с Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

Значительное изменение претерпели пп.236 и 237 Инструкции № 4 (см. раздел «Хранение документов»).

Дополнительно по теме см.:

Изменения в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях при работе с документами в электронном виде, формировании гибридных дел. Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 3.

Что такое гибридные дела?

Какие локальные правовые акты нужно утвердить

Порядок работы с электронными документами в организации определяется локальными правовыми актами, утвержденными руководителем организации.

Локальный правовой акт согласовывается с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (часть первая п.4 Инструкции № 19).

Локальным правовым актом может быть инструкция по делопроизводству либо отдельная инструкция по работе с электронными документами (регламент электронного документооборота).

Кроме того, каждая организация должна иметь локальный правовой акт, регламентирующий вопросы защиты информации, где важно определить ответственность за меры по защите информации, которые в процессе эксплуатации информационных систем обеспечивает технический специалист организации или внешняя организация на условиях аутсорсинга. Если же в организации применяются атрибутные сертификаты, то устанавливается порядок их получения и отзыва, а также круг ответственных за это должностных лиц.

Порядок работы с документами в электронном виде также должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству организации либо отдельной инструкции по работе с документами в электронном виде.

Дополнительно по теме см.:

Электронные документы: новые нормативные правовые акты. Комментарий к Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях и Правилам работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденным постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 и № 20.

Переход на электронный документооборот: важные аспекты.

Организация хранения документов в электронном виде.

В каких локальных правовых актах должен быть отражен порядок работы с электронными документами в организации?

Организация не подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Системы электронного документооборота, позволяющей обмениваться документами с другими организациями, в организации нет. Какие документы нужно обязательно разработать и ввести в действие в организации негосударственной формы собственности, с учетом того, что часть электронных документов (бухгалтерских) в организации подписывается ЭЦП (налоговые декларации, ПУ-1, ПУ-2, ПУ-3, статотчеты, отчеты в Белгосстрах, платежи в системе «Клиент-банк» и др.)?

Что следует учесть при организации электронного документооборота и хранении электронных документов?

Как обеспечить целостность и сохранность электронных документов?

Хранение документов

Сроки хранения электронных документов аналогичны срокам хранения, установленным для документов на бумажных носителях (п.11 Инструкции № 19).

В организациях, где созданы условия для хранения электронных документов с обеспечением их целостности и сохранности, применяют нормы Инструкции № 19 и Правил № 20.

Так, хранение электронных документов в архиве организации осуществляется в специально выделенных помещениях, предназначенных для длительного хранения информации, записанной на съемных носителях, либо в специализированном центре обработки данных (действующем на основе технологий облачных вычислений) (п.46 Правил № 20).

Документы в электронном виде после их подписания также подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (п.236 Инструкции № 4).

Хранить в электронном виде можно только документы, указанные в приложении 20 к Инструкции № 4 и не требующие передачи в архив.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в приложении 20 к Инструкции № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (часть третья п.236 Инструкции № 4).

Все другие виды документов можно хранить в электронной форме, только если в архиве организации есть соответствующие условия, которые определены главой 6 Правил № 20.

В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, входят:

• документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;

• архивные копии информационных ресурсов;

• электронные издательские оригиналы печатной продукции (п.8 Правил № 20).

Справочно При установлении сроков хранения информационных ресурсов, отнесении к категории пополняемых или обновляемых, проведении экспертизы их ценности можно руководствоваться: • Методическими рекомендациями по включению документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов в номенклатуры дел государственных органов и иных организаций (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.12.2017 № 56); • Методическими рекомендациями по организации работы с научно-технической документацией в электронном виде в организациях Республики Беларусь (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.12.2015 № 49); • Методическими рекомендациями по работе с информационными ресурсами в организациях Республики Беларусь (утверждены приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.08.2013 № 40).

Дополнительно по теме см.:

Следует ли делать копию информации с сайта организации при ее изменении? Как хранить такую копию?

Электронные дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения передаются в архив организации в сроки, установленные для документов на бумажных носителях.

В целях сохранения юридической значимости электронных документов по решению руководителя организации допускается досрочная передача электронных дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения в архив организации, а также передача в архив организации электронных дел временного (до 10 лет) хранения (п.18 Инструкции № 19).

Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях (часть первая п.237 Инструкции № 4).

Справочно Разъяснение по гибридным делам см. выше.

Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации (часть шестая п.237 Инструкции № 4).

Дополнительно по теме см.:

Изменения в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях при работе с документами в электронном виде, формировании гибридных дел. Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Организация хранения документов в электронном виде.

В чем особенности хранения документов в электронном виде?

Что следует учесть при организации электронного документооборота и хранении электронных документов?

Если в организации отсутствуют условия для хранения документов в электронном виде, их следует распечатывать и хранить на бумажном носителе?

Каковы особенности уничтожения документов в электронном виде?

При уничтожении документов в электронном виде следует ли оформлять отдельный акт на уничтожение или можно общий с бумажными документами?

Можно ли уничтожить документ на бумажном носителе, если его перенесли в электронный вид (отсканировали и сохранили)?

29.04.2019

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»