Всё по одной теме.
Электронный документооборот: работа с электронными накладными

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

05.06.2025

Электронный документооборот (ЭДО) - процесс обмена электронными документами (безбумажный документооборот). Его ведут в специальных сервисах - системах ЭДО, доступ к которым предоставляют операторы ЭДО.

Электронный обмен данными - электронный документооборот, при котором осуществляется передача и получение структурированной согласно международным и национальным стандартам информации с использованием компьютерных технологий (ч.14 приложения 1 к ТНПА «Структура и формат электронных накладных и иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли с другими государствами», утв. постановлением НАН Беларуси, Минфина, МНС, Минсвязи от 18.12.2023 № 9/75/35/26).

Подробная информация об электронном документообороте и электронном обмене данными содержится в разделах:

1. Виды электронного документооборота

Электронный документ - документ, который подписан с помощью электронной цифровой подписи. Он имеет такую же юридическую силу, как и соответствующим образом оформленный бумажный документ (абз.16 ст.1, ч.1 ст.22 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Документ в электронном виде - документ, информация которого представлена в цифровой форме (это может быть любой документ в Word, PDF, подписанный на бумаге, отсканированный, отправленный по электронной почте без подписей) (п.44 словаря «Электронный документооборот: термины и определения», утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 19.10.2015 № 39).

Электронный документооборот может быть двух видов.

1. Внутренний (внутрикорпоративный, ведомственный) - обмен информацией в организации между:

- работниками разных подразделений;

- работниками и руководством.

Каждая организация устанавливает свои правила внутреннего электронного документооборота.

К внутреннему документообороту относятся документы, не выходящие за пределы организации: приказы, уставы, положения, заявления, протоколы совещаний, инструкции, внутренняя служебная переписка и др.

Иными словами, это оптимизация создания документов, которая:

• позволяет автоматизировать внутренний документооборот организации при помощи операций с электронными документами;

• включает создание, прохождение цепочки согласования документов, их подписание и хранение в электронном виде.

Справочно Ведомственная система электронного документооборота - автоматизированная информационная система в государственном органе или иной организации, обеспечивающая обмен документами без использования бумажных носителей с применением электронной цифровой подписи и включающая программно-технические средства, используемые для создания, обработки, хранения, передачи и защиты электронных документов (подстрочное примечание «*» к подп.51.1 п.51 Указа от 08.11.2011 № 515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь»). То есть это обмен документами и их регистрация в качестве объектов учета в системе делопроизводства организации.

Дополнительно по теме • Переход организации на электронный документооборот.  • Электронные копии документов на бумажном носителе: создание, удостоверение и применение. • Экспертиза ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов. • Внедрение электронного документооборота в организации. • Электронный документооборот: перечень НПА, методических документов. • Документооборот организации. • ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты. • Всё по одной теме. Организация работы с документами. • Как заверить документ, полученный по СМДО? Например, для включения его в личное дело? • Может ли документооборот быть в электронном виде при закрытии заработной платы (имеются в виду наряды, табели)? • Что такое электронный документооборот?

2. Внешний:

- коммерческий (межкорпоративный) - обмен электронными документами с контрагентами.

Формирование таких документов стандартизировано, предполагает обработку входящих и исходящих документов (создание ЭТТН, ЭТН, электронного сообщения (ЭС)). При таком документообороте важна информация, которая внесена в электронный документ;

- обмен электронными документами с государственными органами - информационный обмен установленными электронными документами между физическими, юридическими лицами и государственными органами (в сфере социальной защиты и налогообложения, земельно-имущественных отношений, государственных закупок, судебного производства, торговли, финансов). Такой электронный документооборот требует соблюдения установленных госорганами требований и протоколов.

Справочно Система межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (СМДО) - государственная межведомственная информационная система, обеспечивающая межведомственное взаимодействие государственных органов и иных организаций посредством обмена электронными документами. Оператор СМДО - РУП «Национальный центр электронных услуг», осуществляющее эксплуатацию и развитие СМДО (абз.4 ч.2 п.1 Инструкции о порядке взаимодействия ведомственных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота государственных органов, утв. приказом ОАЦ от 27.05.2013 № 33).

Дополнительно по теме • Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) отправляет характеристики сотрудников в сторонние организации по СМДО. Однако организации просят еще представлять им оригиналы характеристик. Правомерно ли это и на какой документ можно сослаться при отказе? • Возможно ли посредством системы межведомственного электронного документооборота государственных органов (СМДО) отправлять акты выполненных работ и договоры для подписи сторонами? Приравнивается ли документ, подписанный посредством СМДО, к оригиналу? • Оговорка об электронном документообороте (примеры).

2. Нормативное регулирование работы с электронными накладными

Работу с электронными документами регулируют:

• Закон № 113-З;

• Указ от 29.12.2020 № 496 «О прослеживаемости товаров»;

• Указ от 10.06.2011 № 243 «О маркировке товаров»;

• постановление Совмина от 23.04.2021 № 250 «О реализации Указа Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. № 496»;

• постановление Совмина от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных»;

• постановление Совмина от 29.07.2011 № 1030 «О подлежащих маркировке товарах»;

• ТНПА № 9/75/35/26;

• Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58.

3. Электронные накладные

Хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета на основании первичного учетного документа. Он составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

ПУД, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и электронной цифровой подписи (п.1, чч.1 и 2 п.6 ст.10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Документы, созданные организацией на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу (ч.2 ст.19 Закона № 113-З).

Электронные накладные:

• товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов (ЭТТН и ЭТН);

• электронные сообщения, создаваемые грузоотправителем при отгрузке товаров в адрес:

- организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь;

- иностранного гражданина и (или) лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность (п.7 приложения к Указу № 496).

Электронные накладные создаются в соответствии с требованиями законодательства в сфере обращения электронных документов и электронной цифровой подписи (подп.1.2 п.1 постановления № 940).

Справочно Электронный документ - документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абз.16 ст.1 Закона № 113-З). Электронная цифровая подпись - последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности, а также для иных целей, предусмотренных Законом № 113-З и иными законодательными актами (абз.15 ст.1 Закона № 113-З).

Электронная накладная (ЭТТН, ЭТН, ЭС) - это документ в цифровом формате, который создается в электронном виде и заверяется электронной цифровой подписью.

Электронные накладные передают и получают операторы электронного документооборота (EDI-провайдеры) через систему электронного обмена данными (подп.1.3 п.1 постановления № 940).

Обратите внимание! ЭТТН, ЭТН считаются созданными, если они подписаны электронной цифровой подписью в установленном порядке, переданы и получены через оператора (операторов) электронного документооборота (EDI-провайдера) (ч.1 подп.1.5 п.1 постановления № 940).

Справочно EDI-провайдер - юридическое лицо Республики Беларусь, получившее в установленном законодательством об административных процедурах порядке аттестат оператора электронного документооборота (п.8 приложения к Указу № 496). Регламент административной процедуры, осуществляемой в отношении субъектов хозяйствования, по подпункту 4.1.1 «Получение аттестата оператора электронного документооборота (EDI-провайдера), обеспечивающего передачу и получение электронных накладных, а также в виде электронных документов транспортных (товаросопроводительных) и (или) иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли между государствами - членами Евразийского экономического союза» утвержден постановлением Минсвязи от 14.01.2022 № 1. Реестр EDI-провайдеров см. здесь. Государственная система управления открытыми ключами (ГосСУОК) - система взаимосвязанных и аккредитованных поставщиков услуг по распространению открытых ключей, обеспечивающая возможность получения всеми заинтересованными организациями и физическими лицами информации об открытых ключах и владельцах личных ключей в пределах государства (п.37 словаря). Личный ключ - последовательность символов, принадлежащая определенным организации или физическому лицу и используемая при выработке электронной цифровой подписи (абз.4 ст.1 Закона № 113-З). Открытый ключ - последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех заинтересованных организаций или физических лиц и применяемая при проверке электронной цифровой подписи (абз.6 ст.1 Закона № 113-З). Атрибутный сертификат - электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию: • о полномочиях физлица, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП на подписание определенных видов электронных документов; • об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физлица (абз.2 ст.1 Закона № 113-З).

Одной ЭЦП могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов.

Один электронный документ может быть подписан несколькими ЭЦП, если законодательством и (или) соглашением сторон предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами (чч.7 и 8 ст.23 Закона № 113-З).

Таким образом, участники электронного документооборота при использовании ЭТТН, ЭТН:

• грузоотправитель;

• грузополучатель;

• EDI-провайдер (ч.1 подп.1.4 п.1 постановления № 940).

Обратите внимание! Автомобильный перевозчик может выступать участником электронного документооборота, если между ним, грузоотправителем и грузополучателем достигнуто соглашение об участии в электронном документообороте. При использовании международной товарно-транспортной накладной «CMR» в виде электронного документа (e-CMR) участниками электронного документооборота признаются грузоотправитель, грузополучатель, автомобильный перевозчик и EDI-провайдер (ч.2 подп.1.4 п.1 постановления № 940).

Дополнительно по теме • Как оформить приказ о передаче права подписи ключом ЭЦП? • В организации есть именная подпись главного бухгалтера для подписания электронных документов. Может ли ее заместитель подписывать документы этой подписью на время трудового отпуска главного бухгалтера? Можно ли приказом сделать передачу ЭЦП? Либо нужно открывать новый ключ? • Где прописана ответственность сотрудника, владеющего ЭЦП? • Может ли атрибутный сертификат получить один работник, а использовать его - другой? Необходимо ли получать новый атрибутный сертификат в случае увольнения работника?

3.1. Обязательное применение электронных накладных

Обратите внимание! При использовании товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов нет необходимости составлять ТТН и ТН на бумажных носителях (п.15 Положения № 496).

Обязательно использовать электронные накладные при обороте следующих товаров на территории Республики Беларусь.

1. Товары, включенные в:

- перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом информационного взаимодействия с государствами - членами ЕАЭС (приложение 1 к постановлению № 250),

и (или)

- перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом прослеживаемости (приложение 2 к постановлению № 250) (абз.2 ч.1 п.14 Положения о функционировании системы прослеживаемости товаров, утв. Указом № 496).

Справочно В целях функционирования системы прослеживаемости к операциям, связанным с оборотом товаров, относятся: • отгрузка или получение товаров с мест реализации или хранения по договорам купли-продажи, мены, предусматривающим реализацию и (или) передачу товаров на территории Республики Беларусь и (или) иных государств - членов ЕАЭС; • отгрузка и (или) передача или получение товаров по договорам комиссии, поручения и иным аналогичным договорам, хранения, подряда, финансовой аренды (лизинга), коммерческого займа, оказания логистических услуг, включая отгрузку и (или) передачу или получение товаров с выставок, ярмарок на территории Республики Беларусь и (или) иных государств - членов ЕАЭС. Исключение - отгрузка и (или) передача товаров на хранение в порядке и случаях, предусмотренных Положением о порядке учета, хранения, оценки и реализации имущества, изъятого, арестованного или обращенного в доход государства, утв. Указом от 19.02.2016 № 63; • использование в производстве и (или) транспортировка товаров. Исключение - движение (перемещение) товаров между структурными подразделениями субъектов хозяйствования, местами осуществления их деятельности (местами хранения, эксплуатации, производства, использования, реализации, добычи, заготовления), выполняемой работниками организации или индивидуального предпринимателя, являющимися материально ответственными (ответственными) лицами: - без выезда на автомобильные дороги общего пользования, выхода на земли общего пользования; - в пределах торгового центра, рынка, строительной площадки (п.1 приложения к Указу № 496).

Использовать электронные накладные необязательно при проведении операций, связанных с оборотом на территории Республики Беларусь товаров:

✓ предназначенных в качестве проб и образцов для проведения исследований и испытаний в целях оценки соответствия техническим требованиям, при условии наличия у участника оборота таких товаров договора с органом по сертификации (аккредитованной испытательной лабораторией (центром)) или письма такого органа (лаборатории (центра)), подтверждающих необходимое количество (массу и объем) перемещаемых товаров для проведения этих исследований и испытаний;

✓ используемых в качестве образцов и экспонатов на выставках и ярмарках;

✓ полученных в качестве иностранной безвозмездной помощи или международной технической помощи;

✓ являющихся безвозмездной (спонсорской) помощью;

✓ являющихся предметом государственных закупок, - при осуществлении оборота таких товаров заказчиками и участниками-победителями (участниками) процедуры закупки из одного источника;

✓ закупаемых за счет внебюджетных источников финансирования государственных органов, иных государственных организаций, подчиненных (подотчетных) Президенту или подчиненных Совмину, бюджетных организаций;

✓ предназначенных для официального пользования дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, представительствами государств при международных организациях, международными организациями или их представительствами;

✓ предназначенных для проведения межлабораторных сравнительных испытаний (межлабораторных сличений), государственной поверки или калибровки средств измерений, сличений эталонов единиц величин, в необходимых количествах, установленных обязательными для соблюдения техническими нормативными правовыми актами либо договорами на проведение этих работ;

✓ реализованных в розничной торговле физическим лицам;

✓ являющихся арестованным имуществом должника по исполнительному производству;

✓ в иных случаях, определенных Президентом (п.17 Положения № 496).

Операции с вышеперечисленными товарами исключены из системы прослеживаемости. Поэтому субъекты хозяйствования не обязаны составлять по ним электронные накладные. Операции по их обороту можно оформлять с использованием бумажных накладных.

В случаях, когда использование субъектами хозяйствования, реализующими организациями электронных накладных невозможно, операции, связанные с оборотом включенных в установленные приложениями 1 и 2 к постановлению № 250 перечни товаров, могут осуществляться с использованием ТТН (ТН) на бумажных носителях с последующим созданием и передачей электронных накладных в программном комплексе «Система прослеживаемости товаров» (ПК СПТ) в течение 5 рабочих дней со дня устранения обстоятельств, не позволивших использовать электронные накладные (п.18 Положения № 496).

Такими случаями являются:

• неисправность информационных систем МНС, ОАИС, ГТК, вызванная техническими сбоями, нарушениями в работе сетей электросвязи и глобальной компьютерной сети Интернет, отключением электроэнергии;

• иные случаи, определяемые международно-правовыми актами, составляющими право Евразийского экономического союза (подстрочное примечание «*» к п.18 Положения № 496).

2. Товары, маркированные незащищенными средствами идентификации (п.3 Положения о маркировке товаров средствами идентификации, утв. Указом № 243).

Справочно Для целей маркировки оборот товаров - это: • ввоз; • хранение; • транспортировка; • использование; • получение и передача товаров, в том числе их приобретение; • предложение к реализации и реализация на территории Республики Беларусь; • трансграничная торговля (п.10 приложения 3 к Указу № 243). Незащищенные средства идентификации - средства идентификации, нанесенные непосредственно на товар или его упаковку либо на материальный носитель, не содержащий элементы (средства) защиты от подделки или знак защиты.

Обязанность использовать электронные накладные возникает не только у производителей (импортеров), которым необходимо маркировать включенные в перечень согласно приложению 2 к постановлению № 1030 и не защищенные средствами идентификации товары (подп.2.1 и 2.2 п.2 Положения № 243), но и у всех субъектов хозяйствования, у которых такие товары участвуют в обороте.

В случаях, которые не относятся к обязательным, организации вправе добровольно использовать электронные накладные.

Рекомендуем дополнительно изучить тематическую подборку «Маркировка товаров УКЗ и средствами идентификации».

Дополнительно по теме • ЭТТН и ЭТН. Описание процесса работы с одним EDI-провайдером. • ЭТТН и ЭТН. Описание процесса работы с двумя EDI-провайдерами. • В случае внутреннего перемещения автомобильным транспортом товара в торговый объект розничной торговли или сырья в объект общепита для производства в электронной накладной, создаваемой при отгрузке такого товара, необходимо ли указывать сведения о кодах маркировки (средствах идентификации) каждой единицы товара? Каким образом выводить товар и сырье из оборота?  • Организация передает спецодежду, выдаваемую работникам, другой организации для стирки и ремонта. Нужно ли при передаче б/у спецодежды иной организации оформлять электронные накладные, или можно обычные? • Государственному органу для осуществления контрольно-надзорной деятельности необходимо купить сумку-морозильник. Покупка такого товара возможна только с использованием электронных накладных? Есть ли исключения для покупки прослеживаемых товаров? • Заказчик выставляет СТО электронную накладную на шины, передаваемые для замены. Должен ли заказчик дополнительно выписать СТО накладную на бумажном носителе на бланке строгой отчетности? • Нужно ли по прослеживаемым и маркируемым товарам создавать электронные накладные при закупке из одного источника и закупках за счет внебюджетных средств бюджетных организаций? • Обязательно ли применять электронную накладную при реализации бывшего в употреблении основного средства «Шкаф холодильный»?

3.2. Электронные накладные при покупке прослеживаемых товаров через подотчетных лиц

Если организация через подотчетное лицо приобретает для собственных нужд (не для перепродажи) товарно-материальные ценности, по которым обязательно применение электронной накладной, она должна уведомить продавца (торговую организацию) о необходимости выставления в ее адрес электронной накладной по приобретенному работником товару, так как получение (поступление) товаров в данном случае относится к операциям, связанным с их оборотом.

Справочно Покупатель, приобретающий через подотчетных лиц товары, подлежащие прослеживаемости, вправе заявить продавцу требование о выставлении ему ЭСЧФ в отношении таких товаров, если с даты выписки (выдачи) подтверждающих покупку кассовых документов не истекло 30 календарных дней. Продавец обязан выставить покупателю ЭСЧФ не позднее 10-го числа, следующего за месяцем получения требования, заявленного в 30-дневный срок, при условии, что покупатель подписал выставленную ему электронную накладную (п.61 ст.131 НК). То есть продавец (грузоотправитель в электронной накладной) вправе отказать в выставлении ЭСЧФ по приобретенным покупателем (грузополучателем в электронной накладной) через подотчетных лиц товарам, подлежащим прослеживаемости, если покупатель: • не успел заявить требование в 30-дневный срок; • не подписал выставленную ему электронную накладную.

Дополнительно по теме • Организация приобрела шины в розничном магазине через подотчетное лицо. Может ли она принять к вычету НДС?

4. Обязательные сведения в электронных накладных

Электронные накладные должны содержать сведения:

• предусмотренные для заполнения в товарно-транспортных и товарных накладных, составляемых на бумажном носителе;

• не предусмотренные в накладных на бумажном носителе и имеющие свою специфику (чч.1 и 2 подп.2.2 п.2 постановления № 940; ч.1 п.12 ТНПА № 9/75/35/26).

4.1. Реквизиты ЭТТН (ЭТН), которые аналогичны предусмотренным в ТТН (ТН) на бумажном носителе

В электронных накладных, как и в ТТН и ТН на бумажных носителях, заполняется информация о:

• грузоотправителе (чч.7, 20 п.3, ч.2 п.4, ч.1 п.5 Инструкции № 58);

• грузополучателе (чч.7, 19 п.3, ч.2 п.4, ч.1 п.5 Инструкции № 58);

• пунктах погрузки (разгрузки) (ч.9 п.3, ч.1 п.5 Инструкции № 58);

• транспортировке (чч.10, 11, 14 п.3 Инструкции № 58);

• переданных с товаром документах (ч.17 п.3 Инструкции № 58).

4.2. Заполнение ЭТТН грузоотправителем

Обратите внимание! Обязательные для заполнения реквизиты ЭТН оформляются аналогично соответствующим реквизитам ЭТТН.

Справочно Структура и формат ЭТТН приведены в таблице 4.1 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26. Структура и формат ЭТН - в таблице 4.2 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26.

4.2.1. Реквизиты ЭТТН, которые предусмотрены в накладных на бумажных носителях и обязательны для оформления в цифровом формате

Обратите внимание! В ЭТТН отсутствуют реквизиты, позволяющие грузоотправителю отразить сведения о погрузочных работах. Эти данные фиксируются в Реестре товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов. Реестр составляет грузоотправитель после передачи ЭТТН грузополучателю и представления перевозчику на бумажном либо ином материальном носителе в доступной для просмотра форме переданных грузополучателю товарно-транспортных накладных (абз.3 ч.1 п.22, ч.4 п.79 Правил автомобильных перевозок грузов, утв. постановлением Совмина от 30.06.2008 № 970).

Формы документов • Реестр товарно-транспортных накладных, создаваемых в виде электронных документов.

4.2.2. Обязательные реквизиты ЭТТН, которые не предусмотрены в накладных на бумажных носителях

4.2.2.1. Для всех товаров

4.2.2.2. Для товаров, подлежащих прослеживаемости

Предлагаем ознакомиться с материалами интервью по теме «Использование электронных накладных при обороте товаров, подлежащих прослеживаемости».

Справочно Прослеживаемости подлежат товары, включенные в: • перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом информационного взаимодействия с государствами - членами Евразийского экономического союза (приложение 1 к постановлению № 250); • перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом прослеживаемости (приложение 2 к постановлению № 250).

Дополнительно по теме • Порядок продажи прослеживаемого товара через маркетплейс Вайлдберриз.  • Прослеживаемость товаров: ответы МНС на вопросы. • Оптовая организация формирует новогодние подарочные наборы из шоколадных конфет в ассортименте для дальнейшей их реализации, в том числе для профсоюзных организаций. В состав подарочных наборов входит шоколад с кодом ТН ВЭД, который планируется включить в перечень товаров, подлежащих прослеживаемости. Будут ли подлежать такие подарочные наборы шоколадных конфет прослеживаемости?  • По отдельным товарам единицы измерения для целей прослеживаемости отличаются от единиц измерения, которые приняты субъектами хозяйствования. Например, заказ молока осуществляется в штуках и данные об отпускной цене производителя (импортера) указываются в электронной накладной для соответствующего объема молока. Согласно проекту постановления должны указываться единицы измерения в литрах и цена за литр. Считаем целесообразным предусмотреть в отдельном поле электронной накладной отражение увязок данных относительно единиц измерения. • Комментарий к постановлению Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 19 августа 2024 г. № 25 «Об изменении постановления Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 3 мая 2021 г. № 19».

4.2.2.3. Для товаров:

• промаркированных незащищенными средствами идентификации;

• одновременно включенных в перечни товаров, подлежащих прослеживаемости и маркировке средствами идентификации

Справочно Перечень товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации, определен в приложении 2 к постановлению № 1030.

Обязательно указание информации о кодах маркировки:

1) при обороте товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации и промаркированных незащищенными средствами идентификации (п.3 Положения № 243).

В отношении молочной продукции код маркировки указывается в случае наличия у субъектов хозяйствования необходимых программных и технических средств для указания такой информации (п.3 пояснения № 1 к подразделу «Информация о средствах идентификации, нанесенных на подлежащие маркировке средствами идентификации товарные единицы, отнесенные к данной товарной позиции» таблицы 4.1 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26);

2) при обороте товаров, одновременно включенных в перечни товаров, подлежащих прослеживаемости, и в перечень товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации.

До 01.10.2025 к таким товарам относятся шины и покрышки пневматические резиновые новые (п.2 приложения 2 к постановлению № 250; пп.12-21 приложения 2 к постановлению № 1030).

С 01.10.2025 перечень таких товаров дополнен:

• молоком и молочными продуктами (пп.4-8 приложения 2 к постановлению № 250 в ред. от 25.11.2024; пп.1, 3, 6, 7 приложения 2 к постановлению № 1030);

• обувью (п.25 приложения 2 к постановлению № 250 в ред. от 25.11.2024; пп.32-36 приложения 2 к постановлению № 1030).

Коды маркировки по ним указываются независимо от того, какими средствами идентификации (защищенными или незащищенными) эти товары промаркированы (п.2 пояснения № 1 к подразделу «Информация о средствах идентификации, нанесенных на подлежащие маркировке средствами идентификации товарные единицы, отнесенные к данной товарной позиции» таблицы 4.1 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26).

Обратите внимание! По товарам непродовольственной группы, подлежащим с 01.10.2025 прослеживаемости, субъектам хозяйствования необходимо: • по состоянию на 01.10.2025 провести инвентаризацию имеющихся остатков; • не позднее 01.02.2026, но до начала осуществления операций, связанных с оборотом таких остатков, подать в ИМНС по месту постановки на учет сведения по остаткам в виде электронного документа для включения в ПК СПТ (подп.1.1 п.1 приложения к постановлению № 19).

Справочно C 01.10.2025 маркируются средствами идентификации вместо унифицированных контрольных знаков (УКЗ) (приложение 2 к постановлению № 1030 в редакции, действующей с 01.10.2025): • соки фруктовые и овощные, с добавлением или без добавления сахара или других подслащивающих веществ, кроме замороженных и концентрированных соков в потребительской упаковке (код 2009 ТН ВЭД ЕАЭС); • воды, включая минеральные и газированные, и прочие безалкогольные напитки (в том числе квас, напитки на растительном сырье, морсы, компоты) в потребительской упаковке (код 2202 ТН ВЭД, за исключением 2202 91 000 0, 2202 99 910 0, 2202 99 950 0, 2202 99 990 0); • машины вычислительные портативные массой не более 10 кг, состоящие по крайней мере из центрального блока обработки данных, клавиатуры и дисплея (код 8471 30 000 0); • смартфоны (код 8517 13 000 0); • прочие аппараты телефонные для сотовых сетей связи или других беспроводных сетей связи (код 8517 14 000 0).

Дополнительно по теме • Вниманию субъектов хозяйствования, осуществляющих операции, связанные с оборотом товаров, подлежащих прослеживаемости. • Вопросы-ответы на часто задаваемые вопросы в сфере маркировки товаров. • Маркировка товаров: МНС дает ответы на вопросы. • О вступлении в силу постановления, которым в новой редакции излагается перечень товаров, сведения об обороте которых являются предметом прослеживаемости. • По молочной продукции необходимо ли будет передавать данные о кодах маркировки в ПК СПТ, указывать их в электронных накладных в случае отсутствия у субъекта хозяйствования программных и технических средств с 01.10.2025?  • Нужно ли требовать от российского поставщика электронную накладную при приобретении обуви? При дальнейшем перемещении ввезенного маркированного средствами идентификации товара из Российской Федерации обязан ли субъект хозяйствования оформлять электронную накладную? •  Обязан ли субъект хозяйствования при инвентаризации остатков по обуви подавать в программный комплекс «Система прослеживаемости товаров» информацию о средствах идентификации на защищенных материальных носителях?

4.2.2.4. Для товаров, в отношении которых установлено ценовое регулирование

Справочно Инструкция о порядке установления и применения регулируемых цен (тарифов) утверждена постановлением МАРТ от 06.08.2021 № 55. Перечень регулируемых потребительских товаров установлен в приложении 1 к постановлению Совмина от 19.10.2022 № 713. Сведения о формировании цен заполняются по товарам, в отношении которых установлено ценовое регулирование, при их реализации на территории Республики Беларусь. Необходимые данные указываются в соответствии с нормами Инструкции № 55, постановления № 713, иными актами законодательства в сфере ценообразования (пояснение к подразделу «Сведения по регулированию ценообразования» таблицы 4.1 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26).

Необязательные реквизиты по формированию цен указываются только при наличии соответствующих данных (то есть они могут оставаться незаполненными).

Обязательные реквизиты должны быть заполнены в любом случае. Если по какому-то из обязательных реквизитов по ценообразованию данные отсутствуют (например, нет сведений, необходимых для установления цены), в поле этих реквизитов следует указать информацию об отсутствии данных (например, «Данные отсутствуют») (пп.82-91 подраздела «Сведения по регулированию ценообразования» таблицы 4.1 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26).

Дополнительно по теме • Об изменении законодательства в сфере маркировки и прослеживаемости товаров. Комментарий к постановлению Совмина от 25.07.2024 № 537. • Алгоритм проведения сверки электронных накладных, создаваемых при осуществлении операций, связанных с оборотом товаров, созданных субъектами хозяйствования, со сведениями об электронных накладных, содержащимися в программном комплексе «Система прослеживаемости товаров». • Письмо МНС от 25.04.2025 № 8-2-14/32128 «Об указании в электронных накладных сведений о размере примененной надбавки импортера».

4.2.3. Заполнение дополнительных полей ЭТТН (ЭТН)

4.2.3.1. При внесении изменений в ЭТТН (ЭТН)

Дополнительные поля накладной заполняются при внесении изменений в электронные накладные (ч.3 п.31, ч.3 п.47 ТНПА № 9/75/35/26; пп.49-51 подраздела «Дополнительные поля накладной» таблицы 4.1, пп.41-43 подраздела «Дополнительные поля накладной» таблицы 4.2, пп.44-46 подраздела «Дополнительные поля накладной» таблицы 4.6, пп.31-33 подраздела «Дополнительные поля электронного акта приемки» таблицы 4.7 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26).

Справочно До 18.09.2024 при внесении изменений в ЭТТН (ЭТН) в дополнительных полях новой накладной рекомендовалось указывать информацию о номере отмененной первоначальной накладной (ч.6 п.2 разъяснения НАН Беларуси).

С 18.09.2024:

4.2.3.2. При внесении дополнительных сведений о конкретном товаре

Дополнительные поля для товарной позиции заполняются при внесении дополнительных сведений о конкретном товаре (его особых характеристиках) (пп.102-104 подраздела «Дополнительная информация для товарной позиции» таблицы 4.1, пп.92-94 подраздела «Дополнительные поля для товарной позиции» таблицы 4.2, пп.87-89 подраздела «Дополнительные поля для товарной позиции» таблицы 4.6, пп.110-112 подраздела «Дополнительные поля, описывающие товар» таблицы 4.7 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26).

4.3. Принятие ЭТТН грузополучателем

При получении товара по ЭТТН покупатель обязан принять и подписать такой документ (как и при использовании накладных на бумажном носителе).

Заполнить форму ЭТТН и подписать ее грузополучатель может:

• в личном кабинете через веб-сервис EDI-провайдера;

• непосредственно в своей учетной программе и передать ее EDI-провайдеру через специальный модуль интеграции.

До подписания ЭТТН грузополучателю необходимо проверить правильность указанных в ней сведений.

Обратите внимание! Обязательные для заполнения реквизиты ЭТН проверяются аналогично соответствующим реквизитам ЭТТН.

Справочно Структура и формат ответа на ЭТТН приведены в таблице 4.3 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26. Структура и формат ответа на ЭТН - в таблице 4.4 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26.

4.3.1. Проверка реквизитов ЭТТН, которые обязательны для оформления по всем товарам

4.3.2. Проверка реквизитов ЭТТН, которые обязательны для оформления по товарам, подлежащим прослеживаемости

Заполняются в соответствии с ч.2 подп.2.2 п.2 постановления № 940 (не предусмотрены в накладных на бумажных носителях):

• код товара по ТН ВЭД ЕАЭС;

• дополнительный четырехзначный код по классификатору дополнительной таможенной информации;

• тип, номер, дата и время приходного документа, по которому был получен товар, и номер строки в этом приходном документе;

• отгруженное количество товара, единица измерения количества товара;

• цена за единицу измерения товара.

Если товары прослеживаемости не подлежат, эта информация в ЭТТН может не указываться.

Подробнее о заполнении указанных реквизитов см. здесь.

4.3.3. Проверка реквизитов ЭТТН, которые обязательны для оформления по товарам:

• промаркированным незащищенными средствами идентификации;

• одновременно включенным в перечни товаров, подлежащих прослеживаемости и маркировке средствами идентификации

Заполняются в соответствии с подразделом «Информация о средствах идентификации, нанесенных на подлежащие маркировке средствами идентификации товарные единицы, отнесенные к данной товарной позиции», пп.99, 100 подраздела «Информация об упаковке», п.101 подраздела «Перечень кодов маркировки» таблицы 4.1 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26:

• код упаковки верхнего уровня;

• код упаковки, которая вложена в упаковку верхнего уровня;

• код маркировки единицы товара.

Подробнее о заполнении указанных реквизитов см. здесь.

Дополнительно по теме • Разъяснения о порядке заполнения кодов маркировки в электронных накладных.

4.3.4. Проверка реквизитов ЭТТН, которые обязательны для оформления по товарам, в отношении которых установлено ценовое регулирование

Заполняются в соответствии с пп.82-91 подраздела «Сведения по регулированию ценообразования» таблицы 4.1 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26:

• отпускная цена производителя (импортера);

• вид скидки;

• оптовая скидка (в процентах);

• условия доставки товара (цена сформирована с учетом расходов по доставке или без учета расходов по доставке);

• сумма расходов по доставке товаров;

• сумма расходов по фасовке товаров;

• оптовая надбавка в белорусских рублях или процентах;

• сниженная цена субъекта торговли, осуществляющего оптовую торговлю;

• иные сведения, необходимые для установления цены;

• примечание.

Подробнее о заполнении указанных реквизитов см. здесь.

4.3.5. ЭЦП грузополучателя в электронной накладной

Грузополучатель при получении от EDI-провайдера подтверждения о получении извещения о получении ЭТТН (ЭТН):

• фиксирует дату и время получения подтверждения о получении извещения о получении ЭТТН (ЭТН);

• сохраняет подписанное EDI-провайдером подтверждение о получении извещения о получении ЭТТН (ЭТН);

• проверяет ЭЦП подписанного EDI-провайдером подтверждения о получении извещения о получении ЭТТН (ЭТН) (п.30 ТНПА № 9/75/35/26).

Если в ЭТТН (ЭТН) не требуется внесение изменений и (или) дополнений, грузополучатель не позднее дня фактического получения товаров:

✓ подписывает ЭТТН (ЭТН) ЭЦП ответственного лица (ответственных лиц);

✓ передает ЭТТН (ЭТН) в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера. При этом EDI-провайдер в ПК СПТ направляет ЭТТН (ЭТН), подписанную ЭЦП ответственных лиц грузоотправителя и грузополучателя;

✓ сохраняет подписанную ЭТТН (ЭТН) в электронном виде (ч.1 п.31 ТНПА № 9/75/35/26).

Обратите внимание! В случае неподписания грузополучателем ЭТТН (ЭТН) в течение 10 рабочих дней с момента ее создания такая ЭТТН (ЭТН) автоматически отменяется EDI-провайдером. Сведения об автоматической отмене ЭТТН (ЭТН) направляются в ПК СПТ (ч.2 п.32 ТНПА № 9/75/35/26).

Если у материально ответственного лица грузополучателя нет возможности подписать электронную накладную при принятии товаров, он составляет ПУД, подтверждающий совершение этой хозяйственной операции, единолично (абз.9 п.1 постановления Минфина от 12.02.2018 № 13 «О единоличном составлении первичных учетных документов»). В соответствии с установленным у субъекта хозяйствования графиком документооборота такой ПУД передается ответственному лицу грузополучателя, определенному локальным актом субъекта хозяйствования, для подписания электронной накладной в срок не позднее 10 рабочих дней с момента ее создания.

При этом в сообщение «Ответ на электронную товарно-транспортную накладную» (таблица 4.3 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26) или в сообщение «Ответ на электронную товарную накладную» (таблица 4.4 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26) вносятся сведения:

• в поле «Принял грузополучатель»:

- о материально ответственном лице (должность, фамилия, инициалы);

- о ПУД, составленном им единолично при принятии товаров (наименование, дата и номер документа);

• в дополнительное поле электронной накладной - об ответственном лице, обеспечивающем подписание электронной накладной (должность, фамилия, инициалы, подпись) (ч.2 п.1 письма НАН Беларуси).

5. Внесение изменений в электронные накладные

Способы внесения корректировок в ЭТТН (ЭТН):

1) отмена исходной накладной и создание новой с откорректированными данными (гл.6 «Требования к процессу внесения изменений и (или) дополнений в ЭТТН и ЭТН, а также их отмены путем создания новой ЭТТН или ЭТН» ТНПА № 9/75/35/26);

2) составление электронного акта приемки товаров без отмены исходной накладной (ч.5 п.12 ТНПА № 9/75/35/26).

5.1. По инициативе грузоотправителя

Если грузополучатель еще не подписал ЭТТН (ЭТН), требующую корректировок, грузоотправитель повторно передает ему эту же ЭТТН (ЭТН) с признаком «Отменена» (пп.56, 65, 68, 73, 76 ТНПА № 9/75/35/26).

Взамен отмененной грузоотправитель составляет новую ЭТТН (ЭТН) с откорректированными данными.

Сведения об отмене грузоотправителем электронной накладной при внесении в нее изменений и (или) дополнений передаются в ПК СПТ (подп.61.1 п.61 ТНПА № 9/75/35/26).

5.2. По инициативе грузополучателя

1. На основании уведомления грузополучателя грузоотправитель отменяет электронную накладную.

В случае необходимости внесения изменений и (или) дополнений в ЭТТН (ЭТН) грузополучатель до подписания электронной накладной со своей стороны не позднее 10 рабочих дней со дня получения ЭТТН (ЭТН) формирует уведомление о необходимости изменения и (или) дополнения электронной накладной с указанием необходимых корректировок (чч.2-5 п.31, абз.1 и 2 п.50, подп.64.1 п.64, подп.72.1 п.72 ТНПА № 9/75/35/26).

Уведомление, подписанное ЭЦП грузополучателя и переданное грузоотправителю через EDI-провайдера, является основанием для:

• отмены грузоотправителем ЭТТН (ЭТН);

• создания новой электронной накладной с учетом необходимых изменений или дополнений (абз.3 и 4 п.50 ТНПА № 9/75/35/26).

Грузоотправитель в поле «Номер отмененной накладной (иного документа)» создаваемой новой ЭТТН (ЭТН) обязательно указывает номер отмененной накладной (п.55 ТНПА № 9/75/35/26).

Сведения об отмене грузоотправителем электронной накладной при внесении в нее изменений и (или) дополнений передаются в ПК СПТ (подп.61.1 п.61 ТНПА № 9/75/35/26).

До подписания новой исправленной ЭТТН (ЭТН) у грузополучателя нет в наличии ПУД, подтверждающего поступление товаров. В такой ситуации материально ответственное лицо единолично составляет ПУД, подтверждающий совершение хозяйственной операции (принятие товаров грузополучателем) с внесением впоследствии в дополнительные поля новой накладной (абз.9 п.1 постановления № 13; абз.1 и 2 ч.1 п.2 письма НАН Беларуси):

• информации о документе, оформленном при приемке ТМЦ (его наименование, дата составления, номер);

• сведений об ответственном лице, обеспечивающем внесение этой информации в электронную накладную (должность, фамилия, инициалы, подпись) (ч.3 п.31, ч.3 п.47 ТНПА № 9/75/35/26).

2. На основании созданного грузополучателем электронного акта приемки грузоотправитель корректирует электронную накладную.

Обратите внимание! Данный способ внесения изменений в электронные накладные не применяется в отношении товаров, подлежащих прослеживаемости (абз.3 ч.3 п.2 письма НАН Беларуси).

Грузополучатель в случае необходимости внесения изменений и (или) дополнений в ЭТТН (ЭТН), в том числе по результатам приемки поступивших по ним товаров, в пределах сроков, предусмотренных договором либо законодательством:

• подписывает ЭТТН (ЭТН) ЭЦП ответственного лица (ответственных лиц);

• создает электронный акт приемки со ссылкой на ЭТТН (ЭТН);

• подписывает электронный акт приемки ЭЦП ответственного лица (ответственных лиц);

• передает подписанный ЭЦП электронный акт приемки в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера (пп.100, 131 ТНПА № 9/75/35/26).

Грузоотправитель:

✓ при согласии с информацией, содержащейся в электронном акте приемки, в сроки, предусмотренные условиями договора, Положением о приемке товаров по количеству и качеству, утв. постановлением Совмина от 03.09.2008 № 1290, и иными актами законодательства:

- подписывает электронный акт приемки ЭЦП ответственного лица (ответственных лиц);

- передает электронный акт приемки в адрес грузополучателя через EDI-провайдера;

- сохраняет подписанный электронный акт приемки в электронном виде (пп.110, 148 ТНПА № 9/75/35/26);

✓ при несогласии с информацией, содержащейся в электронном акте приемки:

- формирует уведомление о необходимости изменения и (или) дополнения электронного акта приемки с указанием необходимых корректировок;

- подписывает уведомление о необходимости изменения и (или) дополнения электронного акта приемки ответственного лица (ответственных лиц);

- передает уведомление о необходимости изменения и (или) дополнения электронного акта приемки в адрес грузополучателя через EDI-провайдера;

- сохраняет подписанное уведомление о необходимости изменения и (или) дополнения электронного акта приемки в электронном виде (пп.119, 162 ТНПА № 9/75/35/26).

Электронный акт приемки:

• применяется грузоотправителем и грузополучателем для изменения оценки хозяйственной операции с товарами в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях (ч.2 п.8 ТНПА № 9/75/35/26). То есть не используется для списания товаров у грузоотправителя и (или) принятия их к учету у грузополучателя (не является ПУД);

• формируется:

- в случае выявления при приемке товаров:

недостачи;

излишков. Электронный акт приемки, содержащий сведения о выявленных при приемке излишках товаров, является основанием для создания грузоотправителем и передачи грузополучателю ЭТН, содержащих сведения об этих излишках;

товаров ненадлежащего качества;

- для внесения иных изменений в электронные накладные и иные документы (ч.5 п.12 ТНПА № 9/75/35/26);

• связан с одной ЭТТН (ЭТН) (ч.6 п.12 ТНПА № 9/75/35/26), поэтому составить электронный акт приемки одновременно по нескольким ЭТТН (ЭТН) нельзя.

Справочно Структура и формат электронного акта приемки приведены в таблице 4.7 приложения 4 к ТНПА № 9/75/35/26.

Обратите внимание! ЭТТН (ЭТН), подписанные ЭЦП ответственных лиц грузоотправителя и грузополучателя, отмене не подлежат (п.61 ТНПА № 9/75/35/26). Если электронная накладная по прослеживаемым товарам подписана обеими сторонами, то для внесения в нее исправлений грузополучатель формирует грузоотправителю возвратную ЭТТН (ЭТН) и получает взамен новую с корректно оформленными данными. Данные о реквизитах первоначальной ЭТТН (ЭТН) необходимо отражать в подразделе «Дополнительные поля накладной» новой созданной накладной.

Дополнительно по теме • Какой срок выставления акта несоответствия к ЭТТН?

6. Административная ответственность за отсутствие электронных накладных

Нарушение порядка приобретения, хранения, использования в производстве, транспортировки, отпуска и реализации товаров влечет административную ответственность.

За отсутствие электронных накладных в предусмотренных законодательством случаях или при наличии не соответствующих действительности документов установлен штраф:

• до 30 БВ;

• а для ИП или юрлица - до 50 % от стоимости предмета административного правонарушения, суммы выручки, полученной от реализации товаров (ст.13.12 КоАП).

Справочно Размер БВ см. здесь.

Дополнительно по теме • Ответственность за неиспользование электронных накладных в тех случаях, когда это обязательно.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»