Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Есть ли в действующем законодательстве норма, регламентирующая обязательную регистрацию входящих хозяйственных договоров?

ОТВЕТ: Да, есть.

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п.1 ст.390 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Несмотря на то что договоры не относятся к организационно-распорядительной документации, порядок их регистрации и учета регулируется Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), поскольку ее положения распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий (часть третья п.3 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.7 п.3 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Регистрация документов представляет собой запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующую факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Реквизит «регистрационный индекс» является одним из реквизитов, придающих юридическую силу документу (часть первая п.18 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.1 п.18 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением № 113. Комментарии см. здесь.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Так как договор является совместным документом для двух организаций, то регистрационный индекс будет закреплять факт создания договора, а не его пересылки или доставки. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Пример Договор № 64/125

Договоры необходимо регистрировать в регистрационно-контрольной форме, например в журнале или книге.

Примерные графы журнала регистрации договоров:

1) «Дата регистрации»;

2) «Индекс договора» (порядковый номер, присваиваемый в течение делопроизводственного года, может быть дополнен необходимыми условными обозначениями). Если договор поступил от контрагента уже зарегистрированным, то регистрационный индекс, как отмечалось выше, проставляется через косую черту;

3) «Наименование контрагента»;

4) «Вид договора»;

5) «Предмет договора»;

6) «Срок договора» (начало и окончание действия), отметка о продлении срока договора;

7) «Исполнитель»;

8) «Отметка об исполнении договора».

Журналы регистрации договоров, как правило, заводятся на каждый из видов договоров.

В случае если в организацию договор поступил с сопроводительным письмом, то на сопроводительном письме (которое относится к организационно-распорядительным документам) проставляется отметка о поступлении.

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа (часть вторая п.66 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Подробно см. материал «Регистрация, учет и систематизация договоров».

26.11.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела