Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕГИСТРАЦИЯ, УЧЕТ И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОГОВОРОВ

Действующее законодательство предъявляет определенные требования к регистрации как документов организации в целом, так и отдельных видов договоров.

Основные требования к регистрации и учету

Конкретный порядок регистрации, учета, систематизации и хранения отдельных видов договоров организация может определить в следующих локальных нормативных актах:

• инструкции по делопроизводству в организации;

• положении о ведении договорной работы в организации;

• номенклатуре дел организации.

Справочно Регистрация документов представляет собой запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующую факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству). Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Договоры не входят в примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведенный в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству. Следовательно, договоры являются документами, подлежащими регистрации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. приложение 5 к Инструкции по делопроизводству исключено постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь.

Регистрация документов может быть централизованной и децентрализованной. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.) (подп.139.5 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! В настоящее время нет специальных правил, регламентирующих порядок регистрации в организации различных типов договоров (контрактов), поэтому на основании общих требований, предъявляемых к порядку регистрации документов, целесообразно разработать и утвердить порядок регистрации различных видов договоров с учетом текущих потребностей организации, удобства применения и количества договоров в год.

Трудовые договоры (контракты) и гражданско-правовые договоры

На практике организации разделяют работу по регистрации, учету и систематизации трудовых договоров (контрактов) и работу по регистрации, учету и систематизации гражданско-правовых договоров. Как правило, юридическая служба (юрисконсульт) осуществляет работу по ведению гражданско-правовых договоров, кадровая служба (инспектор по кадрам, специалист по кадрам) - трудовых договоров (контрактов). Если организация небольшая и данные службы отсутствуют, то такая работа может быть поручена бухгалтерии, секретарю или иному работнику. Если данные обязанности не включены в должностные инструкции работников, то нанимателю целесообразно приказом назначить ответственных лиц за соответствующий участок работы.

В настоящее время многие организации используют электронные системы регистрации, учета, систематизации гражданско-правовых договоров. Данные системы позволяют:

• осуществлять электронную регистрацию договоров (дата, регистрационный номер);

• вести журнал договоров, формировать его бумажный вариант;

• формировать бланки договоров, дополнительных соглашений;

• вести учет договоров по виду договора, контрагенту;

• вести учет исполнителей договора, а также лиц, согласовавших договор;

• отслеживать сроки действия и пролонгации договора;

• интегрировать применяемую систему учета договоров в электронные системы бухгалтерского учета;

• отслеживать исполнение договора, возникающие задолженности;

• вести учет всех связанных с договором документов: актов, счетов, накладных;

• осуществлять анализ результатов договорной деятельности;

• осуществлять выборку информации по запросу.

Регистрация трудовых договоров (контрактов) осуществляется кадровой службой отдельно от других видов договоров. Как правило, ведется отдельная регистрация трудовых договоров и контрактов работников.

Гражданско-правовые договоры, как правило, регистрируются юридической службой. В зависимости от объема регистрируемых договоров их регистрация может осуществляться:

• в журнале регистрации договоров;

• в регистрационно-контрольной карточке для договоров на бумажном носителе;

• в регистрационно-контрольной форме в автоматизированной системе.

Решение о выборе формы регистрации договоров в организации закрепляется в ЛНПА.

На практике чаще применяются журнальная форма регистрации и регистрация договоров в специальных автоматических системах учета.

Журнал регистрации гражданско-правовых договоров

Рассмотрим наиболее популярную форму учета с незначительным объемом договоров в организации (до 600 договоров в год). Количество граф в журнале регистрации зависит от потребности в тех или иных критериях учета гражданско-правовых договоров в организации. Журнал регистрации договоров может содержать не только графы, необходимые для регистрации документа, но и графы, позволяющие осуществлять дальнейший учет основных сведений по заключенному договору.

Примерные графы журнала регистрации гражданско-правовых договоров:

1. Регистрационный индекс.

Регистрационными индексами договоров, как правило, являются порядковые номера, присваиваемые в течение делопроизводственного года. Однако встречаются случаи, когда регистрация договоров не прерывается окончанием делопроизводственного года (некорректный порядок регистрации). Регистрационный индекс договора может быть сложным, с добавлением определенных в организации кодов, литер и т. п.

Если договор поступил от контрагента уже зарегистрированным, то регистрационный индекс, как правило, проставляется через дробь или регистрационный номер проставляется в установленном организацией для этих случаев месте (правый верхний угол первой страницы договора, оборотная сторона первого листа договора и т. п.).

2. Дата регистрации.

Обычно проставляется дата, когда документ поступил на регистрацию.

Договоры регистрируются в журнале после подписания руководителем, но может быть установлен иной порядок регистрации договоров.

На практике встречаются случаи, когда поступивший от контрагента проект договора уже зарегистрирован и в нем указана дата регистрации договора. В связи с этим в журнале можно предусмотреть дополнительную графу: «Номер и дата регистрации договора контрагентом».

Следует отметить, что наиболее корректным способом регистрации договора является регистрация договора после подписания его всеми сторонами договора.

3. Наименование организации (контрагента).

4. Вид договора.

5. Предмет договора.

6. Срок договора (начало и окончание действия), отметка о продлении срока договора (пролонгации договора).

7. Сумма договора.

8. Исполнитель.

9. Примечание - может содержаться информация о дополнительном соглашении к договору, отметка об исполнении договора и т. д.

Кроме того, в ряде случаев важны:

• информация о лицах, подписавших договор, номер и дата доверенности (если договор подписан уполномоченным доверенностью лицом), номер и дата специального разрешения (лицензии) и др.;

• информация о лицах, завизировавших договор;

• сведения о нотариальном удостоверении или регистрации договора (в требуемых случаях).

Справочно Примерную форму журнала регистрации гражданско-правовых договоров см. здесь.

Внутренняя регистрация договоров

Учет договоров могут вести разные структурные подразделения организации (юридическая служба, бухгалтерия, финансовый отдел, коммерческий отдел, отдел материально-технического снабжения, отдел сбыта, внешнеэкономический отдел, склад и т. п.) в зависимости от задач.

После подписания сторонами и регистрации договор поступает в соответствующее структурное подразделение, работнику для исполнения. Оригиналы (копии) неисполненных договоров могут храниться в одном или разных делах с сопутствующими документами в юридической службе, бухгалтерии, в других структурных подразделениях.

Договоры, как правило, систематизируются согласно действующим ЛНПА и утвержденной номенклатуре дел организации.

В зависимости от количества заключаемых договоров в организации и с целью оптимизации поиска определенного вида документации договоры могут систематизироваться:

• по видам договоров (поставки, аренды, подряда, купли-продажи, перевозки, страхования и т. д.);

• по структурным подразделениям (ответственным исполнителям), ведущим соответствующие договоры;

• по контрагентам (организациям, группам организаций и т. п.);

• по территориальному признаку (Минская область, Витебская область);

• по делопроизводственному году;

• комбинированно (структурное подразделение → вид договора) и др.

Систематизация договоров в организации должна быть логичной, единообразной, удобной для пользования и позволять быстро находить требуемые документы.

Организация может вести внутреннюю регистрацию договоров с учетом вида договора, структурного подразделения, заключившего (ведущего) данный договор, и т. п.

Внутренняя регистрация в организации внешнеэкономических договоров имеет свои особенности: графы журнала регистрации, как правило, соответствуют потребностям организации в части учета таких договоров и надлежащего обеспечения исполнения внешнеторговой операции.

30.10.2018

Ольга Гасюкевич, юрист

По этой теме также см.:

Формирование и хранение дел с договорами.