Формирование дел 10.09.2014 автор Пупкевич Т.

Пособие - навигатор от 10.09.2014
Автор: Пупкевич Т.

Формирование дел

Искать как словосочетание

Искать в документе Искать в содержании

0/0

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Установить закладку ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, а также систематизация документов внутри дел (п.42 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов)).

Справочно

Дело - документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (п.1.1 раздела 1 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55).

Основные признаки	Содержание		Норма
Когда формируют дела	С начала календарного года в строгом соответствии с утвержденной руководителем организации номенклатурой дел. Справочно Для более детального изучения темы о составлении номенклатуры дел организации см.: «Номенклатура дел организации»		1. Пункт 42 Правил работы архивов. 2. Пункт 168 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)
Кто формирует дела	Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации		1. Пункт 42 Правил работы архивов. 2. Пункт 168 Инструкции по делопроизводству
Осуществление контроля за формированием дел	1. Служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). 2. Архив организации		1. Пункт 42 Правил работы архивов. 2. Пункт 168 Инструкции по делопроизводству
Как группируются дела	По отметкам об исполнении документов «В дело». При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов		1. Пункт 43 Правил работы архивов. 2. Пункт 169 Инструкции по делопроизводству
Документы, группируемые в дело	1. Документы одного делопроизводственного года (например, 2014 г.), за исключением переходящих, личных и судебных дел. 2. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Обратите внимание! В отдельные дела группируются: - оригиналы и копии документов; - годовые, квартальные и месячные отчеты организации; - приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. 3. В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры		1. Пункт 44 Правил работы архивов. 2. Пункт 170 Инструкции по делопроизводству
Приложения	Формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела
Объем документов дела	Не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего		Пункт 45 Правил работы архивов
Принципы систематизации документов в делах	1. Вопросно-логический. 2. Хронологический. 3. Алфавитный. 4. Нумерационный и др.		1. Пункты 46, 301 Правил работы архивов. 2. Пункт 172 Инструкции по делопроизводству
Группировка и систематизация документов в деле:
распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и др.)	Группируются по видам, систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров. Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела. Обратите внимание! В деле с приказами не должно быть докладных записок или других документов, послуживших основанием для приказов. Вместе с приказом формируются в дело документы, которые являются приложением к нему или которые утверждаются данным приказом, например, положение об учетной политике организации, тарифы, нормы и т.д.
	Приказы, распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения
	Срок хранения 75 лет	Срок хранения 3 года
	Документы: - о приеме, переводе, увольнении; - поощрении, премировании, установлении надбавок; - присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов; - длительных (более месяца) и зарубежных командировках; - заключении и продлении трудовых договоров (контрактов)	Документы: - о предоставлении отпусков; - наложении взысканий; - назначении дежурных, командировках
	Обратите внимание! При значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности (о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпуска и др.) допускается их группировка в отдельные дела
организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.)	Составляются в отдельные дела независимо от способа их утверждения
протоколы	Систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров, группируются отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и др.)
планы, отчеты, сметы, титульные списки	Группируются отдельно от прилагаемых к ним расчетов. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Пример План на 2014 г., составленный в 2013 г., или отчет за 2014 г., составленный в 2015 г., должны быть отнесены к 2014 г. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов - по последнему году действия плана. Пример Бизнес-план на 2014-2016 гг. будет храниться в деле 2014 г.
дела с перепиской	Группируются в логической последовательности: первым помещается запрос, за ним - документ-ответ
документы личного дела	Формируются в дела согласно главе 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2
обращения граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц	Составляются в самостоятельные дела, систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке
лицевые счета	Формируются в самостоятельные дела в пределах года, систематизируются по алфавиту фамилий
документы секретные	Группируются отдельно от остальных документов организации
Где формируется дело	Папка-скоросшиватель или папка с завязками

10.09.2014

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»