ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, а также систематизация документов внутри дел (часть первая п.42 Правил государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила)).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Обратите внимание!

Порядок формирования электронных дел определен главой 8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться гл.8 Инструкции № 19 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 117. Комментарий см. здесь.

Основные признаки	Содержание		Норма
Кто формирует дела	Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации		1. Часть вторая п.42 Правил. 2. Часть вторая п.168 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. ч.2 п.168 Инструкции по делопроизводству изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113
Осуществление контроля за формированием дел	1. Служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). 2. Архив организации		1. Часть третья п.42 Правил. 2. Часть вторая п.168 Инструкции по делопроизводству
Как группируются дела	По отметкам об исполнении документов «В дело». При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов		1. Часть вторая п.43 Правил. 2. Пункт 169 Инструкции по делопроизводству
Документы, группируемые в дело	1. Документы одного делопроизводственного года (например, 2017 год), за исключением переходящих, личных и судебных дел. 2. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Обратите внимание! В отдельные дела группируются: - оригиналы и копии документов; - годовые, квартальные и месячные отчеты организации; - приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. 3. В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры		1. Пункт 44 Правил. 2. Пункт 170 Инструкции по делопроизводству. От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. из ч.2 п.170 Инструкции по делопроизводству слово «включительно» исключено постановлением № 113
Приложения	Формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела
Объем документов дела	Не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего		Пункт 45 Правил
Принципы систематизации документов в делах	1. Вопросно-логический. 2. Хронологический. 3. Алфавитный. 4. Нумерационный и др.		1. Пункты 46, 301 Правил. 2. Пункт 172 Инструкции по делопроизводству
Группировка и систематизация документов в деле:
распорядительные документы (приказы, распоряжения, и др.)	Группируются по видам и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров. Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела. Обратите внимание! В деле с приказами не должно быть докладных записок или других документов, послуживших основанием для приказов. Вместе с приказом формируются в дело документы, которые являются приложением к нему или которые утверждаются данным приказом, например, положение об учетной политике организации, тарифы, нормы и т. д.
	Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров
	Срок хранения 75 лет	Срок хранения 3 года
	о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников	о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)
	Обратите внимание! При значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности (о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпуска и др.) допускается их группировка в отдельные дела
организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.)	Формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения
протоколы	Систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров, группируются отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и др.)
планы, отчеты, сметы, титульные списки	Группируются отдельно от прилагаемых к ним расчетов. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Пример План на 2017 год, составленный в 2016 году, или отчет за 2017 год, составленный в 2018 году, должны быть отнесены к 2017 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов - по последнему году действия плана. Пример Бизнес-план на 2017-2018 годы будет храниться в деле 2017 года
дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении	Формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ
документы личного дела	Систематизируются в порядке, установленном актами законодательства. Справочно Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2
обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением	Группируются в самостоятельные дела, систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке
лицевые счета	Группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий
документы секретные	Группируются отдельно от остальных документов организации
Где формируется дело	Папка-скоросшиватель или папка с завязками
Аналитические материалы по теме	1. Формирование и хранение дел с договорами. 2. Формирование дел с приказами руководителя по личному составу. 3. Формирование и оформление дел с приказами по административно-хозяйственным вопросам. 4. Формирование и оформление дел с приказами по основной деятельности. 5. Правильно ли подшивать в одно дело приказы и распоряжения директора по основной деятельности или следует заводить для этого два разных дела? 6. В делопроизводстве организации в одно дело сформированы все документы, имеющие отношение к заработной плате, которые по отдельности имеют различные сроки хранения. Следует ли разбивать данные документы по разным делам или можно объединить их в одно дело и установить максимальный срок хранения - 75 лет? 7. В делопроизводстве организации все исходящие письма формируются в одно дело. Какой срок хранения следует установить этому делу - 3 года или 10 лет? 8. Формирование и хранение дел с обращениями граждан

Справочно

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

25.07.2019

Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»