Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Формирование дел: ответы на вопросы сообщества «Бизнес-Инфо»
29.03.2024
В Сообществе пользователи часто задают вопросы по теме формирования дел: в какой папке хранить те или иные документы, как правильно составить заголовок дела для номенклатуры дел организации и др.
Ответы на эти вопросы вы найдете в материале.
 |
Справочно Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел (ч.1 п.168 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4). |
В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела.
Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела (п.170 Инструкции № 4).
Принципы формирования дел - п.172 Инструкции № 4.
| Вопрос | Ответ |
| Где хранить приложения к приказу о материальной помощи (копии свидетельств о рождении, смерти)? | Возможны варианты. С учетом временного (до 10 лет) срока хранения возможны следующие варианты формирования в дело указанных копий: вариант 1 - в дело с приказами по личному составу со сроком хранения 3 года (после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства; если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет); вариант 2 - в отдельное дело с документами, послужившими основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедшими в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.) |
| Можно ли подшивать в одно дело приказы по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь и документы к ним (докладные, задания на служебные командировки), так как у них одинаковый срок хранения по Перечню № 140? | Не следует. Документы о служебных командировках в пределах Республики Беларусь (докладные записки, задания, отчеты и др.) формируются в отдельное дело |
| Можно ли хранить докладные и объяснительные записки вместе с приказом о наложении дисциплинарных взысканий? | Не следует. Докладные и объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины формируются в отдельное дело с заголовком «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, докладные записки, представления и др.)» |
| Как сформировать дело с документами, послужившими основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу (заявлениями, представлениями, докладными записками, уведомлениями и др.)? | Документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов (приказов, распоряжений) по личному составу, если они не подлежат включению в личные дела работников или если на работников не заводятся личные дела, формируются в самостоятельное дело |
| С чем подшить документы на выплату пособия на погребение (свидетельство о смерти, копия паспорта, заявление и т. д.) при перечислении на банковскую карточку? | Возможны варианты. Документы на выплату пособия на погребение можно подшить в дело с: - документами о выплате пособий, об оплате листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения и др.); - документами о выплате материальной помощи работникам, неработающим пенсионерам (заявления, справки и др.) |
 |
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами. |