Формирование дел в организации

Татьяна Пупкевич
экономист, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

17.03.2023

Обратите внимание!

С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции.

В материале сгруппированы основные правила формирования дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, а также систематизация документов внутри дел (ч.1 п.168 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Справочно

Дело - документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (подп.3.2.35 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Обратите внимание!

Порядок формирования электронных и гибридных дел определен гл.8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.

Признаки	Содержание		Норма НПА
Кто формирует дела	Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях дела оформляют работники, ответственные за документационное обеспечение (ДОУ) отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации		Части 2, 3 п.168 Инструкции № 4
Контроль за формированием дел	1. Служба ДОУ. 2. Архив организации
Как группировать дела	По отметкам об исполнении документов «В дело». При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов		Пункт 169 Инструкции № 4
Документы, группируемые в дело	1. Документы одного делопроизводственного года (например, 2022 год), за исключением переходящих, личных и судебных дел. 2. Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Обратите внимание! В отдельные дела группируются: - оригиналы и копии документов; - годовые, квартальные и месячные отчеты организации; - приказы вышестоящей и подчиненной организации, поскольку имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. 3. В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры. Дополнительно по теме 1. Можно ли в одном деле хранить график трудовых отпусков за 2022 год и 2023 год? И если да, то как на обложке дела проставить дату дела? 2. Как оформить обложку дела с контрактами работников? Можно ли контракты за несколько лет сгруппировать в одном деле и уничтожить по истечении срока хранения?		Части 1, 2 п.170 Инструкции № 4
Приложения	Формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела
Объем документов дела	Не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего		Пункт 171 Инструкции № 4
Принципы систематизации документов в делах	1. Вопросно-логический. 2. Хронологический. 3. Алфавитный. 4. Нумерационный и др.		Часть 1 п.172 Инструкции № 4
Группировка и систематизация документов в деле: распорядительные документы (приказы, распоряжения и др.)	Группируются по видам и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров. Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела. Обратите внимание! В деле с приказами не должно быть докладных записок или других документов, послуживших основанием для приказов. Вместе с приказом формируются в дело документы, которые являются приложением к нему или которые утверждаются данным приказом, например положение об учетной политике организации, тарифы, нормы и т. д. Дополнительно по теме Можно ли к приказу по основной деятельности не распечатывать приложение, а указать, что оно будет в электронном виде, поскольку приложение на 500 листах?
	Приказы и распоряжения: - по основной деятельности; - по личному составу; - по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров
	Срок хранения 55 лет	Срок хранения 3 года
	О приеме на работу (назначении на должность), переводе на другую постоянную работу, перемещении, увольнении (освобождении от занимаемой должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, компенсаций, временном переводе, отстранении от работы, допуске к работе, изменении существенных условий труда, установлении (отмене) неполного рабочего времени, привлечении к работе в государственные праздники, праздничные и выходные дни, исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, классных чинов, дипломатических рангов, персональных званий, повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, отпусков для нахождения в режиме самоизоляции, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников (п.21.3 Перечня № 140)	О предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, переносе трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, профессиональную подготовку, стажировку), социальной поддержке неработающих пенсионеров (п.21.4 Перечня № 140)
	То есть в организации должно быть заведено минимум четыре дела с приказами: 1) по основной деятельности; 2) по административно-хозяйственным вопросам; 3) по личному составу (с 55-летним сроком хранения); 4) по личному составу (с трехлетним сроком хранения). Обратите внимание! При значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности (о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпуска и др.) допускается их группировка в отдельные дела. Пример 1-п - приказы о премировании; 1-ос - приказы о предоставлении социальных отпусков Дополнительно по теме Формирование дел с приказами руководителя по личному составу
организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.)	Формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. Дополнительно по теме Какой порядок формирования в дело, хранения штатного расписания?
протоколы	Систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров, группируются отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и др.)
планы, отчеты, сметы, титульные списки	Группируются отдельно от прилагаемых к ним расчетов. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Пример План на 2023 год, составленный в 2022 году, или отчет за 2023 год, составленный в 2024 году, должны быть отнесены к 2023 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия, отчеты о выполнении таких планов - по последнему году действия плана. Пример Бизнес-план на 2023-2024 годы будет храниться в деле 2023 года. Дополнительно по теме В каком году следует отнести к документам, завершенным делопроизводством, а также сдать в архив: годовую бухгалтерскую отчетность за 2021 год, составленную в I квартале 2022 г.; действующий Устав общества, утвержденный общим собранием акционеров от 04.01.2021?
дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении	Формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ
документы личного дела	Систематизируются в порядке, установленном актами законодательства. Справочно Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.. От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.
обращения граждан, в том числе ИП, и юрлиц и документы, связанные с их рассмотрением	Группируются в самостоятельные дела, систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Дополнительно по теме 1. Формирование в дела обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, их хранение. 2. Допускается ли формирование в одном деле письменных и электронных обращений?
лицевые счета	Группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий. Дополнительно по теме Как правильно группировать лицевые счета по начислению заработной платы и оформлять такие дела? Можно ли лицевые счета за несколько лет (например, 2-3 года) группировать в одно дело? И если нет, то как поступить, если лицевые счета по начислению заработной платы уже сгруппированы за 2-3 года и находятся в архиве?
Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения	Могут формироваться в отдельные дела или в дела с другими документами, не содержащими служебную информацию ограниченного распространения, относящимися к одному вопросу. Дополнительно по теме Формирование в дела, хранение и уничтожение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения		Часть 1 п.11 Положения о порядке проставления ограничительного грифа «Для служебного пользования», грифа «Коммерческая тайна» и ведения делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения и информацию, составляющую коммерческую тайну, утв. постановлением Совмина от 12.08.2014 № 783
Документы, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну	Формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Индекс таких дел дополняется литерами «кт».		Пункт 23 Положения № 783
Документы по административным процедурам	Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в уполномоченном органе в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В деле могут формироваться заявления, документы и (или) сведения по всем административным процедурам или по каждой из них в зависимости от количества образующихся документов и осуществляемых административных процедур. По заявлениям, документам и (или) сведениям по осуществляемым административным процедурам в отношении граждан и юрлиц также могут формироваться самостоятельные дела. Заявления, документы и (или) сведения по осуществляемым административным процедурам могут формироваться в дела граждан и юрлиц, ведущиеся в госорганах, иных организациях. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неисполненные заявления заинтересованных лиц, а также неправильно оформленные документы по их исполнению в дела не подшиваются.		Пункты 24, 25 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 07.05.2009 № 39. От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 июня 2024 г. Инструкция № 39 изложена в новой редакции постановлением Минюста от 30.05.2024 № 31. Следует руководствоваться п.21 новой редакции Инструкции № 39
Где формируется дело	Папка-скоросшиватель или папка с завязками. Дела постоянного хранения, состоящие из документов, имеющих особенности художественного оформления, материальной основы документа, содержащих в оформлении материальные ценности, или состоящие из неформатных документов (чертежи, рукописи и так далее), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках)		Пункт 184 Инструкции № 4

После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест.

Дополнительно по теме

• Всё по одной теме. Организация работы с документами.