Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

15.02.2022

ВОПРОС

Как правильно группировать лицевые счета по начислению заработной платы и оформлять такие дела? Можно ли лицевые счета за несколько лет (например, 2-3 года) группировать в одно дело? И если нет, то как поступить, если лицевые счета по начислению заработной платы уже сгруппированы за 2-3 года и находятся в архиве?

ОТВЕТ

Зависит от ситуации.

Лицевые счета по начислению заработной платы группируются в дела за один делопроизводственный год.

Дополнительно по теме • Необходимо ли распечатывать расчетные листки работников для передачи их на хранение в архив организации?

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего. Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий (пп.44-46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Нормативные правовые акты допускают наличие переходящих дел, то есть содержащих документы за несколько лет. Такие дела включаются в опись дел по году заведения; при составлении описей дел последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи того года, в которую эти переходящие дела были включены.

Пример Документы за 2020 год см. также в описи № 3/2019 за 2019 год, дела № 10, 15.

Однако лицевые счета могут формироваться в одно дело за несколько лет только при условии, что сводная опись дел составляется в организации за несколько лет.

Обратите внимание! В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел постоянного хранения незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за 5 лет.

Решение вопроса о перегруппировании уже оформленных дел зависит, во-первых, от того, включено ли дело в годовой раздел сводной описи дел, а во-вторых, за 1 год или несколько лет составлен годовой раздел сводной описи дел.

Если годовой раздел сводной описи дел уже составлен, в установленном порядке согласован и утвержден, то переформировывать дела не нужно.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Архив организации.