Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ФОРМЫ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Текст документа - это зафиксированная письменно информация, позволяющая получить ее однозначное толкование.

Для того чтобы узнать изложенное в документе, он должен быть прочитан и проанализирован.

Тексты документов могут быть представлены в различных формах:

• связный текст;

• анкета;

• таблица;

• комбинированный (текст + таблица) (п.4.12 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Связный текст

В документах, которые представляют собой связный текст:

• используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (администрация не возражает);

• местоимения заменяются существительными (завод просит, банк не возражает, колледж направляет или направляем, считаем возможным и т.д.).

В распорядительных документах (приказах, указаниях, распоряжениях) текст излагается от первого лица (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ), в постановлениях и решениях в тексте используется форма изложения от 3-го лица единственного числа (Совет ПОСТАНОВЛЯЕТ, правление РЕШИЛО).

В совместных документах текст излагается от 1-го лица множественного числа (постановили, решили, предлагаем).

В протоках используется форма изложения от 3-го лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ), запись текста ведется от 3-го лица единственного числа (Белоцкая О.А. возражает и предлагает).

Анкета

Справочно Анкета - форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Информация в анкете может быть представлена в словесной, а также в цифровой форме (п.79 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41; далее - Методические указания).

В анкете информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже или словосочетаниями, опорным словом в которых является имя существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы» и др.

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да - нет», развернутым ответом, числовыми показателями.

Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительной, финансовой, учетной документации.

Таблица

Справочно Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Информация в таблице может быть представлена как в словесной, так и в цифровой форме (п.81 Методических указаний).

Таблица позволяет представить информацию более компактно. Применяют таблицы для лучшей наглядности и удобства сравнения числовых значений, показателей (параметров, размеров и т.п.).

Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Таблицы имеют два уровня членения текста:

1) вертикальный (графы);

2) горизонтальный (строки).

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф без их названий. При большом количестве граф в таблице допустимо повторение заголовков.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Соединение форм представления текста - комбинированная форма, содержащая сочетание связного текста с анкетой или таблицей.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Язык и стиль служебных документов»; • «Особенности употребления сокращений в деловой речи».

13.01.2015

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу