Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ГИБЕЛЬ, УТРАТА, ПОРЧА, НЕЗАКОННОЕ УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Требования нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов в сфере делопроизводства и архивного дела направлены на обеспечение надлежащей сохранности документов организации. Установлен порядок определения срока хранения документов, закреплены сроки хранения типовых документов и др.

При отсутствии достоверных документов, отражающих деятельность организации, она несет определенные риски, например риск наложения штрафов контролирующими органами или потенциальной возможности претензий, судебных исков со стороны работников или клиентов.

Ответственность за сохранность и доступность документов, образующихся в деятельности организации, независимо от места их хранения, несет сама организация в лице ее руководителя (п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 часть первая п.7 Инструкции № 4 изложена в новой редакции: «Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел».

Несмотря на это, по различным причинам в организации (в делопроизводстве, в архиве) могут происходить гибель, утрата, порча или незаконное уничтожение документов.

Гибель

Гибель документов может произойти в результате пожара, возгорания, затопления, взрыва и других чрезвычайных обстоятельств. Обязательно такой факт должен быть документально зафиксирован. Организации необходимо подтвердить, что документы хранились надлежащим образом и ее вина в пропаже или уничтожении документов отсутствует. Для этого необходимо иметь документы, подтверждающие факт того, что чрезвычайные обстоятельства действительно имели место. Наличие подтверждения, выданного соответствующим государственным органом, снимает вину с организации.

Если гибель документов произошла в результате пожара, то составляется акт с указанием списка погибшего имущества, куда включаются и документы.

Пример акта осмотра поврежденного имущества, включая документы

осмотра поврежденного имущества

Составлен комиссией:

Председатель - начальник хозяйственного департамента А.П.Ясюкевич.

Осмотр проводился с 18.05.2015 по 27.05.2015.

Установлено:

1. В результате _________________________ кабинета 216, расположенного на 2-м этаже, выявлено повреждение следующего имущества:

- _____________________________________, инвентарный номер ________;

- _____________________________________, инвентарный номер ________;

- _____________________________________, инвентарный номер ________.

Указанное имущество восстановлению не подлежит.

2. Повреждены следующие документы на бумажных носителях:

- дело № 06-20 «Товарные накладные на отпуск товарно-материальных ценностей» за 2012-2014 годы, количество томов - 4;

- дело № 06-22 «Путевые листы и приложения к ним» за 2013-2014 годы, количество томов - 3;

<…>

В результате повреждения указанных документов текст не подлежит прочтению.

Кроме того, необходимо получить справку из органа государственного пожарного надзора в территориальном управлении Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь.

Если произошла протечка местного водопровода и все документы были затоплены, то необходимо вызвать представителей коммунальной службы, которые составят акт с указанием пострадавших документов и выдадут справку, подтверждающую факт аварии.

Утрата

В целях предотвращения утраты документов организации устанавливается охранный режим, который обеспечивает предохранение документов от хищений и утрат. Охрана организации обеспечивается оборудованием здания средствами охранной сигнализации, постом охраны, системой контроля доступа, системой видеонаблюдения и др.

Порча

Порча документов может быть умышленной и неумышленной.

Умышленная порча производится для сокрытия, изменения информации, содержащейся в документе.

Неумышленная порча документов может стать результатом ненадлежащего хранения документов, которое предусматривает наличие помещения, специальных средств хранения (стеллажи, шкафы и др.), а также поддержание санитарно-гигиенического режима. Санитарно-гигиенический режим обеспечивает предохранение документов от биоповреждений и загрязнения, исключает возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы (часть третья ст.12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»; далее - Закон об архивном деле).

Незаконное уничтожение

Незаконное уничтожение документов подразумевает уничтожение документов с нарушением установленного законодательством порядка.

Уничтожение документов Национального архивного фонда постоянного хранения запрещается (ст.25 Закон об архивном деле).

Уничтожение документов временного хранения осуществляется в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства. Республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства является Министерство юстиции Республики Беларусь. Указанное Министерство постановлением от 24.05.2012 № 143 утвердило Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, в которых закреплен порядок уничтожения документов.

Важно правильно определить срок хранения документов, верно их исчислить, составить описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Справочно Как правильно определить срок хранения документов, см. раздел 2 «Сроки хранения документов» подборки «Хранение документов в организации».

Ответственность

1. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут административную ответственность в виде штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

2. В случае хищения, уничтожения, повреждения либо сокрытия документов, штампов, печатей, хищении бланков предусмотрена уголовная ответственность в виде общественных работ, или штрафа, или исправительных работ на срок до 2 лет, или ареста на срок до 6 месяцев, или ограничения свободы на срок до 2 лет, или лишения свободы на тот же срок.

Те же действия, совершенные в отношении документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, переданных на государственное хранение, или официальных документов особой важности наказываются штрафом, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 5 лет, или лишением свободы на тот же срок (ст.377 Уголовного кодекса Республики Беларусь).

3. Работодатели несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также представлением документов, содержащих недостоверные сведения (часть вторая ст.76 Закона Республике Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»).

Соблюдение требований нормативных правовых актов Республики Беларусь в сфере делопроизводства и архивного дела (составление номенклатуры дел, правила формирования документов в дела, принципы регистрации документов и т. д.) позволяет избежать возникновения вышеописанных ситуаций.

Во всех случаях организация должна предпринять попытки к восстановлению утраченных документов. Например, дубликат устава можно получить в регистрирующем органе, первичные учетные документы восстанавливаются путем получения заверенных копий у лиц, с которыми производились хозяйственные операции, и др.

05.06.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела