Материал помещен в архив

ГРАФИК ОТПУСКОВ - 2020. ПРОВЕРИМ СЕБЯ

Все работающие имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Чтобы сотрудники организации одновременно не ушли отдыхать, а ее работа не остановилась, составляется график отпусков, который, с одной стороны, гарантирует работникам право на отдых, а с другой - защищает интересы работодателя.

В конце каждого года редакция АПС «Бизнес-Инфо» готовит аналитический материал, посвященный составлению графика отпусков. С учетом утверждения «новое - хорошо забытое старое» предлагаем еще раз проверить свои знания по этому вопросу.

Что такое график отпусков?

График представляет собой расписание предоставления с соблюдением очередности оплачиваемого отпуска на календарный год.

Существуют определенные правила составления графика отпусков. Так, он составляется и утверждается нанимателем, а также согласовывается с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (часть первая ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)). Если в коллективном договоре такое условие не предусмотрено, наниматель не обязан согласовывать с профсоюзом график отпусков.

Согласовываемый график отпусков профсоюз может письменно одобрить или вернуть для доработки.

График отпусков составляется с учетом пожеланий работников и особенностей рабочего процесса организации. Коллективным договором, другим нормативным актом может быть установлена максимальная численность работающих определенного подразделения, которые могут одновременно находиться в отпуске.

К составлению графика отпусков целесообразно приступать в ноябре, а утверждается он руководителем не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором и др. (часть вторая ст.168 ТК).

Нужен ли график отпусков в маленькой организации?

График отпусков должен быть в любой организации независимо от численности работающих. Это обязательный документ как для работника, так и для работодателя (п.5 ст.194 ТК). Он обеспечивает работнику необходимые гарантии и соблюдение закона работодателем. Именно графиком отпусков устанавливается очередность отдыха сотрудников. Те же, кто считает, что соблюдать требования ТК необязательно, должны быть готовы к штрафам, которые налагает трудовая инспекция на работодателей за отсутствие утвержденного графика отпусков.

Справочно Иные нарушения законодательства о труде, причинившие вред работнику, влекут наложение штрафа в размере от 2 до 20 базовых величин (часть 4 ст.9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. ответственность за нарушение законодательства о труде установлена в ст.10.12 КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Комментарий см. здесь.

Право отдельных категорий работников на предоставление отпуска в определенное время

Во время составления графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые категории работников имеют право на очередной отпуск в определенное время (часть четвертая ст.168 ТК).

Например, женщины, у которых двое (и более) детей в возрасте до 14 лет, имеют первоочередное право на отпуск в летнее время.

Такие же льготы предусмотрены для ветеранов войны и труда, сотрудников моложе 18 лет, опекунов или попечителей, ветеранов боевых действий, людей, имеющих звания Героя, Героя Советского Союза, полных кавалеров орденов Славы и др.

Кроме того, одновременно с мужем (женой) могут уйти в отпуск и супруги военнослужащих.

Как правильно составить график отпусков?

График отпусков организации - локальный правовой акт, который содержит информацию об очередности предоставления отпусков работникам всех структурных подразделений. В каждом структурном подразделении организации свой график. Эта схема считается самой удобной: сначала руководители отделов составляют графики в зависимости от потребности отдела в персонале, а потом отдел кадров корректирует поданные графики с учетом существующих льгот.

Затем работники кадровой службы передают уточненные графики на согласование работникам, чьи отпуска были по каким-то причинам перенесены на иной период, и руководителям подразделений. После согласования и урегулирования всех спорных вопросов исправленные графики вновь передаются в отдел кадров, где уже составляется сводный график организации.

Типовой формы графика отпусков нет. Он разрабатывается в организации самостоятельно. Можно воспользоваться типовой формой графика трудовых отпусков (код 0224130001), включенной в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

В ст.168 ТК не определены требования к содержанию графика трудовых отпусков.

Важные моменты при составлении графика отпусков

При составлении графика отпусков кроме пожеланий работников необходимо также учитывать и требования действующего законодательства.

1. Стаж работы, рабочий год. Право на оплачиваемый отпуск имеют работники, стаж работы которых на момент составления графика отпусков не меньше 6 месяцев (при этом работника нужно предупредить, что его отпуск может быть перенесен). Кроме того, если в период, за который предоставляется очередной отпуск, сотрудник брал дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, срок которых больше 14 календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, данные отпуска не включаются в рабочий год, дающий право на оплачиваемый ежегодный отпуск.

С 28.01.2020 периодов, включаемых в рабочий год, для предоставления трудового отпуска станет больше, в их число будут включаться:

• время отстранения от работы работника (п.4¹ части первой ст.164 ТК в новой редакции), который не прошел инструктаж, проверку знаний по вопросам охраны труда, медосмотр, освидетельствование не по своей вине;

• при последующем восстановлении его на прежней работе.

В настоящее время включение таких периодов в рабочий год возможно, если это предусмотрено коллективным договором, соглашением (п.5 части первой ст.164 ТК).

2. Дополнительные ежегодные отпуска. Предусмотрены, как правило, в организациях с вредными или опасными условиями труда. Такие отпуска также вносятся в график, но в стаж, который дает право использовать такой отпуск, включается только фактически отработанное время (подп.1.1 п.1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19.01.2008 № 73 «О дополнительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы»). Возможность получить дополнительный отпуск авансом законом не предусмотрена.

Дополнительный отпуск предоставляется:

• за работу с вредными и (или) опасными условиями труда работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на основании аттестации рабочих мест по условиям труда (часть первая ст.157 ТК);

• особый характер работы работникам, труд которых связан с особенностями выполнения работы (часть вторая ст.157 ТК);

• ненормированный рабочий день (до 7 календарных дней) работникам с ненормированным рабочим днем (ст.158 ТК);

• продолжительный стаж работы (до 3 календарных дней) работникам, имеющим продолжительный стаж работы в одной организации, отрасли (ст.159 ТК).

Как суммировать трудовой и дополнительные отпуска, смотрите в инфографике.

3. Не нужно уведомлять работника о времени начала отпуска, если он предоставляется не по графику отпусков, а в индивидуальном порядке (ст.169 ТК в новой редакции).

В отдельных случаях, например если работник принят на работу после составления графика отпусков, имеют место отступление от графика при отзыве, перенос отпуска, наниматель и работник могут предварительно договориться о предоставлении отпуска с определенной даты. В такой ситуации наниматель не должен напоминать работнику о начале отпуска.

В настоящее время наниматель обязан предупредить работника в письменной форме о времени начала отпуска не позднее чем за 15 дней до его начала (часть вторая ст.169 ТК).

4. Два отпуска может быть в одном календарном году у тех, кто был принят на работу в конце прошлого календарного года, например в октябре. В этом случае сотрудник по закону может уйти в отпуск в мае и до конца года взять еще один оплачиваемый отпуск, но уже за другой год (взять отпуск за второй и последующие годы работник имеет право в любое время года по своему желанию). Такая возможность должна быть предусмотрена еще на этапе составления графика (внесена в форму графика отпусков).

5. Очередность предоставления отпусков определяется не только пожеланиями работников. Во внимание принимаются категории работников, которые имеют первоочередное право использовать ежегодный отпуск в летнее время или другое удобное им время. Чтобы учесть их интересы, можно составить список тех, у кого есть такое право.

6. Разрешено заменять часть отпуска денежной компенсацией в случае деления отпуска на части при: наличии соглашения сторон о замене части (дней из части) отпуска, использовании работником за текущий рабочий год не менее 21 календарного дня трудового отпуска в натуре с учетом положения о запрете замены отпуска денежной компенсацией (части вторая, третья ст.161 ТК в новой редакции).

Пример Трудовой отпуск работника составляет 29 календарных дней (24 календарных дня основного отпуска, 5 календарных дней дополнительного поощрительного отпуска за работу по контракту). Первая часть - 21 календарный день ему предоставлена в феврале 2020 г. Оставшаяся часть трудового отпуска - 8 календарных дней еще не использована. Работник просит у нанимателя выплатить ему денежную компенсацию за вторую часть отпуска в июне 2020 г. В случае согласия нанимателя это возможно (до 28.01.2020 это было невозможно).

Учитываем особенности производственного процесса

Чтобы грамотно составить график отпусков, нужно знать нормы законодательства и помнить, что:

• начальник и заместитель не могут уйти в отпуск одновременно;

• в подразделении должно оставаться то количество сотрудников, которое обеспечит его нормальное функционирование;

• одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности или выполняющие схожую работу;

• накопившийся за несколько лет отпуск не стоит суммировать, лучше разбить его на несколько частей;

• работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск одновременно с работником, на которого можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности);

• работники, которым наниматель обязан запланировать отпуск по желанию, могут уйти в отпуск в самый неподходящий для работодателя момент;

• распределять отпуска между работниками структурного подразделения нужно так, чтобы использование льготниками отпуска в любой период года не отразилось на работе подразделения;

• предоставлять отпуска следует с учетом пожеланий работников и интересов производства.

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учитывать:

1) вредные или опасные условия труда. Их наличие дает работникам право на дополнительный отпуск;

2) возможность взаимозаменяемости работников, чтобы отсутствие одного специалиста не сказалось негативно на работе структурного подразделения или организации в целом;

3) планы развития (сокращения) производства. Должны учитываться принятые производственные, финансовые и иные программы, эффективность управления.

На предоставление работникам отпусков в определенный период может повлиять и финансовое положение организации (например, отсутствие денежных средств в связи с модернизацией производства).

Аналитические материалы

Калькулятор

График отпусков.

Пособия и алгоритм

Составляем график трудовых отпусков: формы документов.

Алгоритм составления графика трудовых отпусков.

Вопросы и ответы

Обязателен ли в организации график отпусков?

В организации большинство работников работает по контрактам, но несколько человек - по срочным трудовым договорам. Надо ли включать в график отпусков срочников, если договоры с ними заканчиваются в августе - сентябре?

Формы документов

Приказ о внесении изменений в график отпусков (пример).

24.12.2019

Талина Лукьяненко, DipIAS ICFM, аудитор, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»