Материал помещен в архив

График отпусков - 2021

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников утверждаемым нанимателем графиком трудовых отпусков (часть первая ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)). Наниматели должны составлять график отпусков на следующий календарный год заранее, не дожидаясь наступления нового календарного года.

Обратите внимание! В законодательстве о труде нет исключений, которые позволяют отдельным нанимателям не составлять график отпусков. Вместе с тем график отпусков не отнесен к обязательным документам, которые необходимо вести нанимателю, являющемуся индивидуальным предпринимателем или микроорганизацией (см. Рекомендации по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135). Рекомендации разработаны для оптимизации и совершенствования работы по ведению кадрового делопроизводства ИП и микроорганизациями, его упрощения, а также создания более удобной системы ведения документов кадрового делопроизводства.

Что нужно учесть при составлении графика отпусков

1. Предоставление отпуска в соответствии с графиком предусмотрено ст.167 ТК. В ней сказано, что трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков, если иное не предусмотрено ТК.

2. Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (часть первая ст.168 ТК).

3. При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников. Наниматель планирует очередность трудовых отпусков в соответствии с частью четвертой ст.168 ТК.

4. График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (часть вторая ст.168 ТК).

Обратите внимание! Допускается иной срок составления графика отпусков, если это установлено коллективным договором, соглашением либо согласовано нанимателем с профсоюзом. Согласование с профсоюзом графика отпусков обязательно только при наличии соответствующего положения в коллективном договоре.

Таким образом, под графиком отпусков следует понимать локальный правовой акт, который регулирует очередность предоставления трудовых отпусков работникам, утверждается нанимателем, согласован с профсоюзом, если такая обязанность есть в коллективном договоре.

На организации, которые на 5 января не были зарегистрированы в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, требование по составлению графика отпусков не распространяется. При этом не исключено право нанимателя утвердить график отпусков, например, если юрлицо зарегистрировано в первой половине календарного года. Составлен график или нет, во вновь созданных организациях применяется порядок предоставления трудового отпуска за первый рабочий год, предусмотренный ст.166 ТК.

Трудовой отпуск предоставляется ежегодно

Рабочий год - это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст.163 ТК).

Часть первая ст.170 ТК предусматривает предоставление трудового отпуска работнику в течение рабочего года (ежегодно).

То есть трудовые отпуска предоставляются в течение рабочего года работника.

Трудовой отпуск гарантирован

Составляя график отпусков на календарный год, наниматель должен соблюдать гарантии, установленные законодательством для отдельных категорий работников по предоставлению трудовых отпусков в определенное время или периоды, которые перечислены в части четвертой ст.168 ТК.

Помимо предусмотренных законодательством категорий работников, коллективным договором, соглашением либо трудовым договором (контрактом) также могут быть определены категории работников либо случаи, когда наниматель предоставляет работнику трудовой отпуск в удобное для него время. В таком случае наниматель должен соблюдать положения локальных правовых актов.

Как правильно делить отпуск на части

Частью первой ст.174 ТК закреплена возможность по договоренности сторон трудового договора (контракта) разделить трудовой отпуск на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением. Поэтому при составлении графика отпусков и достигнутой договоренности между нанимателем и работником в график отпусков следует включать две (или более) части отпуска.

Обратите внимание! Приведенная норма ТК позволяет сделать однозначный вывод о локальных правовых актах, на основании которых определяется возможность деления трудового отпуска более чем на две части. Возможность регулирования разделения трудового отпуска на большее количество частей предоставлена на уровне коллективного договора либо соглашения (тарифного, местного). Иными локальными правовыми актами организации, а также путем включения такого условия в трудовой договор (контракт) данный вопрос регулировать неправомерно. Отметим, что под соглашением, упомянутым в части первой ст.174 ТК, подразумевается не соглашение между работником и нанимателем о разделении трудового отпуска на части, а соглашение как нормативный акт, заключаемое на республиканском (генеральное соглашение), отраслевом (тарифное соглашение) и местном (местное соглашение) уровнях, предусматривающее возможность деления трудового отпуска на большее количество частей. В этой связи полномочия нанимателю самостоятельно решать вопрос о разделении трудового отпуска более чем на две части законодательством не предоставлены.

Правила переноса части трудового отпуска на следующий рабочий год

Перенос части трудового отпуска на следующий рабочий год регламентирован частями второй и четвертой ст.170 и частью третьей ст.174 ТК.

Наниматель обязан предоставить работнику в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска, а работник, соответственно, должен их использовать.

Запрет на непредоставление трудового отпуска полной продолжительности работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы, установлен частью пятой ст.170 ТК.

Возможен перенос неиспользованной части трудового отпуска на следующий рабочий год в случае отзыва работника с его согласия из трудового отпуска (часть третья ст.174 ТК). При этом условие о необходимости использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска должно также соблюдаться.

Запрет на отзыв из отпуска работников моложе 18 лет и работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы, установлен частью пятой ст.174 ТК.

В иных случаях не допускается перенос части трудового отпуска либо отпуска полной продолжительности на следующий рабочий год. Кроме того, такие действия нанимателя могут быть признаны соответствующими контролирующими (надзорными) органами неправомерными и влекущими установленную соответствующим законодательством ответственность.

На что обратить особое внимание при составлении графика

1. При составлении графика отпусков кадровой службе следует помнить об обеспечении работы организации в нормальном режиме (выполнение производственных, экономических, финансовых и иных планов).

В этой связи при планировании трудовых отпусков нужно учитывать взаимозаменяемость руководителя (в том числе структурного подразделения) и его заместителей, работников, выполняющих однородные функции, работников, занимающих одинаковые должности в одном структурном подразделении.

2. При наличии неиспользованных частей трудовых отпусков их следует включать в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо отдельной частью.

3. Формируя график отпусков, необходимо обратить внимание на распределение трудовых отпусков в течение календарного года, а не только в летний период (например, с июня по август). Планомерный подход к очередности предоставления отпусков способствует налаженному производственному процессу.

4. По объективным причинам в график отпусков могут не включаться совместители либо включаться, но с оговоркой о предоставлении трудового отпуска в срок, предусмотренный у основного нанимателя. Также по определению в график отпусков не могут быть включены вновь принятые работники (в течение календарного года), работники, находящиеся в социальных отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет.

Форма и содержание графика отпусков

В ст.168 ТК не установлены требования к форме графика трудовых отпусков. Вместе с тем приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 утверждена Унифицированная система организационно-распорядительной документации, в которую включена унифицированная форма графика отпусков.

Требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит. В графике отпусков могут быть указаны только месяцы предоставления. Требуется дополнительная договоренность между работником и нанимателем о конкретной дате начала трудового отпуска. Согласованный день фиксируется в приказе, записке об отпуске. Месяц и дата отпуска, определенные нанимателем по согласованию с работником, обязательны для них и могут быть изменены только по соглашению между ними.

Способы ознакомления работников с графиком отпусков

Утвержденный и согласованный с профсоюзом (при наличии обязанности в коллективном договоре) график отпусков доводится нанимателем до сведения всех работников организации (часть вторая ст.168 ТК) одним из способов:

1) график отпусков размещается в общедоступном для работников месте (информационной доске и т. д.);

2) с графиком отпусков каждый работник знакомится под подпись.

Безусловно, ознакомление работников с утвержденным графиком отпусков именно под подпись - более приемлемый и целесообразный вариант. Такое ознакомление может быть оформлено соответствующей отметкой по форме, аналогичной отметке об ознакомлении работника с приказом о предоставлении отпуска. При необходимости возможно также включить в форму графика отпусков дополнительную графу «Отметка работника об ознакомлении с графиком», где будет проставляться подпись работника и дата ознакомления. Кроме того, к графику отпусков возможно приложение в виде листа ознакомления работников.

Необходимое количество экземпляров графика отпусков передается на хранение в отдел кадров (как правило, оригинал), в бухгалтерию, поскольку график является документом, на основании которого формируется информация о выделении финансирования для выплаты среднего заработка за время трудового отпуска, а также в профсоюзную организацию, обособленные структурные подразделения (при необходимости).

Дополнительно по теме см.:

Алгоритм составления графика трудовых отпусков.

Калькулятор «График отпусков».

График отпусков - 2020. Проверим себя.

Составляем график трудовых отпусков: формы документов.

График трудовых отпусков структурного подразделения (бухгалтерия) (пример).

Приказ о внесении изменений в график отпусков (пример).

11.12.2020

Мария Ковалевич, юрист