Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ИНДЕКСАЦИЯ ЗАЯВЛЕНИЙ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ ЛИЦ ОБ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР

С формами регистрации заявлений заинтересованных лиц об осуществлении административных процедур связана индексация документов, необходимых для осуществления административных процедур, принятых административных решений.

Порядок индексации заявлений заинтересованных лиц

Единый для всех организаций порядок индексации заявлений заинтересованных лиц не установлен.

Регистрационные индексы документам, необходимым для осуществления административных процедур, и принятым административным решениям присваиваются в соответствии с принятой системой регистрации документов в организациях (п.12 Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39, далее - Инструкция).

Это означает, что организации следует самостоятельно установить порядок присвоения индексов поступающим заявлениям заинтересованных лиц и закрепить его в соответствующих локальных нормативных правовых актах. При этом необходимо учитывать основные правила регистрации документов, установленные нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства.

Регистрационный индекс документа может иметь сложную структуру и состоять из порядкового регистрационного номера документа, дополняемого иными обозначениями в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства.

Поскольку заявления заинтересованных лиц регистрируются отдельно от других поступающих в организацию документов, эта особенность отражается в регистрационных индексах заявлений, которые должны иметь определенные отличия: помимо порядковых входящих регистрационных номеров, присваиваемых в течение календарного года, регистрационные индексы заявлений должны иметь дополнительное обозначение. Необходимость добавления дополнительных обозначений к регистрационным индексам заявлений обусловлена тем, что в соответствии с установленными требованиями делопроизводства, определяющими порядок регистрации документов, в одной организации не могут быть учтены два входящих документа под одним и тем же регистрационным индексом в пределах одного календарного года.

Пример Если в организации регистрационным индексом документа, поступившего в порядке общего делопроизводства, является порядковый регистрационный номер «27», то регистрационный индекс поступившего заявления помимо порядкового регистрационного номера «27» может иметь соответствующее дополнительное обозначение, например «АП».

Регистрационный индекс заявления гражданина может включать не только порядковый регистрационный номер и дополнительное обозначение, но и первую букву его фамилии.

Пример «Д-АП-27», где Д - первая буква фамилии гражданина, АП - дополнительное обозначение, 27 - порядковый регистрационный номер поступившего заявления.

В регистрационный индекс заявления дополнительно может включаться условное обозначение формы его подачи, например:

• «Эл» - электронные заявления;

• «П» - письменные;

• «Уст» - устные, подаваемые в ходе приема заинтересованного лица, регистрируются, как правило, в отдельных регистрационно-контрольных формах.

В регистрационные индексы заявлений, поступивших от:

• юридических лиц, - «ЮЛ»;

• индивидуальных предпринимателей, - «ИП».

Пример Заявление юридического лица, поданное в электронной форме, может иметь индекс: «ЮЛ-АП-27-Эл», где ЮЛ - условное обозначение адресата, АП - дополнительное обозначение, 27 - порядковый регистрационный номер поступившего заявления, Эл - условное обозначение формы подачи заявления.

При наличии классификатора административных процедур в регистрационный индекс может включаться шифр (код) административной процедуры. В регистрационный индекс также может включаться шифр (код) региона, из которого поступило заявление.

Пример Регистрационный индекс заявления может иметь следующую структуру: «3-4-Д-АП-27», где 3 - код территории, 4 - код административной процедуры, Д - первая буква фамилии гражданина, АП - дополнительное обозначение, 27 - порядковый регистрационный номер поступившего заявления.

В случае если заявления составляют небольшой объем, их индекс может включать только условное обозначение данной категории документов «АП» и порядковый регистрационный номер (например, АП-27). Аналогичный индекс заявления может быть и в том случае, если нет необходимости в регистрационном индексе указывать условное обозначение заявителей (граждан, юридических лиц).

Регистрационные индексы повторных заявлений заинтересованных лиц

Повторным заявлениям заинтересованных лиц при их поступлении в организацию в течение календарного года в зависимости от объема документооборота присваивается регистрационный индекс первоначального заявления или очередной регистрационный индекс (п.9 Инструкции).

При присвоении повторному заявлению заинтересованного лица очередного регистрационного индекса индексы первоначального и повторных заявлений будут различаться.

Пример Заявлению, поступившему 20.02.2018, был присвоен индекс «Д-АП-30», заявлению, поступившему 20.03.2018, - «Д-АП-90».

Для регистрации повторного заявления заполняется новая регистрационно-контрольная форма (регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - при использовании регистрационно-карточной системы регистрации) с указанием дат и регистрационных индексов предыдущих заявлений.

При использовании журнальной формы регистрации повторные заявления вносятся в журнал под очередным регистрационным номером с указанием в соответствующей графе журнала регистрационных индексов и дат предыдущих заявлений заинтересованных лиц.

Допускается присваивать повторному заявлению заинтересованного лица регистрационный индекс первоначального заявления. В этом случае если заявлению, поступившему 20.02.2018, присвоен индекс «Д-АП-30», то при поступлении повторного заявления 20.03.2018 ему также присваивается индекс «Д-АП-30» (а не «Д-АП-90»). В этом случае может заполняться новая РКК, а в строке «Даты, индексы повторных заявлений» РКК проставляются даты предыдущих заявлений без указания их регистрационных индексов, так как они будут совпадать с регистрационным индексом повторного заявления. При журнальной регистрации эти сведения также указываются в соответствующей графе журнала. С учетом специфики регистрации заявлений в журналах целесообразно при использовании этой регистрационно-контрольной формы повторным заявлениям присваивать очередной регистрационный индекс.

Возможен вариант, при котором в случае регистрации повторного заявления под тем же индексом, что и первоначальное заявление, новая РКК не заполняется. В этом случае на РКК первоначального заявления проставляется дата повторного заявления без указания регистрационного индекса первоначального заявления.

Отзыв заинтересованным лицом своего заявления

При отзыве заинтересованным лицом своего заявления его заявление, сопроводительное письмо с которым заинтересованному лицу возвращают документы и (или) сведения, представленные вместе с заявлением заинтересованного лица, за исключением случаев подачи заявления заинтересованного лица в электронной форме, также могут регистрироваться в регистрационно-контрольных формах, в которых было зарегистрировано поступившее заявление.

Справочно Рекомендуем ознакомиться: «Сопроводительные письма: порядок оформления».

16.02.2018

Эмма Давыдова, эксперт-консультант Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

1. Регистрация заявлений заинтересованных лиц об осуществлении административных процедур.

2. Регистрация и индексация административных решений и жалоб при осуществлении административных процедур.