ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: СВОДКИ, ПРЕСС-РЕЛИЗЫ

Информационно-справочные документы относятся к организационно-распорядительным документам организации (п.2 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41).

Справочно-информационные внутренние документы могут оформляться как на общем бланке, так и на чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004, утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Сводки

Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков (п.132 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Справочно Подробно о составлении и оформлении справки см. здесь.

В организациях с большим документооборотом ежемесячно составляются сводки об исполнении документов и сводки рассмотрения обращений граждан.

Чаще всего сводки имеют табличную форму, которая может закрепляться в инструкции по делопроизводству организации, некоторые сводки имеют типовую форму.

Сводки подписывает начальник канцелярии или лицо, ответственное за ведение контроля за исполнением документов.

В учреждениях с небольшим документооборотом составляется единая ежемесячная справка об исполнении документов с графой по исполнению предложений, заявлений и писем граждан.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Итого:

Обычно такой анализ по группам, по корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. В эту сводку могут вноситься точные названия организаций, их адреса, полные должности корреспондентов и другие данные.

Пресс-релиз

Пресс-релиз - письменное сообщение для средств массовой информации от имени руководства организации.

Как правило, пресс-релиз содержит официальную позицию организации в виде реакции на тот или иной информационный повод. Официальные государственные органы иногда выпускают пресс-релизы в форме ответов на вопросы. Например, пресс-релиз по поводу выпуска нового стандарта на управленческую документацию.

Пресс-релиз позволяет организации информировать средства массовой информации о важных событиях, произошедших в организации и являющихся интересными или необходимыми для освещения их широкой общественности и (или) конкретной целевой аудитории.

Пресс-релиз не должен содержать оценочных данных или информации рекламного характера, он должен быть небольшим по объему (не больше двух страниц формата А4) и содержать в себе информацию только об одной единственной новости.

Виды

Пресс-релизы бывают нескольких разновидностей.

Пресс-релиз-анонс - информация о событии, которое только должно произойти.

Пресс-релиз-новость - информация об уже свершившемся событии. Здесь можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц.

Информационный пресс-релиз - информирует о текущем, еще не завершенном событии. В этом пресс-релизе дается только отчет о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна.

Структура

1. Заголовок.

При написании пресс-релиза очень важно правильно выбрать заголовок, из которого должна быть понятна суть документа и его важность. Он должен быть коротким, емким и информативным.

2. Первый абзац - суть того, что написано ниже, следовательно, должен содержать ответ на следующие вопросы: кто? что? когда? и др.

3. Основной текст.

В данной части пресс-релиза излагаются цифры, факты и комментарии, т.е. то, на чем потом будет строиться материал. Назначение основного текста пресс-релиза - дать развернутую информацию и добавить интересные детали.

4. Сведения об организации (год образования, направления деятельности и т.д.).

5. Контактная информация (телефон, факс, e-mail, сайт организации; указание фамилии, имени, отчества и должности автора релиза или лица, к которому можно будет, при необходимости, обращаться за пояснениями, комментариями или с вопросами).

Сообщения должны быть понятными, без использования специальной или жаргонной лексики.

07.10.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу