Материал помещен в архив

Использование личного автомобиля работника для нужд нанимателя
(в вопросах и ответах)

Эдуард Мущук
юрисконсульт

24.01.2025

Рассмотрены следующие вопросы, когда наниматель использует личный автомобиль работника:

Вопрос 1: Можно ли использовать личный автомобиль работника для нужд нанимателя?

Ответ: Да, можно по договоренности между нанимателем и работником. Необходимо заключить договор об этом.

Нормами трудового законодательства предусмотрено, что работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст.106 ТК).

Использование автомобиля, принадлежащего по праву собственности работнику, лично им (собственником) оформляется, как правило, договором об использовании личного автомобиля для нужд нанимателя.

Наниматель и работник могут договориться об использовании личного автомобиля в служебных целях:

1) одноразово (по единичному случаю);

2) на определенный период;

3) на период трудовых отношений.

Примерной (типовой) формы указанного договора нет. Он составляется по договоренности сторон.

Виды компенсаций и их размер, порядок расчетов, стороны определяют в указанном договоре.

Если не заключать отдельный договор, то условия о компенсации за использование личного автомобиля для нужд нанимателя можно прописать в трудовом договоре (контракте).

Это может быть оговорено в трудовом договоре (контракте) при приеме на работу или в процессе трудовой деятельности через дополнительное соглашение.

Вопрос 2: Какие способы установления компенсации предусмотрены работнику за износ (амортизацию) личного автомобиля?

Ответ: Способы установления компенсации за износ (амортизацию):

1) фиксированная - на определенный период (месяц);

2) расчетная - путем расчета износа (амортизации). Утвержденной методики нет;

3) оплата топлива;

4) несколько сразу.

При первом варианте установления компенсации все достаточно просто - определили фиксированный размер и выплачиваем.

При втором варианте методику расчета компенсации определяет наниматель, и она прописывается в договоре.

При определении суммы компенсации целесообразно учитывать стоимость транспортного средства, год выпуска, его пробег, а также интенсивность использования.

В третьем варианте необходимо определить, в каком объеме оплачивается топливо. Необходимо знать расход топлива в автомобиле, и самое главное - отделить расход для нужд нанимателя и личный. Для этого возможно оформление путевого листа исходя из пробега автомобиля для нужд нанимателя. Взамен путевого листа можно вести журнал использования автомобиля, в котором указывается дата, время выезда и возвращения, показания спидометра. Как вариант можно установить лимит топлива на месяц и оплачивать по чекам или через корпоративную карту.

Вопрос 3: Нужно ли издавать приказ о выплате компенсации?

Ответ: Сама необходимость издания приказа находится в ведении нанимателя, но размер компенсации определяется не приказом, а договором между работником и нанимателем.

Необходимость издания приказа зависит от порядка организации расчета и порядка выплаты компенсации в конкретной организации.

Компенсация использования личного транспорта для нужд нанимателя возникает на основе договорных отношений и не в отношении имущества нанимателя. В договоре стороны прописывают условия и порядок выплаты компенсации.

А приказ - это распорядительный документ по определению порядка и выплаты компенсации, условия которой оговорены в договоре между работником и нанимателем.

Справочно Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (абз.22 ч.1 п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Издание приказа в данном случае будет как распоряжение, отданное бухгалтерии на выплату компенсации или для расчета суммы компенсации и ее выплаты, когда расчет и выплату производят разные специалисты.

Вопрос 4: Какие еще документы могут оформляться при выполнении условий договора об использовании личного автомобиля для нужд нанимателя?

Ответ: Можно предусмотреть подписание соответствующего акта (за исключением случаев фиксированного размера компенсации), в котором расшифровать (расписать) расходы в зависимости от вида компенсации.

Например, размер понесенных работником расходов на проведение техосмотра, ремонт, страхование, топливо с приложением соответствующих документов.

Дополнительно по теме • Использование личного автомобиля работника для нужд нанимателя: формы документов.