Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Как поступить с книгой замечаний и предложений в случае ликвидации организации?

ОТВЕТ: Передать в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации.

В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, до истечения календарного года она хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения, а по истечении календарного года - в течение 5 лет в архиве организации или у индивидуального предпринимателя (п.16 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285).

В п.80 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140, также закреплен срок хранения - 5 лет.

Таким образом, книга замечаний и предложений относится к документам, имеющим временный (до 10 лет) срок хранения.

Порядок передачи дел на хранение в случае ликвидации организации регулируют:

• Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон об архивном деле);

• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143.

Территориальные (городские или районные) архивы осуществляют прием и хранение документов Национального архивного фонда реорганизованных, ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций (часть седьмая ст.13 Закона об архивном деле).

При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в государственный архив, а архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела временного хранения, в т.ч. по личному составу, - в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника).

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, все ее архивные документы, завершенные и незавершенные делопроизводством дела передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника).

Таким образом, независимо от того, является организация источником комплектования государственного архива или нет, книга замечаний и предложений с остальными документами со сроком хранения до 10 лет включительно передается в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или архив вышестоящей организации. Если организация не имеет вышестоящей организации, то принять документы может только территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа.

Однако в связи с высокой загруженностью архивохранилищ указанных архивов известны случаи отказа в приеме документов временного (до 10 лет) хранения от ликвидированных организаций, что является нарушением законодательства Республики Беларусь.

В таком случае необходимо обращаться в республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства или местный исполнительный и распорядительный орган, которые в соответствии со ст.6 Закона об архивном деле регулируют комплектование государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов. Республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства является Министерство юстиции РБ.

09.06.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела