Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Как правильно оформлять второй экземпляр остающегося в организации письма?

ОТВЕТ: Копии остающихся в организации писем оформляются не на бланке для письма, а на стандартном чистом листе бумаги с соблюдением требований, предъявляемых к оформлению писем.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи) (п.133 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

В организации должны оставаться копии всех исходящих писем (ответных или инициативных).

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия». Копии делятся на выписки и отпуски.

Выписка - это копия части документа (выписка из приказа, выписка из протокола), а отпуск - это копия отосланного документа.

Понятие «отпуск» канцелярское и не используется в нормативных правовых актах в сфере делопроизводства и архивного дела.

Под копией письма понимается документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (п.3.1.29 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

На этом основании копии остающихся в организации писем оформляются не на бланке для письма, а на стандартном чистом листе бумаги с соблюдением требований, предъявляемых к оформлению писем. Копия письма не должна содержать собственноручной подписи руководителя, так как при подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа. На копиях писем проставляются визы.

Справочно Для более детального изучения см. раздел «Письмо» подборки «Оформление документов в организации» из рубрики «Всё по одной теме».

14.07.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела