Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

1. Как правильно организовать хранение документов, если срок хранения контрактов составляет 75 лет, а уведомлений и заявлений о их продлении - 3 года? Надо ли указанные документы формировать в отдельные дела?

2. Как правильно хранить контракты с рабочими: отдельно или вместе с их личными карточками?

ОТВЕТ

1. Уведомления хранятся отдельно.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (часть вторая п.44 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками (часть вторая п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).

Срок хранения личных дел работников организаций составляет 75 лет ЭПК (подп.638.3 п.683 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Срок хранения:

• трудовых договоров, контрактов - 3 года (контрактов с государственными служащими - 75 лет) (п.641 Перечня);

• заявлений о продлении контракта и уведомлений - 3 года (п.644 Перечня).

Таким образом, если кадровая служба организации примет решение хранить контракты в личном деле работника, в последующем их не нужно будет извлекать и формировать в отдельное дело. В таком случае срок хранения трудового договора (контракта) будет составлять 75 лет ЭПК (то есть срок хранения личного дела). В противном случае трудовые договоры и контракты с работниками организации необходимо будет хранить в отдельном деле в соответствии с номенклатурой дел.

Для хранения документов, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел, также необходимо завести отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел:

2. Хранить в разных делах.

В нормативных правовых актах не содержатся нормы о необходимости ведения личных карточек на работников, которые относятся к категории рабочих.

Порядок ведения личных карточек организация определяет самостоятельно.

Срок хранения:

• личных карточек работников составляет 75 лет после увольнения (п.639 Перечня);

• трудовых договоров, контрактов - 3 года (контрактов с государственными служащими - 75 лет) (п.641 Перечня).

Таким образом, личные карточки и контракты необходимо хранить в разных делах в соответствии с номенклатурой дел.

Пример Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню Примечание 4-17 Трудовые договоры, контракты с работниками предприятия   3 года п.641 После окончания срока действия трудовых договоров, контрактов 4-18 Личные карточки работников предприятия   75 лет п.639 После увольнения

13.01.2021

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

Можно ли формировать в одно дело вместе с трудовыми договорами заявления работников и уведомления организации о продлении, прекращении трудовых отношений и т. п.?