Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

15.02.2022

ВОПРОС

Можно ли формировать в одно дело вместе с трудовыми договорами заявления работников и уведомления организации о продлении, прекращении трудовых отношений и т. п.?

ОТВЕТ

Можно при условии, что заявления и уведомления будут уничтожены только после истечения срока хранения трудового договора.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (ч.2 п.44 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Срок хранения:

• трудовых договоров - 3 года после окончания срока их действия (п.641 Перечня № 140);

• заявлений работников и уведомлений организации о продлении, прекращении трудовых отношений - 3 года (п.644 Перечня № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться пп.676 и 679 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Таким образом, указанные документы можно хранить в одном деле, но при этом уничтожить заявления и уведомления можно будет после истечения срока хранения трудового договора.

Дополнительно по теме • Как правильно организовать хранение документов, если срок хранения контрактов составляет 75 лет, а уведомлений и заявлений о их продлении - 3 года? Надо ли указанные документы формировать в отдельные дела? Как правильно хранить контракты с рабочими: отдельно или вместе с их личными карточками?