Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Как правильно заверить копию приказа, предназначенную для внутреннего пользования?

ОТВЕТ

Путем ксерокопирования, проставления печати или оформления реквизита «Отметка о заверении копии».

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (часть вторая п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 в ч.2 п.64 Инструкции по делопроизводству слова «Для придания копии документа юридической силы она» заменены словами «Копия документа», ч.2 п.64 Инструкции по делопроизводству дополнена словами «, если законодательством не установлено иное». Комментарии см. здесь.

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства (часть десятая п.64 Инструкции по делопроизводству).

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи, либо заверять в порядке, предусмотренном частями пятой, шестой п.64 Инструкции по делопроизводству (часть одиннадцатая п.64 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (части пятая, шестая п.64 Инструкции по делопроизводству).

Пример Верно Специалист по кадрам Подпись О.Д.Петрова 10.09.2020

Таким образом, возможны следующие варианты заверения копии приказа, предназначенного для внутреннего пользования:

1) тиражирование подлинника средствами оперативной полиграфии (ксерокопирование). Условие: такая копия должна содержать факсимильное воспроизведение собственноручной подписи;

2) проставление печати на месте, предназначенном для проставления собственноручной подписи. Условие: копия заверяемого документа не воспроизводит факсимильную подпись подлинника;

3) оформление реквизита «Отметка о заверении копии». Условие: копия заверяемого документа не воспроизводит факсимильную подпись подлинника.

16.09.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела