Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

05.09.2023

ВОПРОС

Как сдавать в архив личные дела, если они в пластиковых скоросшивателях? Следует достать и прошить листы или переложить в картонную папку-обложку?

ОТВЕТ

Личные дела необходимо поместить в твердую обложку и прошить в четыре прокола.

Личные дела имеют срок хранения 55 лет после увольнения (п.673.3 Перечня № 140).

Соответственно, они подлежат полному оформлению (ч.2 п.181 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (п.184 Инструкции № 4).

Как правило, личные дела хранят в картонных обложках (папках-обложках) «Дело №» со скоросшивателями, при их подготовке к передаче в архив организации скоросшиватели изымаются, а документы личных дел прошиваются в четыре прокола. С учетом срока хранения личных дел предпочтительнее использовать обложки (папки-обложки) «Дело №» из более плотного картона.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.